Implementarea eWorkflow în compania dumneavoastră
O companie poate crea eWorkflows adaptate nevoilor sale folosind propriii experți sau cu ajutorul consultanților PANTHEON.
Pentru a implementa cu succes eWorkflow, se recomandă să urmați pașii de mai jos:
Fiecare companie ar trebui să aibă fluxurile de lucru (procesele de afaceri) definite corespunzător. Acest lucru nu se referă la toate procesele companiei, ci la procesele cheie, care reprezintă aproximativ 20% din toate procesele companiei.
Compania și persoanele responsabile trebuie să descrie toate procesele cheie de afaceri și de lucru care urmează să fie digitalizate. Acest lucru ar trebui să includă și definirea tipurilor de procese, părților interesate ale procesului și fluxului (mișcărilor) între procese. Părțile interesate ale procesului trebuie să aibă o înțelegere bună a rolurilor și informațiilor lor pentru a-și desfășura activitatea eficient și în coordonare cu ceilalți.
Fluxul procesului trebuie să fie clar definit de la punctul de pornire până la punctul final, cu un scop bine stabilit. Pentru fiecare proces descris de companie, o descriere și diagramă de flux ar trebui să fie definite corespunzător. Un proces prost proiectat poate reprezenta un obstacol major pentru succes.
 |
SUGESTIE
Cheia implementării unui eWorkflow personalizat într-o companie este sprijinul conducerii și participarea angajaților care sunt familiarizați cu procesele de afaceri ale companiei. Aceștia trebuie să fie implicați activ în proiect și să se identifice cu acesta.
|
Descrierea procesului înseamnă că persoanele responsabile definesc fluxul (mișcările) în proces și toate părțile interesate în rezumate scurte.
Punctele de pornire și de final ale procesului, scopul și obiectivul central, precum și persoanele cheie și sarcinile pe care le îndeplinesc trebuie să fie clar definite.
În plus, fluxul de bunuri/servicii și informații trebuie specificat. De exemplu, când se efectuează o anumită sarcină sau serviciu, când se verifică sau se atașează un document specific, când se ia o decizie specifică (aprobare, respingere etc.) și așa mai departe.
Mai jos puteți vedea un exemplu de descriere a procesului pregătit de o companie pentru procesul de primire a facturilor intrate specifice companiei lor.
Compania poate sprijini descrierea procesului de lucru prin desenarea unei diagrame de flux, fie manual, fie utilizând instrumente de diagramă de flux. Prin desenarea unei diagrame de flux, compania identifică clar părțile interesate și fluxul din cadrul procesului.
Cu cât procesul este mai bine definit, cu atât procesul este digitalizat mai bine și mai rapid și, în cele din urmă, transformat într-un eWorkflow.
Imaginea de mai jos arată un exemplu de diagramă de flux a procesului unei companii pentru procesarea facturilor primite.
Optimizarea și combinarea fluxurilor de lucru înseamnă identificarea punctelor de contact între fluxurile de lucru individuale, combinând astfel mai mulți pași sau chiar combinând mai multe fluxuri de lucru într-unul singur.
De exemplu, puteți utiliza un eWorkflow predefinit descărcat prin intermediul Web Service în combinație cu eWorkflows personalizate (așa cum se arată în secțiunea următoare).
Integrarea eWorkflow înseamnă că persoana responsabilă din companie sau un expert PANTHEON transformă procesele companiei clientului în eWorkflows utilizând formularul Workflow Design . În acest fel, procesele sunt digitalizate, proiectate conform nevoilor clientului și integrate în PANTHEON.
În exemplele de mai jos, consultantul PANTHEON a utilizat o combinație de eWorkflows predefinite (deja integrate) și eWorkflows care au fost personalizate (din descrierea procesului, vezi secțiunea 2):
1. Scanarea și importarea documentelor
Un eWorkflow predefinit Scanează și importă documente a fost utilizat pentru a îndeplini cerințele clientului:
- START – Factura primită.
- Furnizorul trimite o factură (ca PDF sau în formă de hârtie).
- Departamentul de administrație al companiei importă și scanează facturile primite.
1. Persoana responsabilă face următoarele:
- scanează fiecare factură separat;
- selectează clasificările corespunzătoare,
- selectează subiectul corespunzător.
Imaginea din stânga de mai sus afișează cererea din procesul clientului, iar imaginea din dreapta afișează eWorkflow-ul predefinit.
2. Verificarea și confirmarea facturii
După ce documentul (factura primită) a fost importat, în funcție de clasificarea selectată, se pornește un eWorkflow personalizat (vezi imaginea de mai jos) pentru a verifica și confirma factura.
eWorkflow-ul este definit conform cerințelor clientului:
2.1 Factura primită este introdusă de departamentul de administrație în registrul de corespondență primită – Documentație.
a. Sunt definite următoarele metadate:
b. Este specificat superiorul (aprobatorul) din listă:
- Întotdeauna persoana care gestionează comanda.
- Selectat manual de departamentul de administrație.
Imaginea din stânga afișează cererea din procesul clientului, iar imaginea din dreapta afișează eWorkflow-ul personalizat pentru definirea metadatelor și selectarea aprobatorului.
2.2 Confirmare
- Documentul este redirecționat către primul aprobator.
- Dacă este necesar, primul aprobator îl redirecționează către al doilea aprobator.
- După confirmare, documentele sunt redirecționate către director pentru confirmarea finală.
2.3 Odată ce confirmarea este completă, factura ajunge la director pentru confirmarea finală (care primește o sarcină de verificare a documentului).
Imaginea din stânga afișează cererea din procesul clientului, iar imaginea din dreapta afișează un extras din eWorkflow-ul personalizat pentru procesul de confirmare a documentului (de la primul aprobator la director).
3. Respingerea documentului
Dacă un document este respins de persoana responsabilă în timpul procesului de confirmare, se pornește un eWorkflow separat (personalizat) pentru respingerea documentului.
Imaginea din stânga afișează cererea din procesul clientului, iar imaginea din dreapta afișează eWorkflow-ul personalizat pentru respingerea documentului.
4. Crearea facturii
În ultimul pas, cu condiția ca documentul (în procesul de confirmare) să fie confirmat în final, se pornește eWorkflow-ul pentru a crea un nou înregistrare în PANTHEON.
Imaginea din stânga afișează cererea din procesul clientului, iar imaginea din dreapta afișează diagrama de flux eWorkflow Creează document PANTHEON din documentul scanat.