OTOS synchronisiert Datenbanken, indem es Daten hinzufügt und ändert. Um eine korrekte Synchronisierung sicherzustellen, darf immer nur ein Benutzer gleichzeitig ein bestimmtes Stück Information bearbeiten. Dies erfordert gut organisierte Dokumenttypen und Benutzerautorisierungen dafür. Jeder Standort, der synchronisiert werden muss, sollte seine eigenen Dokumenttypen haben, d.h. getrennt von anderen Standorten.

Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für eine solche Organisation von Dokumenttypen.

Das Hauptbüro und alle Geschäfte haben ihre eigenen Lager und Dokumenttypen für den Empfang (Versand) und die Ausgabe von Waren (Verkäufe) sowie für Ein- und Auszahlungen. Wenn alle Standorte Bestellungen bearbeiten sollen, müssen geeignete Dokumenttypen definiert werden. Ein solches Layout ermöglicht es jedem Standort, unabhängig zu arbeiten und ihre eigene Datenbank zu verwalten. Mit gut definierten Benutzerautorisierungen ist dieses System zuverlässig und autonom. Andernfalls könnten Fehler in der Dokumentennummerierung auftreten.