O eDokumentaciji

U ovom poglavlju ćemo vam pojasniti osnovne pojmove i pružiti osnovna uputstva i informacije za orijentaciju sa eDokumentacijom.

UPOZORENJE Sve tri funkcionalnosti, eDokumentacija, eRazmena i eProces, su uključene u sve PANTHEON verzije! Usluge eRazmena i eDokumentacija je potrebno aktivirati pre upotrebe.

1. Šta je eDokumentacija?

eDokumentacija je usluga elektronskog skladišta dokumenata i deo je PANTHEON DMS (Document management System - sistema za upravljanje dokumentima).

To je centralno skladište CELOKUPNE dokumentacije koja se upotrebljava i nastaje unutar kompanije, nju primamo i razmenjujemo sa našim poslovnim partnerima i drugim subjektima.

2. Koje vrste eDokumentacije poznajemo?

Na osnovu načina skladištenja dokumenata, možemo razlikovati:

1. »Običnu« eDokumentaciju, koja čuva dokumente u sigurnoj arhivi u oblaku i predstavlja podrazumevani oblik skladištenja dokumenata u PANTHEON-u.
2. Sertifikovana eDokumentacija, koja čuva dokumente u sigurnoj arhivi u oblaku u skladu sa zakonskim zahtevima i
3. Lokalna eDokumentacija, koja čuva dokumente u lokalnoj bazi podataka.

Koji dokument će se čuvati u kom skladištu određeno je vrstom dokumenta, odnosno dodeljenom klasifikacijom.

3. Šta se može čuvati u eDokumentaciji?

U eDokumentaciji se mogu čuvati:

1. svi primljeni i izdati elektronski dokumenti (npr. e-faktura, e-narudžbina, e-otpremnica, elop, ...).
2. primljena i izdata pošta (zajedno sa vođenjem poštanskih knjiga),
3. sva računovodstvena dokumentacija (izvodi računa, zaključci godine, podsetnici, ...),
4. komercijalna dokumentacija (npr. ugovori, aneksi, ...),
5. marketinška dokumentacija (npr. katalog proizvoda, brošure, ...),
6. tehnička dokumentacija (npr. uputstva za upotrebu, garantni listovi, ...),
7. elektronska pošta (npr. elektronska pošta i prilozi iz elektronske pošte) i drugo.

U eDokumentaciji možete čuvati SVE elektronske dokumente koji su prethodno bili čuvani na različitim mestima i u različitim oblicima (papirna dokumentacija - u fasciklama, elektronska - u različitim lokalnim arhivama i slično).

4. Integracija eDokumentacije

eDokumentacija je čvrsto integrisana sa svim PANTHEON funkcijama. U nastavku vam predstavljamo nekoliko primera integracije:

1. Obrazac Dokumenti - Odgovorne osobe mogu pristupiti svim dokumentima u eDokumentaciji putem Dokumenata, koji se nalaze u meniju Podešavanja | Dokumentacija. >>Pogledajte primer.
2. Komercijala/Prodaja - Ukoliko odgovorna osoba u komercijali/prodaji želi da pregleda poslovanje sa pojedinačnim poslovnim partnerom, može pristupiti vezama sa dokumentima u modulu proizvoda, dostupnog preko kartice Dokumentacija i Veze u Šifarniku Subjekta. >>Pogledajte primer.
3. Kadrovska služba - Svaki kadrovski službenik ili službenik drugog odeljenja može opremiti dokument metapodacima u skladu sa potrebama svog rada. Recimo da su potrebni metapodaci o datumu zaključenja ugovora. U tom slučaju, službenik ne mora tražiti podatke u dugačkom dokumentu, već ih može pogledati u fascikli Personalna mapa, na kartici Metapodaci, u Dokumentaciji. >>Pogledajte primer.
4. U Proizvodnji - među detaljima radnog naloga, na kartici Dokumenti, odgovorna osoba u proizvodnji može pregledati koja se dokumentacija odnosi na radni nalog. >>Pogledajte primer.
5. Računovodstvo - računovođa može pristupiti svim dokumentima i povezanim informacijama koje su nastale u procesu njihove obrade. Na primer, u slučaju da računovođa dobije poziv od dobavljača koji želi proveriti gde se zastalo sa plaćanjem njegove fakture. Računovođa to proverava u Log komentarima u Dokumentaciji. Računovođa može pristupiti informacijama: ko, kada i koji zadatak je pokrenut u vezi sa tim dokumentom. >>Pogledajte primer.

5. Povezivanje eDokumentacije sa ostalim modulima

eDokumentacija je korisna sama po sebi, kao brzo dostupna elektronska arhiva kojom se lako upravlja. Međutim, elektronsko upravljanje dokumentima svoju punu vrednost postiže tek kada su uključena druga dva PANTHEON modula - eProcesi i eRazmena.

Uz pomoć eProcesa upravljamo operacijama uvoza, izvoza i obrade dokumenata. Evo nekoliko primera:

• Dokument primljen preko regularne elektronske pošte je skeniran, uvezen u eDokumentaciju i proces potvrđivanja i potpisivanja je započet.
• U eDokumentaciju možemo uvoziti e-fakture sa jedinstvene platforme za elektronsko poslovanje SEF. Proces uvoza e-faktura odvija se putem unapred pripremljenog eProcesa - Prijem e-dokumenata iz SEF-a.
• U eDokumentaciju možemo da uvozimo sve vrste dadoteka iz različitih lokalizacija. Jedan od načina uvoza je uvoz dokumenata iz lokalnog skladišta na vašem računaru ili iz fascikli sa vašeg, kompanijskog servera. Program proverava koje dadoteke još nisu uvezene i uvozi ih preko sandučića za razmenu i eProcesa - Uvoz iz fascikli i prema tome ih klasifikuje, itd.

6. Šta omogućava eDokumentacija?

Sa eDokumentacijom, vaši dokumenti se čuvaju u sigurnoj arhivi u oblaku i dostupni su bez obzira na lokaciju na kojoj se nalazite. Omogućava:

1. Pretragu dokumenata i podataka - Kompanija svakodnevno prima i izdaje mnogo dokumentacije. Dakle, omogućena je Pretraga dokumenata u Dokumentaciji.
2. Sledljivost - Preko Veza vidimo informacije o povezanim dokumentima. Veze dokumenata možemo otvoriti dvostrukim klikom na broj povezanog dokumenta, gde su nam odmah dostupne dodatne informacije koje su nam potrebne.
3. Prijemom dokumenata, na primer fakture; primamo i njihove osnovne podatke: datum i mesto izdavanja, iznos, ko je pošiljalac itd. Potom, kada faktura prođe kroz proces likvidacije, možemo je opremti dodatnim metapodacima, koji nam pomažu pri logičnom postavljaju dokumenata unutar organizacije. Metapodaci pojedinačnog dokumenta su privezani za dokument i vidljivi na svim obrascima u PANTHEON-u. To poslednje se utvrđuje na osnovu pojedinačne klasifikacije dokumenata u Klasifikacijskom planu.
4. Dodavanje datoteka - U eDokumentaciju se mogu uvesti sve vrste datoteka. Često su dokumenti u PANTHEON-u (na primer, fakture), sastavljeni iz nekoliko datoteka koje zajedno čine konačne informacije (faktura, specifikacija fakture itd). Datoteke se mogu uvesti na različite načine.
5. Uvid u komunikaciju u procesu obrade dokumenata - U eDokumentaciji imamo uvid u komunikaciju koja se odvijala tokom obrade dokumenata. Ceo događaj, u vezi sa pojedinačnim dokumentom, možemo pregledati u Log-u komentara. Dostupne su nam informacije o tome: ko, kada i koji je zadatak pokrenut u vezi sa svakim pojedinačnim dokumentom.
6. Uvoz dokumenata iz različitih izvora - Dokumenti se mogu uvoziti iz različitih izvora, skeniranjem ih preuzimamo iz SEF-a, preuzimamo iz elektronske pošte, uvozimo iz lokalne fascikle, PANTHEON dokumenata, izjava i slično.
7. Izvoz dokumenata iz eDokumentacije - dokumenti i priložene datoteke mogu se izvoziti iz eDokumentacije u elektronskom obliku (npr. kao e-faktura) ili kao štampani dokumenti u papirnom obliku.
8. Za upotrebu eDokumentacije, potrebno je prethodno aktivirati i definisati odgovarajuća podešavanja (arhiva, klasifikacijski plan, sandučići i slično).

U nastavku poglavlja vam predstavljamo: