Uvoz sa diska ili servera - Uvoz iz mapa

U eDokumentaciju možemo uvoziti sve vrste datoteka sa različitih lokacija. Jedan od načina uvoza je uvoz e-dokumenata koji su lokalno sačuvani na vašem računaru ili e-dokumenata iz mapa (foldera) na severu preduzeća.

Program proverava koje datoteke nisi bile uvezene, a potom ih preko sandučića za razmenu i unapred pripremljenog eProcesa uvozi. Istovremeno im dodeljuje odgovarajuću klasifikaciju.

U ovom poglavlju ćemo vam predstaviti primer uvoza datoteke iz lokalne mape u eDokumentaciju.

UPOZORENJE Za upotrebu usluge eDokumentacije potrebno ju je najpre aktivirati, te urediti odgovarajuća podešavanja.

OPIS PRIMERA U odeljenju prodaje student je sakupio GDPR saglasnosti stranaka. Ispunjene obrasce skenira i potom čuva u lokalnoj mapi. Odgovorna osoba iz lokalne mape uvozi obrasce u eDokumentaciju. To će učiniti prateći sledeće korake: Uvoz eProcesa Uvoz iz mapa Kreiranje sandučeta Uvoz iz mapa i uređivanje odgovarajućih podešavanja Uvoz dokumenata iz mapa Pregled uvezenih dokumenata

1. Uvoz eProcesa Uvoz iz mapa

Uvoženjem dokumenata iz mapa (foldera) na vašeg računa upravlja eProces.

Odgovorna osoba mora:

izvršiti uvoz unapred pripremljenog eProcesa Uvoz iz mapa. Za njega će preko Web servisa izvršiti uvoz u šifarnik.

UPOZORENJE Uvoz eProcesa Uvoz iz mapa je jednokratni proces. Kada ste eProces jednom preneli preko Web servisa u šifarnik, neće biti potrebno da to ponovo činite. Dakle, ovaj korak moći ćete da preskočite.

2. Kreiranje sandučeta Uvoz iz mapa i odgovarajuća podešavanja

Razmena dokumenata iz lokalnih mapa u eDokumentaciju teče preko odgovarajućeg sandučeta.

U drugom koraku moramo kreirano sanduče Uvoz iz mapa GDPR i za njega urediti odgovarajuća podešavanja:

• Naziv Uvoz iz mapa GDPR (naziv našeg sandučeta za uvoz GDPR saglasnosti, koji smo oblikovali po našoj želji)
• Klasifikacija: 9001 - Zaštita ličnihpodataka, tajnih podataka, poslovnih tajni.
• Subjekat: Tecta SR.
• Podešavanja - Operacija (putanje odakle program treba da uzme dokumente na našem računaru i gde da ih odlaže)

Na ovaj način je određena putanja za uvoz dokumenata, a celim procesom će upravljati već pomenuti eProces Uvoz iz mapa.

SAVET Broj sandučića za uvoz iz mapa možete kreirati prema potrebama i želji. Preko njih iz različitih mapa na severu ili računaru uvozite tačno određene dokumente, koji potom dobijaju i odgovarajuću klasifikaciju.

UPOZORENJE Kreiranje sandučeta za Uvoz iz mapa i uređivanje njegovih podešavanja je jednokratni procesa. Kada ste jednom kreirali sanduče, nije potrebno da to ponovo činite, te ovaj proces možete da preskočite.

3. Uvoz dokumenata iz mapa

U trećem koraku odgovorna osoba počinje sa uvozom ispunjenih GDPR saglasnosti, preko unapred pripremljenog eProcesa Uvoz iz mapa.

To će učiniti tako što će stići do obrasca Dokumenti preko menija Podešavanja | Dokumentacija | Dokumenti, a potom u redu sa alatima kliknuti na taster (Uvoz/Izvoz podataka).

Sa padajuće liste izabere opciju Uvoz iz mapa.

Program vraća informaciju o broju uvezenih dokumenata. U našem primeru ispiše: New documents: 3.

Odgovorna osoba klikne na taster Potvrdi, te prelazi na pregled primljenih dokumenata u sandučetu Uvoz iz mapa.

4. Pregled uvezenih dokumenata

U zadnjem koraku odgovorna osoba želi da pregleda spisak primljenih dokumenata iz lokalne mape u eDokumentaciju.

Spisak dokumenata filtrira po sandučetu: Uvoz iz mapa GDPR (kao što vidite na slici ispod). Na taj način ograniči prikaz samo na dokumente iz izabranog sandučeta.

Sličan postupak dodatnog filtriranja i razvrstavanja spiska dokumenata je opisan u poglavlju Pretraga u Dokumentaciji.