Crearea documentelor de emitere

Acest capitol prezintă un exemplu despre cum să creați un nou document de emitere în PANTHEON.

În acest exemplu de creare a unui document de emitere, funcționalitatea de creare a unui document prin adăugare va fi prezentată. Funcționalitatea permite crearea documentelor de emitere prin adăugarea liniilor de articole direct din comenzile de vânzare.

Procesul de creare a documentelor de emitere este prezentat folosind exemplul de mai jos.

REZUMATUL CAZULUI Sally Sales, șefa departamentului de vânzări en-gros la Tecta, a primit două comenzi de la clientul Ikea Europe. Ea dorește să creeze un document de emitere folosind funcționalitatea de creare a unui document prin adăugare din comenzi. Ea dorește să imprime documentul, să emită o eFactura, apoi să salveze documentul în eDocumentație și să posteze factura. Întregul proces se desfășoară astfel: 1. Selectarea tipului corespunzător de document de emitere 2. Crearea unui nou document de emitere 3. Introducerea datelor în antetul documentului de emitere 4. Introducerea liniilor de articole în documentul de emitere 5. Verificarea valorilor, adăugarea unui discount și a unei note 6. Imprimarea documentului de emitere 7. Exportarea eDocumentului de emitere și transferarea acestuia în eDocumentație 8. Postarea documentului de emitere

1. Selectarea tipului corespunzător de document de emitere

Pentru a începe introducerea unui nou document de emitere, persoana responsabilă din departamentul de vânzări en-gros trebuie mai întâi să selecteze tipul de document de emitere.

INDICAȚIE Tipul de emitere Document afectează atât mișcarea bunurilor, cât și fluxul de numerar, în timp ce tipul de emitere Intern afectează doar mișcarea bunurilor, iar tipul de emitere Colectiv doar fluxul de numerar. Există, de asemenea, documente de emitere pentru POS, Plată în avans și Utilizare proprie .

Persoana responsabilă deschide meniul Bunuri | Emitere | Document și selectează tipul de document 3000 - Vânzare din listă.

Persoana responsabilă creează apoi un nou document și completează datele principale și liniile de articole.

2. Crearea unui nou document de emitere

Persoana responsabilă dorește să introducă toate liniile de articole din cele două comenzi de mai jos ale clientului Ikea Europe d.d. în documentul de emitere selectat.

INDICAȚIE Înainte ca articolele comandate să fie emise, stocul acestora poate fi verificat folosind opțiunea Răsfoire stoc.

Formularul documentului 3000 - Vânzare apare pe ecran.

Pentru a crea un nou document, butonul din bara de instrumente buton if gte vml 1 endifif !vml(Inserare înregistrare) este selectatendif .

Dintre butonurile de navigare, o nouă înregistrare  apare în câmpul Număr, căruia i se atribuie un nou număr consecutiv și este salvat după ce se face clic pe butonul Post editare.

INDICAȚIE Numărul documentului constă din anul cu două cifre, ID-ul tipului de document și numărul serial al documentului.

Persoana responsabilă începe apoi să introducă date în antetul documentului.

3. Introducerea datelor în antetul documentului de emitere

Documentul de emitere este împărțit în trei părți: antetul documentului, liniile documentului și bara de valori.

Persoana responsabilă introduce mai întâi date în câmpurile Client și Destinatar ale antetului documentului.

Persoana responsabilă a primit comanda de la clientul IKEA Europe, d.d., astfel încât persoana responsabilă introduce numele Ikea în câmpul Client și selectează ID-ul oferit din lista derulantă, care afișează date din registrul Subiecte .

Subiectul dorit este selectat din listă, iar detaliile acestuia sunt completate automat în documentul de emitere în câmpurile Client și Destinatar implicit.

INDICAȚIE Dacă clientul și destinatarul nu sunt aceiași, detaliile pot fi modificate. Dacă lucrați cu un client nou și nu l-ați introdus încă în program, puteți face acest lucru în registrul Subiecte . Pentru o vizualizare mai detaliată, consultați capitolul care prezintă un exemplu despre cum să introduceți un client nou.

Următoarele câmpuri sunt completate automat cu date din registrul Subiecte :

• Data avizului de însoțire
• Data facturii
• Data TVA
• Departament
• Vânzare către
• Valută
• Zile de plată
• Tip tranzacție
• Text
• Livrare prin
• Termeni/Loc
• Metodă de plată
• Nivel de preț

Datele sunt verificate de persoana responsabilă și corectate dacă este necesar.

În câmpul Comandă, numărul și data documentelor legate de factură sunt introduse. În acest caz, persoana responsabilă introduce numerele comenzilor 24-0100-000001 și 02 și selectează datele corespunzătoare.

INDICAȚIE Numele câmpurilor Comandă și Aviz de însoțire sunt setate în registrul Tipuri de documente .

Persoana responsabilă definește, de asemenea, Funcționar (adică persoana responsabilă), în acest caz, persoana responsabilă se alege pe sine, în timp ce valoarea din câmpul Funcționar nu poate fi modificată.

Acest lucru finalizează procesul de introducere a tuturor datelor principale în antetul documentului, așa cum este prezentat în imaginea de mai sus. Persoana responsabilă introduce apoi liniile de articole în documentul de emitere.

4. Introducerea liniilor de articole în documentul de emitere

Persoana responsabilă definește depozitul în care se află bunurile care urmează să fie emise.

Depozitul En-gros este selectat din lista derulantă a câmpului Depozit. Persoana responsabilă poate alege dintre depozitele specificate în registrul Subiecte .

Persoana responsabilă dorește să emită bunuri din două comenzi, astfel încât persoana responsabilă alege să creeze un document de emitere prin adăugare.

INDICAȚIE Dacă doriți să creați o emitere pentru o singură comandă de vânzare, puteți crea documentul de emitere pe comanda de vânzare făcând clic pe butonul (Creare).

Pe documentul de emitere, persoana responsabilă face clic pe if gte vml 1 endifif !vmlbutonul din bara de instrumente (Adăugare) și fereastra Adăugare documente/linii la aviz de însoțire se deschide.

Aici, persoana responsabilă selectează comenzile de vânzare din care liniile de articole ar trebui transferate în documentul de emitere.

Mai întâi, criteriile de limitare sunt definite prin bifarea butonului radio CV (comenzi de vânzare), introducând 1.4.2022 în câmpul Data de la, selectând Depozitul En-gros și făcând clic pe butonul Selectare.

În fila Selectare documente, comenzile de vânzare dorite 24-0100-000001 și 02 sunt afișate. Persoana responsabilă le selectează pe ambele și apoi face clic pe butonul săgeți if gte vml 1 endifif !vmlendif pentru a le transfera în Linii de transferat.

Făcând clic pe butonul Adăugare, liniile de articole sunt adăugate la documentul 24-3000-000001.

Programul completează automat restul datelor principale în linia de articole (preț, valoare, TVA etc.), așa cum este specificat în registrul Articole .

INDICAȚIE În fila Legături, puteți vedea documentele legate pe toate documentele.

Dacă liniile de articole sunt introduse manual, persoana responsabilă poate naviga între coloane folosind tasta ENTER și se poate muta pe un rând nou folosind tasta de navigare . Liniile de articole sunt introduse în coloana Articol sau Nume într-un rând gol.

5. Verificarea valorilor, adăugarea unui discount și a unei note

Persoana responsabilă verifică valoarea totală și valoarea TVA în bara de valori.

În câmpul Discount 1 câmp, se introduce un discount de 5% din valoarea totală.

Valoarea totală a documentului de emitere este astfel 7.500,00 EUR, inclusiv TVA de 1.567,50 EUR și un discount de 375,00 EUR.

O notă este adăugată documentului, care va fi vizibilă și pe raportul documentului.

Acest lucru se face făcând clic și introducând text în câmpul Notă document. Persoana responsabilă introduce o notă conform căreia bunurile comandate urmează să fie livrate la PE Ljubljana, așa cum este prezentat în imaginea de mai jos.

6. Imprimarea documentului de emitere

Pentru a vizualiza ușor documentul de emitere, persoana responsabilă îl imprimă.

Pentru a pregăti o copie tipărită, persoana responsabilă face clic pe butonul Aviz de însoțire sau Factură.

Deoarece persoana responsabilă dorește să specifice și formatul raportului, persoana responsabilă face clic pe butonul cu butonul drept al mouse-ului. Din meniul derulant al facturii, formatul raportului 2OA- Factură este selectat.

Acest lucru deschide o previzualizare a raportului dorit al documentului de emitere. Apoi, butonul (Imprimare) este apăsat pentru a imprima documentul pentru revizuire.

7. Exportarea eDocumentului de emitere și transferarea acestuia în eDocumentație

Clientul Ikea dorește să primească eFacturi în formatul ESlog 2.0 . Astfel, persoana responsabilă dorește să emită o eFactura și să salveze documentul de emitere în eDocumentație.

Făcând clic pe butonul (Import/Export date) și selectând opțiunea Export eDocument Document pentru Client se deschide fereastra Export documentele subiectului ca eDocument.

În fila Pregătire, ESlog 2.0 este selectat din lista derulantă. Apoi, casetele de selectare Export XML, Trimite la documentație, Export PDF și Export plic sunt bifate, așa cum este prezentat în imaginea de mai jos.

În listă, persoana responsabilă face clic pe documentul de emitere care urmează să fie exportat și face clic pe butonul Creare.

Fereastra Documente se deschide, unde fișierul creat a fost transferat.

Fișierul creat este afișat pe documentul de emitere. Fișierul este localizat în bara de instrumente sub fila Documentație | Fișiere.

Persoana responsabilă dorește să trimită o eFactura prin bizBox către client.

INDICAȚIE De la 1 octombrie 2020, este obligatoriu să trimiteți eFacturi folosind versiunea eSlog 2.0 către utilizatorii bugetari.

În bara de instrumente a documentului, butonul  (Import/Export date) este apăsat și opțiunea de meniu Trimite la Bizbox este selectată. 

8. Postarea documentului de emitere

Persoana responsabilă dorește să posteze documentul de emitere.

În fila Postări a documentului de emitere, persoana responsabilă selectează contul de creanțe și face clic pe butonul Postare pentru a posta documentul.