Empfang zum Service – Empfang einer Kundenbeschwerde

Die verantwortliche Person erhält die Waren aus der von dem Kunden gemachten Beschwerde. Gemeinsam mit dem Kunden füllt die verantwortliche Person das Formular für die Kundenbeschwerde aus (wie im Bild unten gezeigt) und dokumentiert den Vorfall in PANTHEON mit dem Dokument Empfang zum Service – Erhaltene Kundenbeschwerde.

Dieses Kapitel zeigt, wie man ein Produkt aus der Kundenbeschwerde ins Lager erhält.

FAKTENZUSAMMENFASSUNG Die Endkundin Elizabeth Tent bringt das beschädigte Produkt, ein Zelt LARA3, eine Kopie der Rechnung und ein Foto des Schadens in die Serviceabteilung. Das Produkt wird von der verantwortlichen Person in der Serviceabteilung entgegengenommen. Die verantwortliche Person erhält das Produkt und führt das Verfahren zum Empfang einer Kundenbeschwerde wie folgt durch: Erstellen eines Dokuments für die erhaltene Kundenbeschwerde Daten in den Kopf der erhaltenen Kundenbeschwerde eingeben Daten in die Positionen der erhaltenen Kundenbeschwerde eingeben Überprüfen des Wertes der erhaltenen Kundenbeschwerde und Eingabe von Notizen Zusätzliche Dokumente in die Dokumentation importieren Erstellen eines Berichts über die erhaltene Kundenbeschwerde

1. Erstellen eines Dokuments für die erhaltene Kundenbeschwerde

Um ein Dokument für die Kundenbeschwerde zu erstellen, öffnet die verantwortliche Person das Menü Service | Empfang | Vom Kunden und wählt den entsprechenden Dokumenttyp: 1310 - Erhaltene Kundenbeschwerde.

Das Formular 1310 - Erhaltene Kundenbeschwerde öffnet sich, wo die verantwortliche Person auf die Symbolleiste Schaltfläche (Datensatz einfügen).

2. Daten in den Kopf der erhaltenen Kundenbeschwerde eingeben

Im Dokument Kopfwählt die verantwortliche Person den Kunden aus, füllt die Einzelheiten der Beschwerde aus und überprüft die eingegebenen Daten. Aus dem Fächer Register wird der Kunde Elizabeth Tent ausgewählt, während die Felder Nummer und Datum automatisch ausgefüllt werden, wenn das Dokument erstellt wird.

In diesem Fall hat die Endkundin den Beschwerdezettel unterschrieben und das Produkt persönlich übergeben.

Die Einzelheiten des Beschwerdezettels werden in das Feld Beschwerdezetteleingetragen, in diesem Fall: RK – 22/ 003 und das Datum der Unterschrift des Kundenbeschwerdeformulars wird in das Feld Datum.

Die verantwortliche Person gibt die persönliche Lieferung im Feld Lieferung über an, indem sie die Option 1 - Persönlich aus der Dropdown-Liste auswählt.

3. Daten in die Positionen der erhaltenen Kundenbeschwerde eingeben

Die verantwortliche Person gibt dann die Positionen im Dokument der erhaltenen Kundenbeschwerde ein. Die Positionen enthalten Informationen über die Artikel, die zur Wartung empfangen werden.

Der Kunde hat das Produkt direkt von Tecta gekauft und brachte eine Kopie der Rechnung mit dem Produkt (siehe das Bild unten), sodass die verantwortliche Person die Positionen ausfüllen kann, indem sie die Dokumente in PANTHEON verknüpft.

Dies geschieht durch Klicken auf die Schaltfläche Dokument finden. Um das verknüpfte Dokument zu finden.

Im Formular verwendet die verantwortliche Person die Filter, um das relevante Dokument zu finden. Im Feld Kundegibt die verantwortliche Person den Namen des Kunden Elizabeth Tent ein und wählt die Schaltfläche Aktualisieren. Eine Liste aller Rechnungen, die an den Kunden Elizabeth Tent ausgestellt wurden, wird angezeigt. Aus der Liste wählt die verantwortliche Person das Dokument 22-3100-000004 aus, das zum Kauf des Artikels LARA3 aus der Kundenbeschwerde verwendet wurde.

Sobald der Artikel und das verknüpfte Dokument ausgewählt sind, werden die folgenden Felder automatisch in der Position ausgefüllt:

• Produktinformationen
• Menge und Maßeinheit
• Seriennummer – falls das Produkt eine hat
• Nummer und Datum des ausstellenden Dokuments
• Garantie und Gültigkeit der Garantie
• Bewertungspreis
• Die Abteilung, die das Produkt aus der Kundenbeschwerde ausgegeben hat

Die verantwortliche Person gibt dann die Fehler-ID 008 – gerissene Zeltplane in die Spalte Fehlerbeschreibung ein und beschreibt den Fehler detaillierter, wie im Beschwerdezettel beschrieben oder wie bei der Inspektion des Produkts aus der Kundenbeschwerde offensichtlich ist.

WARNUNG Daten, die automatisch ausgefüllt werden, sollten immer überprüft werden. PANTHEON füllt automatisch die Menge aus, die ursprünglich ausgegeben wurde, wenn die ausstellenden Dokumente mit den Servicedokumenten verknüpft werden. Es füllt auch automatisch die Garantiedaten gemäß den Daten im Artikelregister und den Ausstellungs- und Empfangsdaten der Waren zur Wartung aus. Die Gültigkeit der Garantie erfordert eine zusätzliche Bewertung durch die verantwortliche Person.

4. Überprüfen des Wertes der erhaltenen Kundenbeschwerde und Eingabe von Notizen

Im Fußbereich des Formulars Erhaltene Kundenbeschwerdeverfolgt die verantwortliche Person den Wert der erhaltenen Kundenbeschwerde. Der Wert ist die Summe der Bewertungspreise aller Positionen im Dokument.

Im Feld Dokumentnotizgibt die verantwortliche Person eine aussagekräftige Notiz ein, in diesem Fall über den nächsten Schritt im Beschwerdeprozess und den Kundenkontakt.

5. Importieren zusätzlicher Dokumente in die Dokumentation

Dann importiert die verantwortliche Person das angehängte Foto des Schadens und eine Kopie des Beschwerdezettels in die PANTHEON-Dokumentation.

Um das Foto und den Beschwerdebericht zu importieren, öffnet die verantwortliche Person die Registerkarte Dokumentation und doppelklickt auf das leere Feld in der Spalte Dokument der leeren Zeile.

Ein Fenster Öffnen erscheint auf dem Bildschirm, wie im Bild unten gezeigt. Im Fenster sucht die verantwortliche Person nach der gewünschten Datei und fügt sie mit der Schaltfläche Öffnenzur Dokumentation hinzu.

Dann wird der Dokumenttyp, das Gültigkeitsdatum und der Name des angehängten Dokuments angegeben.

6. Erstellen eines Berichts über die erhaltene Kundenbeschwerde

Schließlich erstellt die verantwortliche Person einen Empfangsschein, der für interne Aufzeichnungen oder als Anhang zum Produkt aus der Kundenbeschwerde verwendet wird.

Dies geschieht durch Klicken auf die Schaltfläche Bericht am unteren Rand des Fensters Erhaltene Kundenbeschwerde oder durch Auswahl des Symbolleisten Symbols (Berichte).

Dies öffnet ein Berichtsfenster, in dem der Bericht in das gewünschte Format exportiert oder mit einem angeschlossenen Drucker gedruckt werden kann.

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