Uvoz podatkov iz XLS datoteke horizontalno

Datoteka

Izberemo datoteko, ki jo bomo uvozili, ki je lahko le v formatu XLS.

Zaposleni

Stolpec

Predstavlja format podatkov, v katerem smo zapisali zaposlenega.

V XLS datoteki, kjer lahko izbiramo med:

• Reg. št.: podatki, ki so identični podatkom iz datotek zaposlenih s področja Reg. št./ID
• Številka: podatki, ki so identični podatkom iz datotek zaposlenih s področja Številka
• ID kartica: podatki, ki so identični podatkom iz datotek zaposlenih s področja Št. kartice.

Če imamo v XLS datoteki zaposlenega zapisanega v obliki številke iz osebne mape iz polja Številka, potem izberemo Številko.

Izberemo, kateri stolpec imamo v XLS datoteki zapisanega zaposlenega. V našem primeru, za vertikalno postavitev, je to stolpec A.

Položaj

Stolpec

Predstavlja format podatkov, v katerem smo zapisali Položaj.

V XLS datoteki, kjer lahko izbiramo med:

• Samodejno: podatki, ki so identični podatkom iz datotek zaposlenih s področja Položaj v Parametrih plače.
• ID: podatki, ki so identični podatkom iz datotek zaposlenih s Položajem iz registra Položaji zaposlitve
• Ime: podatki, ki so identični podatkom iz datotek zaposlenih s Položajem iz registra Položaji zaposlitve.

Izberemo, kateri stolpec imamo v XLS datoteki zapisanega Položaj. V našem primeru, za vertikalno postavitev, je to stolpec B.

Oddelek

Stolpec

V XLS datoteki, kjer lahko izbiramo med:

• Ni: podatki ne bodo preneseni iz datoteke. Polje lahko pustimo prazno.
• Ime: podatki, ki so identični podatkom iz datotek zaposlenih s področja Oddelek v Parametrih plače.

Izberemo, kateri stolpec imamo v XLS datoteki zapisanega Oddelka. V našem primeru, za vertikalno postavitev, je to stolpec C.

Center stroškov

Stolpec

V XLS datoteki, kjer lahko izbiramo med:

• Ni: podatki ne bodo preneseni iz datoteke. Polje lahko pustimo prazno.
• Ime: podatki, ki so identični podatkom iz datotek zaposlenih s področja Center stroškov v Parametrih plače.

Izberemo, kateri stolpec imamo v XLS datoteki zapisanega Oddelka. V našem primeru, za vertikalno postavitev, je to stolpec D.

Poročilo

Izberemo Poročilo, kamor želimo prenesti uvožene podatke. Tukaj lahko vidimo samo tiste plačilne liste, ki še niso zaključene (v pripravi plač nimamo označenega polja "Zaključeno").

Skupina ET

Preverjevalnik je aktiven le v primeru, da je že neka vrsta ET v izbrani plačilni listi za prenos podatkov ob pripravi plačilne liste za določenega zaposlenega, ali da so podatki že bili preneseni.

V primeru, da je preverjevalnik potrjen, bodo vsi ET-ji prepisani za vsakega delavca z novimi vrednostmi v pripravi plačilne liste.  

Če je v prenosnih podatkih priprave kakšen ET, ki ga več ni v XLS datoteki, bo iz priprave izbrisan ob potrjenem preverjevalniku, ko se bo prenos nadaljeval.

Skupina delovnih mest, oddelek, center stroškov.

Ko je potrjeno polje, bo program skupinil ET-je po delovnem mestu, oddelku in/ali centru stroškov.

Npr.: ko imamo zaposlenega z istim položajem, vendar različnim oddelkom ali centrom stroškov in bi želeli, da se vsak ET izračuna za pravilen položaj, potem potrdimo to polje

Popravi vrednosti ET

Polje je aktivno le v primeru, da v izbranem izračunu za prenos podatkov že obstaja vrsta zaslužka v izračunu plače za določenega zaposlenega ali da so podatki že bili preneseni.

V primeru, da je polje potrjeno, bodo vsi ET-ji za posameznega zaposlenega preneseni v pripravo plač z novimi vrednostmi ET. S prenosom v pripravo plač ne bo prepisal obstoječih ET-jev v poljih Dni, Ura, Znesek in Indeks, ampak le popravil vrednosti.

Npr.: za ET-je, ki so nastavljeni v AP/Nastavitve/ Osebje/ Plače/ Potovanje z dela, ne prepisuje Zneska, ki je prenesen iz EF/Parametri plače/ Potovanje na delo, ampak npr. vnese le ure.

Prepiši obstoječe ET

Polje je aktivno le v primeru, kjer v izbranem izračunu za prenos podatkov že obstaja neka vrsta zaslužka v pripravi plače za določenega zaposlenega ali da so podatki že bili preneseni.

V primeru, da je polje potrjeno, bodo vsi ET-ji za posameznega zaposlenega preneseni z novimi vrednostmi.

Npr.: z ponovnim prenosom podatkov v pripravo plač že obstaja ET, ki ga več ni v XLS, da bo s potrjenim poljem ob ponovnem prenosu ta ET izbrisan iz priprave plač.

Zaženi

Ob pritisku na gumb uvozimo podatke iz XLS datoteke, izbrane v polju Datoteka. Podatki so zapisani v drugi polovici obrazca.

Pri uvozu podatkov se v Statusu zapišejo različna opozorila in napake. Napake so ločene z dvema stopnjama, katere vrstice so tudi ustrezno obarvane. Barvo lahko naključno določimo v Administrativni plošči | …| Plače | Statusi sporočil – Plače v poljih Kritična napaka, Napaka in Opozorilo. Na ta način se pojavita dve vrsti sporočil Napake in Opozorila, ki so kratko opisane. Napake ni mogoče popraviti in jih ni mogoče prenesti v pripravo plač, medtem ko je opozorila mogoče popraviti in so kasneje označena za prenos na plačilno listo.

Kritične napake so:

• Zaposleni ni aktiven (zaposleni ni aktiven ali nima parametrov za ta izračun).
• Pos. ni v obdobju (položaj ni v obdobju primera, tako da se v tem trenutku spremeni vnos Pos.)

Opozorila so: 

• ET je že v pripravi (ta vrsta zaslužka ima zaposleni že v pripravi, podatki v stolpcu ET so obarvani)
• Razlika v Dneh (ta zaposleni že ima za ta ET, vendar je razlika v dneh, podatki so obarvani v stolpcu Dni).
• Razlika v Urah (ta zaposleni že ima za ta ET, vendar je razlika v urah, podatki so obarvani v stolpcu Ure).
• Že preneseno (ta zaposleni je že prenesel podatke v pripravo, preko uvoza XLS datoteke)
• Več aktivnih Pos. (ta zaposleni ima več aktivnih položajev, ki so možni v tej plačilni listi za to obdobje; podatki v stolpcu Pos. so obarvani).

Vsi drugi zapisi so označeni za prepis in niso obarvani. Obarvanje se lahko tudi spremeni, kolikor je polje v stolpcu Izb. označeno in barva opozorila se spremeni, tako da ostane le preostali podatki, kjer je prišlo do Opozorila. Vedno ostane obarvano polje Zaposleni z barvo za opozorila.