Implementierung von eWorkflow in Ihrem Unternehmen
Ein Unternehmen kann eWorkflows erstellen, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind unter Verwendung eigener Experten oder mit Hilfe von PANTHEON-Beratern.
Um eWorkflow erfolgreich zu implementieren, wird empfohlen, die folgenden Schritte zu befolgen:
Jedes Unternehmen sollte seine Workflows (Geschäftsprozesse) ordnungsgemäß definieren. Dies bezieht sich nicht auf alle Unternehmensprozesse, sondern auf die Schlüsselprozesse, die etwa 20 % aller Unternehmensprozesse ausmachen.
Das Unternehmen und die verantwortlichen Personen müssen beschreiben alle Schlüssel- Geschäfts- und Arbeitsprozesse, die digitalisiert werden sollen. Dies sollte auch die Definition von Prozessarten, Prozessbeteiligten und Fluss (Bewegungen) zwischen den Prozesseneinschließen. Die Prozessbeteiligten müssen ein gutes Verständnis ihrer Rollen und Informationen haben, um ihre Arbeit effektiv und in Abstimmung mit anderen auszuführen.
Der Prozessfluss muss klar vom Start- bis zum Endpunkt definiert werden, mit einem klaren Zweck. Für jeden vom Unternehmen beschriebenen Prozess sollte eine Beschreibung und Flussdiagramm entsprechend definiert werden. Ein schlecht gestalteter Prozess kann ein großes Hindernis für den Erfolg darstellen.
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HINWEIS
Der Schlüssel zur Implementierung eines maßgeschneiderten eWorkflows in einem Unternehmen ist die Unterstützung des Managements und die Teilnahme von Mitarbeitern, die mit den Geschäftsprozessen des Unternehmens vertraut sind. Sie müssen aktiv in das Projekt eingebunden sein und sich damit identifizieren.
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Die Prozessbeschreibung bedeutet, dass die verantwortlichen Personen den Fluss (Bewegungen) im Prozess und alle Beteiligten in kurzen Zusammenfassungen definieren.
Die Start- und Endpunkte des Prozesses, sein Zweck und zentrales Ziel sowie die Schlüsselpersonen und Aufgaben, die sie ausführen, müssen klar definiert werden.
Darüber hinaus muss der Fluss von Waren/Dienstleistungen und Informationen spezifiziert werden. Zum Beispiel, wann eine bestimmte Aufgabe oder Dienstleistung ausgeführt wird, wann ein bestimmtes Dokument geprüft oder angehängt wird, wann eine bestimmte Entscheidung getroffen wird (Genehmigung, Ablehnung usw.) und so weiter.
Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für eine Prozessbeschreibung, die von einem Unternehmen für den Prozess des Empfangs eingehender Rechnungen erstellt wurde, die spezifisch für ihr Unternehmen sind.
Das Unternehmen kann die Beschreibung des Arbeitsprozesses unterstützen, indem es ein Flussdiagramm zeichnet, entweder manuell von Hand oder mit Hilfe von Flussdiagramm-Tools. Durch das Zeichnen eines Flussdiagramms identifiziert das Unternehmen klar die Beteiligten und den Fluss innerhalb des Prozesses.
Je besser der Prozess definiert ist, desto besser und schneller wird der Prozess letztendlich digitalisiert und schließlich in einen eWorkflowumgewandelt.
Das Bild unten zeigt ein Beispiel für ein Flussdiagramm eines Unternehmensprozesses zur Bearbeitung eingehender/erhaltener Rechnungen.
Workflows optimieren und kombinieren bedeutet, dass Kontaktpunkte zwischen einzelnen Workflows identifiziert werden, wodurch mehrere Schritte oder sogar mehrere Workflows zu einem kombiniert werden.
Zum Beispiel können Sie einen vordefinierten eWorkflow verwenden, der über den Webservice heruntergeladen wurde, in Kombination mit benutzerdefinierten eWorkflows (wie im folgenden Abschnitt gezeigt).
Die Integration des eWorkflows bedeutet, dass die verantwortliche Person des Unternehmens oder ein PANTHEON-Experte die Prozesse des Kundenunternehmens in eWorkflows mithilfe des Workflow-Design Formulars umwandelt. Auf diese Weise werden die Prozesse digitalisiert, gemäß den Bedürfnissen des Kunden gestaltet und in PANTHEON integriert.
In den folgenden Beispielen verwendete der PANTHEON-Berater eine Kombination aus vordefinierten eWorkflows (bereits integriert) und eWorkflows, die angepasst wurden (aus der Prozessbeschreibung, siehe Abschnitt 2):
1. Scannen und Importieren von Dokumenten
Ein vordefinierter eWorkflow Scannen und Importieren von Dokumenten wurde verwendet, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen:
- START – Rechnung erhalten.
- Der Lieferant sendet eine Rechnung (als PDF oder in Papierform).
- Die Verwaltungsabteilung des Unternehmens importiert und scannt die erhaltenen Rechnungen.
1. Die verantwortliche Person führt Folgendes aus:
- scannt jede Rechnung einzeln;
- wählt die entsprechenden Klassifizierungen aus,
- wählt das entsprechende Thema aus.
Das linke Bild oben zeigt die Anfrage aus dem Prozess des Kunden und das rechte Bild zeigt den vordefinierten eWorkflow.
2. Überprüfung und Bestätigung der Rechnung
Nachdem das Dokument (Rechnung erhalten) importiert wurde, wird je nach ausgewählter Klassifizierung ein benutzerdefinierter eWorkflow (siehe das Bild unten) gestartet, um die Rechnung zu überprüfen und zu bestätigen.
Der eWorkflow wird gemäß den Anforderungen des Kunden definiert:
2.1 Die erhaltene Rechnung wird von der Verwaltungsabteilung in das Register der erhaltenen Post – Dokumentation – eingegeben.
a. Die folgenden Metadaten werden definiert:
b. Der Vorgesetzte (Genehmiger) aus der Liste wird angegeben:
- Immer die Person, die die Bestellung verwaltet.
- Manuell von der Verwaltungsabteilung ausgewählt.
Das linke Bild zeigt die Anfrage aus dem Prozess des Kunden und das rechte Bild zeigt den angepassten eWorkflow zur Definition von Metadaten und zur Auswahl des Genehmigers.
2.2 Bestätigung
- Das Dokument wird an den ersten Genehmiger weitergeleitet.
- Falls erforderlich, leitet der erste Genehmiger es an den zweiten Genehmiger weiter.
- Nach der Bestätigung wird das Dokument an den Direktor zur endgültigen Bestätigung weitergeleitet.
2.3 Sobald die Bestätigung abgeschlossen ist, geht die Rechnung an den Direktor zur endgültigen Bestätigung (der eine Aufgabe erhält, um das Dokument zu überprüfen).
Das linke Bild zeigt die Anfrage aus dem Prozess des Kunden und das rechte Bild zeigt einen Auszug aus dem angepassten eWorkflow für den Dokumentenbestätigungsprozess (vom ersten Genehmiger zum Direktor).
3. Dokument ablehnen
Wenn ein Dokument von der verantwortlichen Person während des Bestätigungsprozesses abgelehnt wird, wird ein separater (benutzerdefinierter) eWorkflow zur Ablehnung des Dokuments gestartet.
Das linke Bild zeigt die Anfrage aus dem Prozess des Kunden und das rechte Bild zeigt den angepassten eWorkflow zur Ablehnung des Dokuments.
4. Rechnung erstellen
Im letzten Schritt, vorausgesetzt, das Dokument (im Bestätigungsprozess) wird schließlich bestätigt, wird der eWorkflow gestartet, um einen neuen Datensatz in PANTHEON zu erstellen.
Das linke Bild zeigt die Anfrage aus dem Prozess des Kunden und das rechte Bild zeigt das Flussdiagramm des eWorkflows Erstellen Sie ein PANTHEON-Dokument aus dem gescannten Dokument.