Tabela dokumentov
Na obrazcu Dokumenti so dokumenti v dokumentaciji prikazani v Tabeli dokumentov.
V tabeli se prikažejo osnovni oz. glavni podatki dokumenta npr. status, arhiv, datum dokumenta, podatki o subjektu, klasifikaciji in šifra hrambe. Prikaz si lahko spreminjamo z različnimi Filtri.
Seznam v tabeli je sestavljen iz naslednjih stolpcev:
|
Status
|
V polju je prikazan status dokumenta.
Število in nazivi statusov so poljubni. V PANTHEON sta prednastavljena dva statusa dokumenta:
- P – potrjeno: pomeni, da je dokument s tem statusom bil potrjen s strani odgovorne osebe
- N – nepotrjen: pomeni, da dokument s tem statusom še ni bil potrjen s strani odgovorne osebe.
Na voljo so možnosti, ki jih kreiramo na vrsti dokumenta arhiv, v Šifrant vrst dokumentov na zavihku Statusi.
 |
NAMIG
Za pomoč pri kreiranju statusov dokumentov si poglejte navodilo opisano v poglavju Arhiv.
|
|
|
Ključ
|
V polju je zapisan unikatni ključ oz. identifikator dokumenta. To preprosto povedano pomeni, da sme v tej tabeli ali obrazcu obstajati en sam zapis s tem primarnim ključem. Če poskušamo vnesti zapis s številko primarnega ključa, ki že obstaja, program javi napako.
|
|
Arhiv
|
V polju je zapisan podatek o arhivu, v katerega smo uvrstili dokument. Vrste dokumentov arhiva imamo kreirane v obrazcu Šifrant vrst dokumentov. Arhiv in hramba se dokumentu določita iz nastavitev klasifikacije.
V določen arhiv lahko prihajajo dokumenti iz različnih nabiralnikov, kar določimo v meniju Nastavitve | Program | Administratorska konzola na panelu Nastavitve | Dokumentacija | Nabiralniki.
|
NAMIG
Imamo lahko poljubno število arhivov. Če vodimo arhive npr. po poslovnih enotah, po lokacijah imamo lahko za vsako posamezno lokacijo oz. poslovno enoto kreiran svoj Arhiv.
|
|
|
Datum
|
V polju sta zapisana datum in ura kreiranja izbranega dokumenta.
|
|
Datum zapadlosti
|
V polju je zapisan podatek o datumu zapadlosti se prenese s klasifikacije.
|
|
Subjekt
|
V polju je zapisan subjekt na katerega se dokument navezuje. Ta se prenese iz obrazca Šifrant subjektov.
|
|
Naziv subjekta 2
|
V polju je zapisan naziv 2 subjekta oz. daljši naziv subjekta. Ta se prenese iz obrazca Šifrant subjektov, polja Naziv2.
|
|
Klasifikacija
|
V polju je zapisan naziv klasifikacije izbranega dokumenta. Klasifikacija omogoča poleg klasifikacije dokumentov določa tudi ravnanje s tem dokumentom (hramba).
|
|
Naziv
|
V polju je zapisan naziv dokumenta, ki je samodejno generiran iz modula, v katerem je bil dokument kreiran npr. prejet iz bizBoxa, skeniran dokument, e- dokumenta.
|
|
Opomba
|
V polje vpišemo poljubno opombo k dokumentu.
|
|
ID hrambe
|
V polju je zapisano ime hrambe, kjer je dokument shranjen. Hrambe so kreirane v meniju Nastavitve | Program | Administratorska konzola na panelu Nastavitve | Dokumentacija | Hramba oz. se dokumentu pripiše določena hramba ob izbiri klasifikacije dokumenta.
|
|
ID nabiralnika
|
V polju je zapisan nabiralnik od koder je bil dokument poslan ali prejet. Nabiralniki so kreirani v meniju Nastavitve | Program | Administratorski konzoli na panelu Nastavitve | Dokumentacija | Nabiralniki.
|
|
Namig
Stolpce v tabeli si lahko prilagajate. Z desnim klikom na katerikoli naziv stolpca in izbiro možnosti Urejanje | Izbira stolpcev se odpre okno Prilagajanje, kjer lahko dodamo ali odstranimo prikaz stolpcev.
|