Обобщено извличане на PDF документи по данъчна ставка

OCR за ePosting позволява няколко начина за четене на PDF документи или фактури. Стандартната функционалност на ePosting в момента поддържа два метода за четене на PDF документи.

Един от двата метода за четене на PDF документ е обобщен по данъчна ставка (vat-rate-invoice).

За да ви помогнем да разберете това, е подготвен пример, в който счетоводител обработва документ, получен от доставчика. В долната част на документа има данъчно обобщение, базирано на две данъчни ставки. Четенето на PDF документа, обобщен по данъчна ставка, води до фактура, получена в PANTHEON, която има два реда. Това съответства на двете данъчни ставки, прочетени от изходния документ на доставчика.

Примерът по-долу описва горния процес по-подробно.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Отговорното лице иска да импортира фактура за субекта Post SLO Ltd. чрез метода за извличане на PDF обобщен по данъчна ставка. Това се прави по следния начин: Определяне/проверка на метода за извличане на PDF документи Изпълнение на eWorkflow OCR за ePosting Импортиране на получената e-фактура Попълване на липсващите данни за машинно обучение на ePosting Проверка на получената фактура в PANTHEON

1. Определяне/проверка на метода за извличане на PDF документи

Първо, отговорното лице определя или проверява настройката за извличане на PDF за избрания субект в Регистър на субекти .

В този случай трябва да бъде избрана опцията vat-rate-invoice в колоната Данни , както е показано на изображението по-долу.

СЪВЕТ За по-подробни инструкции относно настройката на метода за извличане (четене), вижте главата Настройка на метода за извличане на PDF.

След това отговорното лице импортира получената фактура.

2. Изпълнение на eWorkflow OCR за ePosting

Отговорното лице импортира документа в eДокументация, както е показано на изображението по-долу.

За да конвертира данните от PDF документа във формат e-фактура, в лентата с инструменти на прозореца Документи , отговорното лице натиска бутона (Съветници) и избира опцията OCR за ePosting от падащото меню.

СЪВЕТ За да се покаже eWorkflow като опция в менюто Съветници на определената форма в PANTHEON, трябва да го активирате в Дизайн на работния процес. За повече информация вижте раздел 3 от главата Определяне на основни настройки за eWorkflows.

eWorkflow конвертира PDF документа в e-фактура във формат JSON, която се показва в таб Files , докато предварителният преглед на JSON файла се показва в Преглед на документа.

След това отговорното лице импортира e-фактурата в PANTHEON.

3. Импортиране на получената e-фактура

В лентата с инструменти на прозореца Документи , отговорното лице натиска бутона (Съветници) и избира eWorkflow за изпълнение: Импортиране на получената e-фактура в ePosting.

СЪВЕТ За подробна процедура, описваща как да импортирате получената e-фактура в PANTHEON, вижте главата Импортиране на получената e-фактура в PANTHEON чрез ePosting (OCR).

Формата Импортиране на eДокумент Получаване на документи се показва.

4. Попълване на липсващите данни за машинно обучение на ePosting

При импортиране на e-фактура, някои данни, като дата или ред на фактурата, може да не бъдат прочетени правилно. Системата се учи с всяко импортиране и ще бъде по-успешна следващия път.

В този случай системата не разпозна някои от датите на ДДС. Затова отговорното лице въвежда необходимите корекции, както е показано на изображението по-долу.

Отговорното лице проверява импортираните данни и определя другите необходими настройки:

1. Външен ID: В този случай PANTHEON импортира редовете само обобщени по данъчна ставка. Процентът на данъчната ставка се попълва от полето, съдържащо външния ID.

На фактурата има две данъчни ставки: 22% и 0%, поради което се импортират два реда.

2. ID (код): има различни начини програмата да разбере ID/кодовете на артикулите:
   • Само външни ID
   • Търсене по външни ID и ID на артикул
   • Търсене по външни ID
   • Намиране в предишен импорт

В този случай отговорното лице избра радио бутона Само външни ID, поради което ID се търси само по (външен) ID на субекта.

Съответната настройка се намира в Регистър на артикули , както е показано на изображението по-долу.

СЪВЕТ Ако не са били предварително дефинирани специални настройки в Регистър на артикули , ID може да бъде избран ръчно. Въз основа на настройките, показани на изображението по-долу, Регистър на артикули ще бъде автоматично попълнен с външните ID.

Накрая, отговорното лице натиска бутона Импортиране , за да създаде получената фактура.

Фактурата се създава въз основа на Тип документ , избран в отметката в секцията в Като дата на фактура, ДДС се прилага секцията по-долу.

Номерът на импортирания документ се показва в таб Връзки на прозореца Документи .

Двойно щракване върху номера на документа отваря прозореца на фактурата.

5. Проверка на получената фактура в PANTHEON

Получената фактура, която е създадена чрез импортиране на тази e-фактура в PANTHEON, съдържа толкова редове, колкото са били данъчните ставки в PDF фактурата.

СЪВЕТ След като e-фактурата е импортирана в PANTHEON, ако забележите, че OCR системата не е прочела всички данни правилно, напр. дати и/или данъчни ставки, можете ръчно да актуализирате или промените тези данни. OCR системата се учи от обратната връзка, предоставена при импортиране на фактурите в PANTHEON. Това означава, че ще бъде по-успешна следващия път, когато ги чете (машинно обучение на ePosting).