DataLab OTOS sinhronizira podatke na osnovu dodavanja i mijenjanja podataka. Da bi osigurali pravilnu sinhronizaciju baza podataka, moramo osigurati da dva korisnika u isto vrijeme ne mijenjaju iste podatke. Zbog toga je potrebna pametna definicija vrsta dokumenata i autorizacija za iste.

Pravilo je, da je za svaku poslovnu jedinicu koju želimo sinhronizirati potrebno otvoriti svoje vrste dokumenata. Tako bi u našem primjeru strukturu vrsta dokumenata definirali ovako:

Vidimo da centrala i svaka od poslovnih jedinica imaju otvoreno vlastito skladište. Osim vlastitog skladišta, imaju i vlastiti poslovni događaj za prijem robe na skladište, izdavanje (prodaju), te blagajnički primitak/izdatak. Isto tako, u slučaju kada bi sve PJ primale narudžbe, morali otvoriti i odgovarajuće vrste dokumenata za narudžbe.

Takva podešavanja su potrebna zbog neovisnog rada svake lokacije, jer bi inače dolazilo do mogućih grešaka kod numeriranja dokumenata. Ako shemu podesimo tako kao što  je prikazano, svaka poslovna jedinica ima svoje poslovne događaje, unutar kojih se odvija numeriranje, neovisno od drugih (sama brine o svojim vrstama dokumenata). Uz upotrebu odgovarajuće autorizacije, takav sistem je siguran i neovisan.