Prevzem na servis – Prevzem reklamacije kupca

Odgovorna oseba sprejme reklamirano blago s strani Kupca. Skupaj s stranko izpolni reklamacijski zapisnik (kot vidimo na vzorčni sliki spodaj) ter dogodek evidentira v PANTHEON-u, s postopkom Prevzem na Servis – Prevzem reklamacije kupca.

V nadaljevanju vam na primeru predstavljamo kako prevzeti reklamirani izdelek na zalogo.

OPIS PRIMERA Končni kupec Špela Šotorko na servis prinese poškodovan izdelek, šotor LARA3, kopijo računa ter fotografijo poškodbe. Sprejme jo odgovorna oseba iz servisa. Slednja prevzame izdelek in izvede postopek prevzema reklamacije kupca na servis po sledečem postopku: Kreiranje prevzema reklamacije kupca Vnos glave prevzema reklamacije kupca Vnos pozicij prevzema reklamacije kupca Pregled podatkov o vrednosti prevzema reklamacije kupca in vnos Opomb Uvoz  dodatnih dokumentov v dokumentacijo Izpis prevzema reklamacije kupca

1. Kreiranje prevzema reklamacije kupca

Za kreiranje prevzema reklamacije kupca odgovorna oseba izbere meni Servis | Prevzem | Kupca  ter ustrezno vrsto dokumenta  1310 - Prejeta reklamacija kupca.

Odpre se obrazec Prevzem reklamacije kupca, kjer v ukazni vrstici izbere  (Vnesi zapis).

2. Vnos glave prevzema reklamacije kupca

Odgovorna oseba v glavi dokumenta izbere stranko in izpolni ter preveri podatke o reklamaciji. Iz šifranta subjektov izbere stranko Špela Šotorko.  Številka in Datum se izpolnita samodejno ob kreiranju dokumenta.

V našem primeru je končni kupec podpisal reklamacijski zapisnik in dostavil izdelek osebno.

Podatek o zapisniku vnese v polje Reklamacijski list. Vpiše številko reklamacije: RK – 22/ 003 ter v polje Datum vnese datum podpisa obrazca za reklamacijo kupca.

Osebno dostavo določi v polju Dostava. Opredeli tip dostave: 1 – Osebno, ki ga izbere s spustnega seznama.

3. Vnos pozicij prevzema reklamacije kupca

Nadaljuje z opredelitvijo pozicij na dokumentu prevzema reklamacije kupca. V pozicijah opredeljujemo podatke o identih, ki jih prevzemamo na servis.

Kupec je reklamirani izdelek kupil neposredno od podjetja Tecta in poleg izdelka prinesel kopijo računa (primer na sliki spodaj), zato lahko odgovorna oseba pozicije izpolni s povezavo dokumentov v PANTEHON-u.

To stori tako, da s pomočjo gumba Iskanje dokumentov odpre iskanje veznega dokumenta.

V obrazcu s pomočjo filtrov najde ustrezen dokument. V polje Kupec vnese ime kupca, Špela Šotorko in izbere gumb Osveži. Prikaže se seznam vseh izdanih računov iskani stranki Špela Šotorko. Iz seznama izbere dokument 22-3100-000004, s katerim je bil kupljen reklamirani ident LARA3.

Ko je ident in povezan dokument izbran se v poziciji samodejno izpolnijo naslednja polja:

• Podatki o izdelku
• Količina in merska enota
• Serijska številka – če jo izdelek ima
• Številka in datum izdajnega dokumenta
• Garancijski rok in veljavnost garancije
• Cena za vrednotenje
• Oddelek, ki je reklamirani izdelek izdal

Odgovorna oseba nato v stolpec pozicije Napaka vnese kodo napake 008 – strgano blago in v stolpcu Opis napake podrobneje opiše napako, kot je navedena v reklamacijskem zapisniku oz. jo vidi ob pregledu reklamiranega izdelka.

oPOZORilo Podatke, ki se izpolnijo samodejno, je vedno potrebno preveriti. PANTHEON nam ob povezavi izdajnih dokumentov s servisnimi samodejno polni količino, ki je bila prvotno izdana. Samodejno tudi izpolni podatke o garanciji, glede na podatke v šifrantu identov in datume izdaje blaga in prejema na servis. Za veljavnost garancije je potrebna dodatna presoja odgovorne osebe.

4.    Pregled podatkov o vrednosti prevzema reklamacije kupca in vnos Opomb

V nogi obrazca Prevzem reklamacije kupca odgovorna oseba spremlja podatke o vrednosti prevzema reklamacije kupca. Vrednost je seštevek cen za vrednotenje vseh pozicij v dokumentu.

V polje Opombe na dokumentu odgovorna oseba vnese smiselno opombo, v tem primeru o nadaljnjem postopku reklamacije in kontaktu stranke.

5. Uvoz dodatnih dokumentov v dokumentacijo

V petem koraku odgovorna oseba v PANTHEON dokumentacijo uvozi priloženo fotografijo poškodbe in kopijo reklamacijskega zapisnika.

Fotografijo oziroma reklamacijski zapisnik uvozi tako, da se postavi na zavihek Dokumentacija v novo vrstico in dvoklikne na prazno polje v stolpcu Dokument.

Na ekranu se pojavi okno (kot vidite na sliki spodaj) kjer poišče želeno datoteko in jo preko gumba Odpri doda v Dokumentacijo.

Nato ustrezno označi tip dokumenta, datum veljavnosti in naziv priloženega dokumenta.

6. Izpis prevzema reklamacije kupca

V zadnjem koraku odgovorna oseba izpiše prevzemnico za interno evidenco ali kot prilogo k reklamiranemu izdelku.

To stori z izbiro gumba Izpis na dnu okna  Prejeta reklamacija kupca ali izbiro ikone  (Izpisi) v ukazni vrstici.

Odpre se izpisno okno, kjer vizualizacijo izvozi v želeni format ali ga natisne na povezani tiskalnik.