Preuzimanje reklamacije kupca

Odgovorno lice prihvata reklamiranu robu od Kupca. Zajedno sa kupcem popunjava zapisnik reklamacije (kao što se vidi na uzorku slike ispod) i beleži događaj u PANTHEON-u, koristeći proceduru Prijem na Servis – Prijem reklamacije kupca.

U nastavku vam predstavljamo primer pomenutog postupka.

OPIS PRIMERA Krajnji kupac Elizabete Šatorić u servis donosi oštećeni proizvod, šator LARA3, kopiju računa i fotografiju oštećenja. Prihvata ga odgovorno lice iz službe. Odgovorno lice preuzima proizvod i sprovodi proces prihvatanja reklamacije kupca servisnom centru prema sledećoj proceduri: Kreiranje prijema reklamacije kupca Unos zaglavlja prijema reklamacije kupca Unos pozicije prijema reklamacije kupca Pregled podataka o vrednosti prijema reklamacije kupca i unos napomena Uvoz dokumentacije Ispis prijema reklamacije kupca

1. Kreiranje prijema reklamacije kupca

Za kreiranje prijema reklamacije kupca odgovorno lice bira meni Servis | Prijem | Kupca  i odgovarajuću vrstu dokumenta  1310 - Primljeni zahtev kupca.

Otvori se obrazac Primljeni zahtev kupca, gde u redu sa alatima bira  (Nov zapis).

2. Unos zaglavlja prijema reklamacije kupca

Odgovorno lice u zaglavlju dokumenta bira kupca i popunjava i proverava informacije o reklamaciji. Iz šifarnika subjekata bira kupca Elizabeta Šatori.  Broj i Datum se automatski popunjavaju kada se dokument kreira.

U našem slučaju, krajnji kupac je potpisao reklamacijski zapisnik i lično isporučio proizvod.

Podatak o zapisniku unese se u polje Zapisnik. Upiše se broj reklamacije: RK 22/ 003, a u polje Datum upiše se datum potpisivanja reklamacije kupca.

Navedite lično preuzimanje u polje Dostava. Navedite vrstu isporuke: 1 – Lično preuzimanje, koja se bira sa padajuće liste.

3. Unos pozicije prijema reklamacije kupca

Nastavlja se sa definisanjem pozicija na dokumentu prijema reklamacije kupca. U pozicijama definišemo podatke o identima,koje prihvatamo na servis.

Kupac je reklamirani proizvod kupio direktno od preduzeća Tecta i uz proizvod je doneo kopiju računa (primer na slici ispod), tako da  odgovorno lice može popuniti pozicije povezivanjem dokumenata u PANTEHON-u.

To radi tako, da uz pomoć dugmeta Traži dokument se otvori Traženje veznog dokumenta.

U obrazcu uz pomoću filtera se pronalazi odgovarajući dokument. U polje Kupac unese se ime kupca, Elizabete Šatorić i bira Osveži. Prikazuje se lista svih ispostavljenih računa traženom kupcu Elizabete Šatorić. Sa liste se bira dokument 22-3100-000002, kojim je bil kupljen ident sa reklamacijom LARA3.

Kada se izabere identi i srodni dokument, sledeća polja se automatski popunjavaju na poziciji:

• Podaci o proizvodu
• Količina i jedinica mere
• Serijski broj – ako ga proizvod ima
• Broj i datum dokumenta izdavanja
• Garancijski rok i važenje garancije
• Cena za vrednovanje
• Odeljenje, koje je izdalo reklamirani proizvod

Odgovorno lice zatim u  poziciju Greška unese šifru greške 008 – pocepana tkanina i u koloni Opis greške detaljnije opiše greške, kako je navedeno u zapisniku reklamacije odn. on to vidi prilikom pregleda reklamiranog proizvoda.

upozorenje Podatke koji se automatski popunjavaju uvek treba proveriti. PANTHEON nam pri povezivanju dokumenata izdavanja sa servisnim, automatski popuni količinu, koja je prvobitno izdata. Takođe automatski popunjava informacije o garanciji, na osnovu podataka u šifarniku idenata i datuma kada je roba izdata i primljena na servis. Da bi garancija bila važeća potrebna je dodatna procena od strane odgovornog lica.

4.    Pregled podataka o vrednosti prijema reklamacije kupca i unos Napomene

U podnožju obrasca Prijmjeni zahtev kupca odgovorno lice prati podatke o vrednosti prijema reklamacije kupca. Vrednost je zbir cena za vrednovanje svih pozicija u dokumentu.

U polje Napomene na dokumentu odgovorno lice upisuje sadržajnu napomenu, u ovom slučaju o daljem postupku reklamacije i kontaktu sa kupcem.

5. Uvoz dokumentacije

U petom koraku odgovorno lice u PANTHEON dokumentaciju uvozi priložene fotografije štete i kopiju izveštaja o reklamaciji.

Fotografija se uvozi ili reklamacijski zapisnik tako, da se postavi na karticu Dokumentacija u novi red i dvoklikom na prazno polje u koloni Dokument.

Na ekranu se pojavi prozor (kao što možete videti na slici ispod) gde pronalazi željeni fajl i dodaje ga u Dokumentaciju preko dugmeta Otvori.

Zatim se označi tip dokumenta, datum važenja i naziv priloženog dokumenta.

6. Ispis prijema reklamacije kupca

U poslednjem koraku, odgovorno lice ispisuje račun za internu evidenciju ili kao prilog reklamiranom proizvodu.

Ovo se može uraditi tako što se bira dugme Ispis na dnu prozora Primljeni zahtev kupca ili izabrati ikonu  (Ispis) u redu sa alatima.

Otvori se ispisni prozor, gde eksportuje izvos u željeni format ili je štampa na povezanom štampaču.