Za pravilnost poreskih evidencija su poreski obveznici dužni da vode knjigu datih avansa. U tu svrhu kreiramo dokumente u vrsti dokumenta za date avanse.

Dokument za dati avans ne utiče na skladišnu evidenciju, zato možemo da ga kreiramo i dodavanjem narudžbine na dokument.

Za praćenje datih avansa koristimo sledeći postupak:

1. Knjižimo izvod ŽR

Za dati avans dobavljaču knjižimo izvod ŽR. Za vezni dokument smo upotrebili broj predračuna dobavljača.

Po prijemu računa za avans isti unesemo kao dokument u vrsti dokumenta za date avanse.

Avasni račun može biti u jednom poreskom periodu a primljena faktura u drugom poreskom periodu. Obračunati PDV po avansu će biti u Obračunu PPPDV u poreskom periodu datog avansa. U poreskom periodu primljene fakture, će obračunati PDV po fakturi biti anuliran kreiranjem negativnog avansnog računa, koji uvek ima datum primljene fakture.

Datum računa za avans je i datum, pod kojim će iznos biti uključen u poreske evidencije!

3. Knjižimo fakturu za dati avans

Iz automatskog knjiženja primljenih računa ili iz panela Knjiženje  na dokumentu knjižimo fakturu za dati avans. Za vezni dokument upotrebimo interni broj dokumenta. Pozicije naloga za knjiženje:

Kada primimo robu ili uslugu, za koje smo dali avans, kreiramo fakturu prijema po standardnom postupku.

5. Povežemo fakturu sa avansom (negativni avansni račun)

Kada unesemo primljenu fakturu, u panelu Avansi  ćemo kreirati negativni avansni račun sa datumo primljene fakture, odnosno povezati avans sa primljenim računom, tako što ćemo u polje "Izabrano" da upišemo iznos koji je uplaćen i da označimo taj avans za povezivanje - čekirano polje "O". Klikom na taster   kreiramo negativni avansni račun u iznosu koji smo povezali sa primljenom fakturom:

Povezane negativne i pozitivne avansne račune nalazimo u panelu Veze l Povezano s avansom, odakle možemo da ih otvorimo dvoklikom na broj dokumenta. 

Prilikom kreiranja negativnog avansnog računa u njmu se popunjavaju vezni dokumenti: - Vezni dokument 1: interni broj avansnog računa, iz kojeg je negativni avansni račun bio automatski kreiran - Vezni dokument 2: interni broj računa (izdatog/primljenog), sa kojim je negativni avansni račun povezan

Knjiga datih avansa u tom trenutku izkazuje izravnato stanje datih avansa i negativnih vrednosti iz negativnog računa za avans.

6. Automatski knjižimo negativni avansni račun

Pozicije naloga za knjiženje:

7. Automatski knjižimo primljeni račun

Pozicije naloga za knjiženje:

8. Povežemo dati avans sa primljenom fakturom

U meniju za zatvaranje avansa povežemo dati avans sa primljenom fakturom

Pozicije naloga za knjiženje, koji je kreiran automatskim zatvaranjem avansa:

Postupak možemo da izvedemo i drugačije, npr. tako, da kreiramo račun za dati avans pre nego što knjižimo izvod. Tako možemo za vezni dokument da upotrebimo samo broj datog avansa (interni broj dokumenta).

9. Knjiga datih avansa

Ako ispišemo knjigu datih avansa za oba poreska perioda zajedno, vidimo da je saldo vrednosti dokumenata i PDV-a jednak 0, odnosno da je sa negativnim avansom vrednost anulirana.