Branje PDF dokumenta Sumarno po davčnih stopnjah (vat-rate-invoice)

eKnjižbe Optično branje (OCR) je pripravljeno za več načinov branja PDF dokumentov oz. računov. Standardna funkcionalnost omogoča dva dva načina branja PDF dokumentov.

Eden od njih je optično branje PDF dokumenta Sumarno po davčnih stopnjah (vat-rate-invoice).

Da bi si lažje predstavljali navedeno, pojasnimo na primeru računovodje, ki obdeluje prejeti dokument dobavitelja. Ta ima na dnu rekapitulacijo po dveh davčnih stopnjah. Rezultat branja PDF dokumenta sumarno po davčnih stopnjah bo prejeti račun v PANTHEON-u, ki bo vseboval 2 poziciji, kolikor je bilo različnih davčnih stopenj na izvornem dokumentu dobavitelja.

V spodnjem primeru vam prikazujemo kako bomo prišli do tega rezultata.

Opis primera Računovodja želi uvoziti račun za subjekt Pošta SLO, d.o.o. in sicer sumarno po davčnih stopnjah. Postopek izvede v naslednjih korakih: Nastavitev/preverjanje načina branja PDF dokumenta Zagon eProcesa Optično branje (OCR) za eKnjižbe Uvoz prejetega e-računa Izpolnjevanje manjkajočih podatkov in Učenje eKnjižb Prejeti račun v PANTHEON-u

1. Nastavitev/preverjanje načina branja PDF dokumenta

Najprej za izbrani subjekt nastavi oz. preveri izbrani način branja PDF dokumenta v Šifrantu subjektov.

V našem primeru mora biti: Sumarno po davčnih stopnjah (vat-rate-invoice) kot je prikazano na spodnji sliki.

Namig Podrobnejša navodila nastavitev načina branja lahko preberete v poglavju Nastavitve načina branja PDF dokumentov.

Nadaljuje z uvozom računa.

2. Zagon eProcesa Optično branje (OCR) za eKnjižbe

Dokument uvozi v eDokumentacijo.

Za pretvorbo podatkov iz PDF dokumenta v obliko e-računa v orodni vrstici Dokumentacije, klikne na gumb  (Čarovniki) in s spustnega seznama izbere možnost: eProces Optično branje (OCR) za eKnjižbe.

Namig Da se nam prikaže poslovni proces na določenem PANTHEON obrazcu, kot možnost izbire na gumbu Čarovniki moramo to nastaviti v Oblikovalcu poslovnih procesov. Postopek si lahko preberete v točki 3. poglavja Osnovne nastavitve poslovnega procesa.

Poslovni proces pretvori PDF dokument v e-račun v JSON formatu, kar je zapisano v zavihku Datoteke ter predogled datoteke v JSON formatu, je prikazan na Predogledu dokumenta.

Nadaljuje z uvozom e-računa v PANTHEON.

3. Uvoz prejetega e-računa

V orodni vrstici obrazca Dokumenti, klikne na gumb Čarovniki in v meniju izbere možnost za zagon želenega poslovnega procesa: eProces Uvoz prejetega e-računa v eKnjižbe.

Namig Podrobnejši postopek uvoza prejetega eRačuna v PANTHEON lahko preberete TUKAJ.

Prikaže se obrazec Uvoz e-Slog dokumentov prevzema.

4. Izpolnjevanje manjkajočih podatkov in Učenje eKnjižb

Ob uvozu e-računa se morda nekateri podatki, recimo datum ali vrstica računa ne preberejo ustrezno. Sistem se namreč ob uvozu računov v PANTHEON uči in bo ob naslednjem branju bolj uspešen.

V našem primeru sistem ni prepoznal nekaterih datum DDV. V ta namen je odgovorna oseba to uredi, kot je prikazano na spodnji sliki.

Nadaljuje še s pregledom uvoza in opredeli ostale nastavitve:

1. Tuja koda: v našem primeru PANTHEON uvozi pozicije le sumarno po davčnih stopnjah. Odstotek davčne stopnje se zapolni iz polja z zunanjo kodo.

Na računu sta dve davčni stopnji: 22 % in 0 %, zato se uvozita dve poziciji.

2. Koda/šifra: obstajajo različni načini, kako program razbere šifre/kode identov:
   • Išči SAMO po kodah subjektov
   • Išči po kodah subjektov IN šifri Identa
   • Išči po dobaviteljevi šifri
   • Išči v prejšnjem uvozu

V našem primeru imamo izbran preklopnik Išči SAMO po kodah subjektov, zato se šifra najde le po kodi subjekta.

Nastavitev za to najdemo v šifrantu identov, kot je prikazano na spodnji sliki.

Namig Če v identih ni posebnih nastavitev, lahko šifro izberemo ročno. S temi nastavitvami pa se bo šifrant zunanjih šifer samodejno zapolnil, kot je prikazano na sliki.

Na koncu klikne na gumb Uvoz in kreira prejeti račun.

Račun je kreiran v Vrsti dokumenta, ki je izbrana v označenem polju spodaj, v razdelku Kot datum računa in DDV se upošteva.

Številka uvoženega dokumenta je vidna na zavihku Povezave.

Z dvoklikom na številko dokumenta se odpre okno z računom.

5. Prejeti račun v PANTHEON-u

Prejeti račun, ki je nastal z uvozom tega e-računa v PANTHEON vsebuje toliko pozicij, kolikor je bilo različnih davčnih stopenj na računu.

Namig Če ob uvozu e-računa v PANTHEON vidimo, da optični bralnik ni pravilno prebral vseh podatkov, recimo datumov in/ali davčnih stopenj,  te podatke ročno dopolnimo ali spremenimo. OCR sistem se iz uvoženih računov v PANTHEON uči, zato bo že ob naslednjem branju bolj uspešen (Učenje eKnjižb).