| aktivno |
Opcija određuje da li je klasifikacija aktivna ili neaktivna. Prilikom kreiranja nove klasifikacije, ona je podrazumevano aktivna. Kada je klasifikacija neaktivna, obojena je crvenom bojom u svim padajućim menijima i ne može se izabrati, samo uz ovlašćenje. |
| Full-text pretraga |
Označavanjem polja za potvrdu „Full-text pretraga“ (FTS), svi novi dokumenti ove klasifikacije biće automatski indeksirani i otpremljeni u FTS fasciklu u oblaku e-dokumentacije.
Ovo čini sve dokumente pretraživim.
Pretraga celog teksta (FTS) omogućava brzu pretragu teksta podataka dokumenata, čime se omogućava pretraga čak i skeniranih dokumenata. Unošenjem izraza za pretragu u polje prikazuju se svi dokumenti koji sadrže termin za pretragu bilo gde u tekstu ili u dokumentu.
|
| OCR |
Nakon što se označi polje za potvrdu OCR, mogu se odrediti i formati datoteka.
To znači da će svi novi dokumenti za klasifikaciju koji odgovaraju izabranim formatima biti automatski poslati na OCR čitanje čim se otpreme u DMS.
Ovo omogućava besprekorno i automatizovano prepoznavanje i obradu dokumenata. |
|
Šifra
|
U polju se upisuje alfanumerička šifra, koja služi kao jedinstveni identifikator klasifikacije.
Prilikom prenosa klasifikacijskog plana preko Web servisa šifra je već definisana.
|
|
Vrsta gradiva
|
U polju se unosi bilo koji opis, odnosno naziv pojedinačne klasifikacije. Najlakši način da zamislite ovo je način na koji ste lepili nalepnice na fascikli.
Prilikom prenosa klasifikacijskog plana preko Web servisa vrsta gradiva je već definisana.
|
|
Tip gradiva
|
U polju se može izabrati između unapred podešenih tipova:
- Arhivsko gradivo - je dokumentarna građa koja ima trajni značaj za poslovanje dugo nakon nastanka (npr. matični podaci iz registra, podaci o zemljištima …)
- Trajno dokumentovano gradivo - su sve vrste i oblici evidencije nastalih ili primljenih u toku poslovanja pravnih i fizičkih lica, koji se po zakonu ne smatraju arhivskom građom, ali imaju zakonski propisan rok čuvanja.
 |
SAVET
Pravila arhiviranja ili skladištenja materijala za pojedinačnu delatnost, odnosno vrsta građe je regulisana Zakonom o zaštiti dokumentarne i arhivske građe i arhiva, odnosno Zakonom o e poslovanju.
|
|
|
Važenje
|
Polje sadrži podatke o periodu na koji se klasifikovani dokument mora čuvati.
|
|
Tip važenja
|
Polje sadrži vremensku jedinicu važenja dokumenata uskladištenih na određenoj klasifikaciji. Na raspolaganju su:
- (Bez) – bez oznake
- Dana
- Meseci
- Godine
|
|
Odgovorna osoba
|
U polju iz padajućeg spiska Šifarnika subjekata korisnik bira odgovornu osobu preduzeća, odnosno osobu zaduženu za klasifikacije. Na raspolaganju su kontakt osobe preduzeća. Prikazuju se aktivni i neaktivni kontakti.
|
|
Nadređeni
|
U polju se navodi nadređena klasifikacija i time se postavlja u hijerarhiju klasifikacija. Na primer podređena klasifikacija Pripadnici jedinica CZ je nadređena klasifikacija CZ – civilna zaštita.
|
|
Eskalacija (dana)
|
U polju se upisuje broj dana, koje povezana odgovorna osoba ima na raspolaganju, za potvrdu, promenu ili potpis dokumenta. Ukoliko odgovorna osoba ne potvrdi dokument u određenom periodu, dokument se prebacuje na potvrdu nadređenoj osobi, koja je određena u hijerarhiji šifarnika radnih mesta. Zadata vrednost je 8 dana.
|
|
Poslovni proces
|
U polju se iz padajućeg spiska bira poslovni proces, koji će biti pokrenut, kada se dokument uvrsti u ovu klasifikaciju. Npr. u slučaju dokumenata sa klasifikacijom eRačuni, pokreće se poslovni proces Uvozi eRačun.
|
|
Skladište
|
U polju se određuje skladište odnosno mesto gde će se dokument čuvati. Biramo između:
|
|
Napomena
|
Polje je namenjeno za unos proizvoljne napomene za klasifikaciju. U njega upisujemo obeleživače, koji olakšavaju postavljanje dokumenata u odgovarajuću klasifikaciju.
|