Implementacija eProcesa u preduzeće

Kompanija može, sa svojim sručnjacima ili uz pomoć PANTHEON pristalica, da uređuje eProcese po meri kompanije.

Za uspešnu implementaciju eProcesa preporučujemo da sledite sledeće korake:

1. Popis procesa

Svakaka kompanija treba da bude upoznata sa svojim poslovnim procesima. Ovde ne mislimo na sve procese, već na ključne, kojih je u kompaniji okvirno 20%.

Kompanija i odgovorne osobe u kompaniji moraju da popišu sve ključne poslovne i radne procese koji će biti digitalizovani. Pri popisu procesa, takođe se mora definisati: vrsta procesa, akteri procesa i tokovi unutar procesa. Akteri u procesu moraju dobro razumeti svoje uloge i informacije kako bi uspešno obavljali svoj posao i bili usklađeni sa drugima.

Proces mora imati jasan put; njegova suština/smisao i određivanje gde se proces završava. Za svaki proces koji kompanija opisuje, opis i dijagram toka, treba da budu definisanji u skladu sa tim. Loše planirani proces je velika prepreka na putu ka uspehu.

SAVET Pri implementaciji eProcesa u kompaniju (prema potrebama), ključna je podrška rukovodstva i saradnja zaposlenih koji poznaju poslovne procese kompanije. Oni moraju aktivno učestvovati i identifikovati se sa projektom.

2. Opis procesa

Opis procesa znači da odgovorne osobe u kratkim rezimeima definišu tok unutar procesa i sve aktere.

Oni jasno opisuju početak i kraj procesa, njegov smisao, odnosno centralni cilj, kao i ključne osobe i zadatke koje obavljaju.

Takođe, oni specifikuju tok robe/usluga i informacija. Na primer, kad se izvrši određeni zadatak ili usluga, kada se pregleda ili priloži određeni dokument, kada se donese određena odluka (potvrđivanje, odbijanje) i slično.

U nastavku možete videti primer opisa procesa, koji je pripremila kompanija za proces ulaznih faktura i koji je specifičan za njihovu kompaniju.

3. Izrada dijagrama protoka

Kompanija može podržati opis radnog procesa crtanjem dijagrama 'ručno' ili pomoću alata za crtanje. Crtanjem toka dijagrama, jasno se definiše akter i tok unutar procesa.

Što je proces bolje definisan, to je bolje i brže proces na kraju digitalizovan i konvertovan u eProces.

Na slici ispod je primer crtanja dijagrama toka procesa kompanije, za obradu ulaznih/primljenih faktura.

4. Optimizacija i kombinovanje procesa

Optimizacija i kombinovanje radnih procesa znači da u radnim procesima nalazimo spojeve pojedinačnih procesa i tako kombinujemo nekoliko koraka ili kombinujemo nekoliko radnih procesa u jedan.

Na primer, upotrebljava se unapred pripremljeni eProces preko Web servisa, u kombinaciji sa prilagođenim eProcesima (kao što je prikazano u sledećoj tački).

5. Integracija

Integracija eProcesa znači da odgovorna osoba u kompaniji ili stručnjak za PANTHEON uz pomoć obrasca Oblikovanja poslovnih procesa konvertuje procese kompanije kupca u eProcese. Dakle, digitalizuje ih i uređuje po potrebi stranke i integriše u PANTHEON.

PANTHEON konsultant je u primerima u nastavku, kombinovao unapred pripremljene eProcese (već integrisane) i eProcese koji su bili oblikovani po potrebi kompanije (iz opisa procesa, vidi tačku 2).

1. Skeniranje i uvoz dokumenata

Korišćen je unapred pripremljen eProces Skeniranje i uvoz dokumenata koji ispunjava zahteve stranke:

1. POČETAK - Primljen račun.
2. Dobavljač šalje fakturu (PDF ili fizički).
3. Sekretarijat prima i uvozi, skenira primljene fakture;

1. Skenira:

• svaku fakturu posebno
• bira klasifikacije,
• bira subjekta.

Sa leve strane na slici iznad je zahtev iz procesa stranke, a desno unapred pripremljeni eProces.

2. Pregled i potvrđivanje računa

Nakon uvoza dokumenta (pripremljene fakture), u zavisnosti od izabrane klasifikacije pokreće se prilagođeni eProces (ispod) za pregled i potvrđivanje fakture.

Sledi zahteve stranke:

2.1. Unos pripremljene fakture od strane sekretarijata u knjigu primljene pošte - Dokumentacija.

a. Definišu se metapodaci:

• Datum prijema,
• Vrednost.

b. Određuje se verifikator sa liste:

• Uvek osoba koja je napravila narudžbinu.
• Bira se ručno, od strane sekretarijata.

Levo na slici, zahtev iz procesa stranke i desno prilagođen eProces, za određivanje metapodataka i izbor verifikatora

2.2. Potvrđivanje.

1. Dokument je preusmeren na prvog verifikatora.
2. Po potrebi ga prvi verifikator preusmerava na drugog verifikatora.
3. Po konačnoj potvrdi, ide na potvrdu direktoru.

2.3. Po zaključivanju potvrđivanja, faktura odlazi na konačnu potvrdu direktoru (dobija zadatak pregleda).

Levo na slici je zahtev iz procesa stranke, a desno izvoz iz prilagođenog eProcesa, za proces odobravanja dokumenta od prvog verifikatora do direktora.

3. Odbijanje dokumenta

Ukoliko u procesu potvrđivanja, odgovorna osoba odbije dokument, pokreće se poseban eProces (prilagođen) za odbijanje dokumenta.

Levo na slici zahteva iz procesa stranke i desno prilagođen eProces, za odbijanje fakture.

4. Kreiranje fakture

Ukoliko je dokument (u procesu potvrđivanja) najzad odobren, poslednji korak je pokretanje eProcesa za kreiranje novog zapisa u PANTHEON-u.

Levo na slici je zahtev iz procesa stranke, a desno šema eProcesa Kreiranje PANTHEON dokumenta iz skeniranog dokumenta.