OTOS sinkronizon bazat e të dhënave duke shtuar dhe ndryshuar të dhëna. Për të siguruar sinkronizim të saktë, vetëm një përdorues në një kohë mund të redaktojë një copë informacioni specifik. Kjo kërkon lloje dokumentesh të organizuara mirë dhe autorizime përdoruesish për to. Çdo vendndodhje që duhet të sinkronizohet duhet të ketë llojet e saj të dokumenteve, dmth. të ndara nga vendndodhje të tjera.

Grafiku më poshtë tregon një shembull të tillë të një organizimi të llojeve dokumentesh.

Zyra kryesore dhe të gjitha dyqanet kanë magazinat e tyre të veçanta dhe llojet e dokumenteve për pranimin (dërgimin) dhe lëshimin e mallrave (shkëmbimet), dhe për para në dhe jashtë. Nëse të gjitha vendndodhjet duhet të trajtojnë porosi, llojet e përshtatshme të dokumenteve duhet të përcaktohen. Një skemë e tillë lejon çdo vendndodhje të funksionojë në mënyrë të pavarur dhe të administrojë bazën e saj të dhënash. Me autorizime të përcaktuara mirë për përdoruesit, ky sistem është i besueshëm dhe autonom. Ndryshe, gabimet në numërimin e dokumenteve mund të ndodhin.