Potrjevanje potnih nalogov

v Potnih nalogih je dodan poslovni proces za odobritev potnih nalogov. V nadaljevanju so opisane nastavitve, ki so potrebne za pravilno delovanje poslovnega procesa.

OPIS PRIMERA Odgovorna oseba želi preveriti potrebne nastavitve za poslovni proces odobritve potnega naloga.  To stori na naslednji način: Poslovni proces - nastavitve oblikovanja Nastavitve Vrste dokumenta Nastavitve Klasifikacijskega načrta Nastavitve Avtorizacij za uporabnika Nastavitve v Personalni mapi Dodajanje podpisa

1. Poslovni proces - nastavitve oblikovanja

1.1 Nastavitev poslovnega procesa odobritve potnega naloga v PANTHEON - u

Odgovorna oseba želi vzpostaviti pravilno delovanje poslovnega procesa za odobritev potnega naloga. V prvem koraku je potrebno preveriti, ali je poslovni proces v PANTHEON - u. V meniju izbere Nastavitve | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnih procesov. V orodni vrstici klikne na  in poišče poslovni proces na seznamu. Če poslovni proces ni nastavljen, klikne na gumb (Uvoz/Izvoz podatkov) v orodni vrstici in izbere Prenos šifrantov. V oknu Prenos šifrantov klikne na gumb Prenesi s strežnika izbere poslovni proces Potni nalog in klikne na gumb  Prenesi v šifrant. 

1.2 Dodelitev opravila pregleda potnega naloga računovodji

Ko je poslovni proces nameščen se uporabniku, ki je odgovoren za pregled ustreznosti potnega naloga (npr. računovodji), fiksno dodelijo naloge za računovodjo. Z dvoklikom na opravilo se odpre okno, v katerem se določi osebo v polju Zadolženi.

1.3 Dodelitev opravila odobritve potnega naloga direktorju

Če je direktor že določen v Administratorska konzola | Nastavitve | Podjetje | Osnovni podatki, nastavitev za opravilo direktorja ni potrebna. V nasprotnem primeru se direktor opravilu Potni nalog - Direktor dodeli na enak način kot računovodja v prejšnjem koraku.

I

1.4 Nastavitev uporabniških izpisov za izpis potnega naloga

V opravilu Natisni izpis je privzeto izbran sistemski izpis.

Izpis za potne naloge, ki se uporablja v poslovnem procesu, je potrebno izbrati iz skupine Izpisov potnih nalogov. 

Če je za izpis potreben uporabniški izpis, ga določite v opravilu Natisni izpis. 

opozorilo Uporabniški izpis mora biti vključen v skupino Izpis potnih nalogov.

2. Nastavitve Vrste dokumenta

Na Vrsti dokumenta na katerem se bo izvajal poslovni proces, so v zavihku Status opredeljeni vsi statusi, ki se uporabljajo v poslovnem procesu. Ti vključujejo: Predlog potovanja (1), V odobritvi (2), Odobritev potovanja (3), Zavrnjeno potovanje (4), Predlog obračuna (5), V potrditvi (6), V dopolnjevanju (7), Odobren (8), Zavrnjen (9), Podpisan (S).

opozorilo Pomembno je, da so statusi navedeni v zaporedju.

Na Vrsti dokumenta je opredeljena tudi klasifikacija potnih nalogov.

3. Nastavitve Klasifikacijskega načrta

V klasifikaciji, opredeljeni na podlagi vrste dokumenta (glejte prejšnjo točko), je poslovni proces opredeljen v polju Poslovni proces.

opozorilo Če klasifikacija ni določena v vrsti dokumenta za potni nalog in za to klasifikacijo ni določen poslovni proces, se gumb za predložitev potnega naloga v odobritev ne prikazal.

4. Nastavitve Avtorizacij za uporabnika 

4.1 Nastavitev avtorizacij- zaposleni (ki predloži potni nalog v odobritev)

Uporabniki morajo imeti nastavljene avtorizacije za poslovni proces povezane s potnimi nalogi in dokumentacijo. Poleg tega je potrebno za uporabnike, ki bodo kreirali potne naloge, določiti avtorizacije za statuse, izpise in druge osebne podatke. 

4.2.  Nastavitev Autorizacij – Nadrejeni (ki odobri potni nalog)

Nadrejenemu je potrebno dodeliti tudi avtorizacijo za pregledovanje podatkov o podrejenih.

namig Preveriti je potrebno tudi avtorizacije računovodje in direktorja.

5. Nastavitve v Personalni mapi

Posamezniki, ki bodo potrjevali potne naloge prek poslovnega procesa, morajo imeti v svoji Personalni mapi definiranega nadrejenega.

6. Dodajanje podpisa

(V pripravi)

namig Poslovni proces deluje tako, da lahko zaposleni pripravijo potni nalog v programu PAW ali Granule potnega naloga in ga pošljejo v odobritev svojemu nadrejenemu. Na enak način lahko opravijo vse naslednje korake (npr. dokončanje potnega naloga po službeni poti, dodajanje prilog itd.)

Warning V kolikor nadrejeni in računovodja pri odobritvi pred ustvarjanjem dokumenta v DMS v okviru PAW ali Granule ne prejmeta dovolj informacij o potnem nalogu priporočamo, da poslovni proces za potrjevanje potnih nalogov uporabite PANTHEON. Če je jasno, na katero potovanje se opravilo nanaša, se lahko potni nalog odobri tudi neposredno v PAW - u ali Granuli. Ko je dokument dodan v DMS, je to vprašanje rešeno, saj bo potrjevalec jasno razumel, na kateri potni nalog se opravilo nanaša, ker so podrobnosti potnega naloga vidne na izpisu v DMS.

Hint

Authorizations must also be verified for the accountant and the director.

5. Settings in Employee files

Individuals who will be approving their travel orders through the business process must have a Superior defined in their employee file.

6. Adding a signature

(in the process)

Hint The workflow works in such a way that employees can prepare a travel order in PAW or Travel Order Granule and send it for approval to their superior. In the same way, they can complete all the next steps (e.g., finalizing the travel order after the business trip, adding attachments, etc.).

Warning The superior and accountant recieved insufficient information about the travel order when approving a task before creating a document in DMS within PAW or Granule. Therefore, we recommend that they use the work flow for approving travel orders in PANTHEON. If it is clear which trip the task pertains to, the travel order can also be approved directly in PAW or Granuli. Once the document is added to DMS, this issue is resolved, as the approver will clearly understand which travel order the task relates to, since the details of the travel order are visible on the printout in DMS.