| Este activ |
Determină dacă clasificarea este activă sau inactivă. La crearea unei clasificări noi, aceasta este activă implicit. Când clasificarea este inactivă, este colorată în roșu în toate meniurile derulante și nu poate fi selectată, decât dacă este acordată autorizare. |
| Este căutabil |
Bifând caseta de selectare Este căutabil toate documentele noi din această clasificare vor fi indexate automat și încărcate în folderul FTS din cloud-ul eDocumentation.
Aceasta face toate documentele căutabile.
Căutarea în text complet (FTS) permite căutări rapide de text în datele documentelor, permițând astfel căutări chiar și pe documente scanate. Introducerea unui șir de căutare în câmp afișează toate documentele care conțin termenul de căutare oriunde în text sau în document.
|
| OCR |
După bifarea casetei OCR, pot fi specificate și formatele de fișiere.
Aceasta înseamnă că toate documentele noi din clasificare care corespund formatelor selectate vor fi trimise automat pentru citirea OCR imediat ce sunt încărcate în DMS.
Aceasta permite recunoașterea și procesarea documentelor fără întreruperi și automatizată. |
|
ID
|
În câmp este specificat un cod alfanumeric, care servește ca identificator unic al clasificării.
La descărcarea schemei de clasificare folosind Serviciile Web codul este deja definit.
|
|
Material
|
Introduceți orice descriere în câmp sau numele clasificării individuale. Cel mai ușor mod de a imagina acest lucru este modul în care obișnuiați să lipiți o etichetă pe un dosar.
La descărcarea schemei de clasificare folosind Serviciile Web tipul materialului este deja definit.
|
|
Tipul materialului
|
În câmp, puteți alege dintre următoarele tipuri presetate:
- Material arhivistic - este material documentar care are o semnificație durabilă pentru afacere mult timp după crearea sa (de ex. date de registru, date funciare …)
- Material documentar permanent - sunt toate tipurile și formele de înregistrări care au fost create sau primite în timpul activității persoanelor juridice și fizice, care nu sunt considerate material arhivistic prin lege, dar au o perioadă legală de păstrare
|
|
Valabilitate
|
Arată perioada pentru care documentul trebuie păstrat.
|
|
Tipul valabilității
|
Câmpul conține unitatea de timp a valabilității documentelor stocate la o anumită clasificare. Sunt disponibile următoarele opțiuni:
- (Niciuna) – fără etichetă
- Zile
- Luni
- Ani
|
|
Persoana responsabilă
|
În câmpul din lista derulantă a registrului Subiecte se alege persoana responsabilă, adică administratorul clasificării. Puteți alege între persoanele de contact ale companiei. Sunt afișate contacte active și inactive.
|
|
Superior
|
În câmp, specificăm clasificarea părinte și astfel o plasăm în ierarhia clasificărilor. De exemplu, clasificarea subordonată Membrii unităților CZ este clasificarea superioară CZ – Garda Națională.
|
|
Escaladare (zile)
|
În câmp, introduceți numărul de zile pe care persoana responsabilă asociată le are la dispoziție pentru a confirma, edita sau semna documentul. Dacă persoana responsabilă nu aprobă documentul într-o anumită perioadă, acesta este transferat pentru aprobare unei persoane superioare, care este specificată în ierarhia registrului posturilor de muncă . Valoarea implicită este de 8 zile.
|
|
Flux de lucru (eWorkflow)
|
În câmp, din lista derulantă, selectați un flux de lucru care va fi rulat când plasați un document în această clasificare. De exemplu, în cazul documentelor cu clasificarea eInvoice, este pornit procesul de afaceri Import eInvoice.
|
|
Depozitare
|
În câmp, specificați depozitul sau locul unde va fi stocat documentul. Puteți alege între:
|
| Salvează istoricul |
Bifând această casetă, toate modificările făcute fișierelor unui document sunt salvate. Modificările pot fi revizuite în fila Fișiere a formularului Documente , făcând clic pe butonul Istoric .
Această funcție este disponibilă doar pentru clasificările care folosesc eDocumentation ca depozit.
|
|
Notă
|
Câmpul este destinat introducerii unei note arbitrare pentru clasificare. Puteți nota în el marcaje care facilitează plasarea documentelor în clasificarea corespunzătoare.
|