Confirmarea unei facturi (caz de utilizare)

După primirea unei facturi de intrare, persoana responsabilă o redirecționează de obicei către unul sau mai mulți dintre aprobatatori responsabili pentru confirmarea facturii. Nu cu mult timp în urmă, era secretara care obișnuia să alerge prin companie pentru a obține confirmarea și semnătura facturii. Astăzi, însă, acest proces este controlat automat de documentul eWorkflow Confirm.

Mai jos este un caz de utilizare pentru confirmarea unei facturi cu ajutorul eWorkflow-ului de mai sus.

SUMARUL CAZULUI Persoana responsabilă din Departamentul de Administrare Tecta a primit o factură care necesită confirmarea persoanelor responsabile, astfel încât să poată fi preluată de Departamentul de Contabilitate pentru procesare finală. Pentru ca factura să fie trimisă conducerii pentru aprobat, persoana responsabilă procedează astfel: Selectarea facturii în Documentație și rularea eWorkflow-ului Confirmarea facturii (administrare) Selectarea aprobatatorului Confirmarea facturii (director)

ATENȚIE Pentru ca eWorkflow-ul să funcționeze corect, anumite setări eWorkflow trebuie definite anterior. Definirea acestor setări eWorkflow este un proces unic. Dacă ați făcut deja acest lucru, puteți sări peste acest pas.

1. Selectarea facturii în Documentație și rularea eWorkflow-ului

SUGESTIE Pentru a redirecționa o factură către conducere pentru confirmare, trebuie mai întâi să importați factura în Documentație. Pentru mai multe informații despre procesul de import, consultați capitolul eExchange – Primirea sau importarea.

În formularul Documente , persoana responsabilă folosește câmpul de căutare pentru a găsi factura care va fi trimisă persoanei responsabile pentru confirmare.

Aceasta se face folosind eWorkflow-ul Confirm document.

În bara de instrumente, persoana responsabilă face clic pe (Import/Export date) butonul și selectează eWorkflow-ul Confirm document din meniul derulant.

SUGESTIE Opțiunea de a afișa eWorkflow-ul în meniul Asistenți este activată în setările de bază eWorkflow.

Documentul PANTHEON eWorkflow Confirm începe să ruleze.

2. Confirmarea facturii (administrare)

După ce eWorkflow-ul a fost inițiat, factura cu sarcina de confirmare creată este afișată pe ecranul persoanei responsabile din Departamentul de Administrare.

Sarcina necesită ca persoana responsabilă să Confirm, Respinge sau Confirm și redirecționează factura.

În acest caz, factura va fi confirmată și redirecționată către director, deoarece aprobarea directorului este de asemenea necesară.

Pentru acest scop, persoana responsabilă introduce o notă pentru director în fereastra Comentariu sarcină și redirecționează sarcina către director făcând clic pe Confirm și redirecționează butonul.

3. Selectarea aprobatatorului

Aceasta deschide fereastra Selectați persoana pentru confirmare.

Persoana responsabilă îl selectează pe Daniel Director ca următoarea persoană responsabilă pentru confirmarea facturii și introduce un mesaj în fereastră.

Persoana responsabilă din Departamentul de Administrare face clic pe Finalizare butonul pentru a redirecționa confirmarea facturii către director.

4. Confirmarea facturii (director)

Când se conectează la program, directorul observă pe butonul Sarcini că o nouă sarcină este în așteptare.

Directorul deschide sarcina făcând dublu clic pe ea sau selectând Rulare butonul.

Sarcina necesită ca directorul să Confirm, Respinge sau Confirm și redirecționează factura.

În acest caz, directorul verifică și confirmă factura.

În același timp, directorul introduce un mesaj pentru Departamentul de Contabilitate în fereastra Comentariu sarcină și confirmă factura făcând clic pe Confirm butonul.

Prin schimbarea stării facturii în Documentație în Finalizat, ultimul pas al eWorkflow-ului este finalizat.

Pentru facturile cu starea Finalizat, Departamentul de Contabilitate poate acum crea documente PANTHEON și le poate posta.