DataLab OTOS sinhronizira podatke na podlagi dodajanja in spreminjanja podatkov. Da bi zagotovili pravilno sinhronizacijo podatkovnih baz, moramo poskrbeti, da dva uporabnika hkrati ne spreminjata istih podatkov. Zaradi tega je potrebna pametna definicija vrst dokumentov in avtorizacij zanje.

Pravilo je, da je potrebno za vsako poslovno enoto, ki jo želimo sinhronizirati, odpreti svoje vrste dokumentov. Tako bi v našem primeru strukturo vrst dokumentov definirali takole:

Vidimo, da ima centrala in vsaka od poslovnih enot odprto lastno skladišče. Poleg lastnega skladišča ima tudi lastni vrsta dokumenta za prevzem blaga na skladišče, izdajo (prodajo) ter blagajniški prejemek/izdatek. Enako bi v primeru, ko vse PE spremljajo naročila, morali odpreti tudi ustrezne vrste dokumentov za naročila.

Taka nastavitev je potrebna zaradi neodvisnega delovanja vsake lokacije, saj bi drugače prihajalo do možnih napak pri številčenju dokumentov. Če pa shemo nastavimo tako, kot je prikazano, ima vsaka poslovna enota svoje vrste dokumentov, znotraj katerih poteka številčenje neodvisno od drugih (sama je skrbnik svoje vrste dokumenta). Ob primerni avtorizaciji je tak sistem zanesljiv in neodvisen.