| Aktiv |
Përcakton nëse Klasifikimi është aktiv apo joaktiv. Kur krijoni një Klasifikim të ri, ai është aktiv si parazgjedhje. Kur Klasifikimi është joaktiv, ai është i ngjyrosur në të kuqe në të gjitha menu të rënie dhe nuk mund të zgjidhet, vetëm nëse është miratuar nga autorizimi. |
| Kërkimi me tekst të plotë |
Duke kontrolluar kutinë e kontrollit Kërkimi me tekst të plotë (FTS), të gjitha dokumentet e reja të kësaj klasifikimi do të indeksohen automatikisht dhe do të ngarkohen në dosjen FTS në cloud-in e eDokumentacionit.
Kjo bën që të gjitha dokumentet të jenë menjëherë të kërkueshme.
Kërkimi me Tekst të Plotë (FTS) lejon kërkime të shpejta të të dhënave të dokumenteve duke mundësuar kështu kërkime edhe në dokumente të skanuara. Duke futur një varg kërkimi në fushë shfaqen të gjitha dokumentet që përmbajnë termin e kërkimit kudo në tekst ose në dokument.
|
| OCR |
Pas kontrollimit të kutisë së kontrollit OCR, format e skedarëve gjithashtu mund të specifikohen.
Kjo do të thotë se të gjitha dokumentet e reja të klasifikimit që përputhen me formatet e zgjedhura do të dërgohen automatikisht për lexim OCR sa herë që ngarkohen në DMS.
Kjo lejon njohjen dhe përpunimin e dokumenteve pa probleme dhe automatikisht. |
|
ID
|
Një kod alfanumerik specifikohet në fushë, i cili shërben si një identifikues unik për klasifikimin.
Pas shkarkimit të skemës së klasifikimit duke përdorur shërbimet Web kodi është tashmë i përcaktuar.
|
|
Material
|
Shkruani çdo përshkrim në fushë ose emrin e klasifikimit individual. Mënyra më e lehtë për ta imagjinuar këtë është siç e keni përdorur për të ngjitur një etiketë në një dosje.
Pas shkarkimit të skemës së klasifikimit duke përdorur shërbimet Web lloji i materialit është tashmë i përcaktuar.
|
|
Tipi i Materialit
|
Në fushë, mund të zgjidhni nga llojet e paracaktuara si më poshtë:
- Material arkivor - është material dokumentar që ka rëndësi të qëndrueshme për biznesin shumë pas krijimit të tij (p.sh. të dhënat e regjistrit, të dhënat e tokës…)
- Material dokumentar të përhershëm - janë të gjitha llojet dhe format e regjistrimeve që janë krijuar ose marrë gjatë biznesit të personave juridikë dhe fizikë, të cilat nuk konsiderohen materiale arkivor sipas ligjit, por kanë një periudhë ruajtjeje të caktuar me ligj
|
|
Vlefshmëria
|
Tregon periudhën për të cilën dokumenti duhet të ruhet.
|
|
Tipi i Vlefshmërisë
|
Fusha përmban njësinë e kohës së vlefshmërisë së dokumenteve të ruajtura në një klasifikim. Opsionet e mëposhtme janë të disponueshme:
- (Asnjë) – pa etiketë
- Ditë
- Muaj
- Vite
|
|
Personi përgjegjës
|
Në fushë nga lista e rënies së Subjekteve regjistrit, zgjidhet personi përgjegjës, dmth, administratori i klasifikimit. Mund të zgjidhni midis personave kontakt të kompanisë. Kontakto aktivë dhe joaktivë shfaqen.
|
|
Superior
|
Në fushë, ne specifikojmë klasifikimin prind dhe kështu e vendosim atë në hierarkinë e klasifikimeve. Për shembull, klasifikimi nënor Anëtarët e njësive CZ është klasifikimi superior CZ – Garda Kombëtare.
|
|
Shkallëzimi (ditë)
|
Në fushë, shkruani numrin e ditëve që personi përgjegjës i lidhur ka në dispozicion për të konfirmuar, redaktuar ose nënshkruar dokumentin. Nëse personi përgjegjës nuk e miraton dokumentin brenda një periudhe të caktuar, ai transferohet për miratim te një person superior, i cili është specifikuar në hierarkinë e regjistrit të pozita të punës . Vlera e parazgjedhur është 8 ditë.
|
|
Worfklow (eWorkflow)
|
Në fushë nga lista e rënies, zgjidhni një workflow që do të ekzekutohet kur të vendosni një dokument në këtë klasifikim. Për shembull, në rastin e dokumenteve me klasifikimin eFaturës, procesi i biznesit Import eFaturë fillohet.
|
|
Ruajtja
|
Në fushë, specifikoni ruajtjen ose vendin ku dokumenti do të ruhet. Mund të zgjidhni midis:
|
| Ruaj historinë |
Duke zgjedhur këtë kutinë e kontrollit, të gjitha ndryshimet e bëra në skedarët e një dokumenti ruhen. Ndryshimet mund të rishikohen në Files tabin e Dokumenteve formës, duke klikuar në Historinë butonin.
Kjo veçori është e disponueshme vetëm për klasifikimet që përdorin eDokumentacionin si ruajtjen e tyre.
|
|
Shënim
|
Fusha është e destinuar për të futur një shënim të rastësishëm për klasifikimin. Mund të shkruani shënime në të, të cilat e lehtësojnë vendosjen e dokumenteve në klasifikimin e duhur.
|