Krijimi i dokumenteve të lëshimit

Kjo kapitull paraqet një shembull se si të krijohet një dokument i ri lëshimi në PANTHEON.

Në këtë shembull të krijimit të një dokumenti lëshimi, funksionaliteti i krijimit të një dokumenti duke shtuar do të paraqitet. Funksionaliteti ju lejon të krijoni dokumente lëshimi duke shtuar linja artikujsh direkt nga porositë e shitjes.

Procesi i krijimit të dokumenteve të lëshimit paraqitet duke përdorur shembullin më poshtë.

PËRMBLEDHJE E RASTIT Sally Sales, Drejtuese e Shitjeve me Shumicë në Tecta, mori dy porosi nga klienti Ikea Europe. Ajo dëshiron të krijojë një dokument lëshimi duke përdorur funksionalitetin e krijimit të një dokumenti duke shtuar nga porositë. Ajo dëshiron të printojë dokumentin, të lëshojë një eFaturë, pastaj ta ruajë dokumentin në eDokumentacion dhe ta postojë faturën. I gjithë procesi kryhet si më poshtë: 1. Zgjedhja e llojit të duhur të dokumentit të lëshimit 2. Krijimi i një dokumenti të ri lëshimi 3. Futja e të dhënave në kokën e dokumentit të lëshimit 4. Futja e linjave të artikujve në dokumentin e lëshimit 5. Kontrollimi i vlerave, shtimi i një zbritjeje dhe shënimi 6. Printimi i dokumentit të lëshimit 7. Eksportimi i eDokumentit të lëshimit dhe transferimi i tij në eDokumentacion 8. Postimi i dokumentit të lëshimit

1. Zgjedhja e llojit të duhur të dokumentit të lëshimit

Për të filluar futjen e një dokumenti të ri lëshimi, personi përgjegjës në Departamentin e Shitjeve me Shumicë duhet së pari të zgjedhë llojin e dokumentit të lëshimit.

KËSHILLË Lloji i lëshimit Dokumenti ndikon si në lëvizjen e mallrave ashtu edhe në rrjedhën e parave, ndërsa lloji i lëshimit Intern ndikon vetëm në lëvizjen e mallrave dhe lloji i lëshimit Kolektiv vetëm në rrjedhën e parave. Ekzistojnë gjithashtu dokumente lëshimi për POS, Parapagim dhe Përdorim personal .

Personi përgjegjës hap menunë Mallra | Lëshim | Dokument dhe zgjedh llojin e dokumentit 3000 - Shitje nga lista.

Personi përgjegjës pastaj krijon një dokument të ri dhe plotëson të dhënat kryesore dhe linjat e artikujve.

2. Krijimi i një dokumenti të ri lëshimi

Personi përgjegjës dëshiron të fusë të gjitha linjat e artikujve nga dy porositë më poshtë të klientit Ikea Europe d.d. në dokumentin e zgjedhur të lëshimit.

KËSHILLË Para se artikujt e porositur të lëshohen, stoku i tyre mund të kontrollohet duke përdorur opsionin Shfleto stokun.

Forma e dokumentit 3000 - Shitje shfaqet në ekran.

Për të krijuar një dokument të ri, butoni i shiritit të veglave butoni if gte vml 1 endifif !vml(Fut rekord) zgjidhetendif .

Ndër butonat e navigimit, një rekord i ri  shfaqet në fushën Numri, i cili i caktohet një numër të ri radhor dhe ruhet pas klikimit të butonit Posto redaktimin.

KËSHILLË Numri i dokumentit përbëhet nga viti me dy shifra, ID-ja e llojit të dokumentit dhe numri serik i dokumentit.

Personi përgjegjës pastaj fillon të fusë të dhëna në kokën e dokumentit.

3. Futja e të dhënave në kokën e dokumentit të lëshimit

Dokumenti i lëshimit është i ndarë në tre pjesë: koka e dokumentit, linjat e dokumentit dhe shiriti i vlerës.

Personi përgjegjës së pari fut të dhëna në fushat Klienti dhe Marrësi të kokës së dokumentit.

Personi përgjegjës mori porosinë nga klienti IKEA Europe, d.d., kështu që personi përgjegjës fut emrin Ikea në fushën Klienti dhe zgjedh ID-në e ofruar nga lista rënëse, e cila tregon të dhëna nga Regjistri i Subjekteve .

Subjekti i dëshiruar zgjidhet nga lista dhe detajet e tij plotësohen automatikisht në dokumentin e lëshimit në fushat Klienti dhe Marrësi si parazgjedhje.

KËSHILLË Nëse klienti dhe marrësi nuk janë të njëjtë, mund të ndryshoni detajet. Nëse po punoni me një klient të ri dhe nuk e keni futur ende në program, mund ta bëni këtë në Regjistri i Subjekteve . Për një pamje më të detajuar, shihni kapitullin që tregon një shembull të si të futni një klient të ri.

Fushat e mëposhtme plotësohen automatikisht me të dhëna nga Regjistri i Subjekteve :

• Data e fletës së paketimit
• Data e faturës
• Data e TVSH-së
• Departamenti
• Shitet tek
• Monedha
• Ditët për të paguar
• Lloji i transaksionit
• Teksti
• Dorëzo përmes
• Kushtet/Vendi
• Metoda e pagesës
• Niveli i çmimit

Të dhënat kontrollohen nga personi përgjegjës dhe korrigjohen nëse është e nevojshme.

Në fushën Porosia, numri dhe data e dokumenteve të lidhura me faturën futen. Në këtë rast, personi përgjegjës fut numrat e porosive 24-0100-000001 dhe 02 dhe zgjedh datat përkatëse.

KËSHILLË Emrat e fushave Porosia dhe Fleta e paketimit janë vendosur në Regjistri i Llojeve të Dokumenteve .

Personi përgjegjës gjithashtu përcakton Shitësin (dmth. personin përgjegjës), në këtë rast, personi përgjegjës zgjedh veten ndërsa vlera në fushën Shitësin nuk mund të ndryshohet.

Kjo përfundon procesin e futjes së të gjitha të dhënave kryesore në kokën e dokumentit, siç tregohet në imazhin më sipër. Personi përgjegjës pastaj fut linjat e artikujve në dokumentin e lëshimit.

4. Futja e linjave të artikujve në dokumentin e lëshimit

Personi përgjegjës përcakton magazinën ku ndodhen mallrat që do të lëshohen.

Magazina Shitje me Shumicë zgjidhet nga lista rënëse e fushës Magazina. Personi përgjegjës mund të zgjedhë ndërmjet magazinave të specifikuara në Regjistri i Subjekteve .

Personi përgjegjës dëshiron të lëshojë mallra nga dy porosi, kështu që personi përgjegjës zgjedh të krijojë një dokument lëshimi duke shtuar.

KËSHILLË Nëse dëshironi të krijoni një lëshim për një porosi shitjeje, mund të krijoni dokumentin e lëshimit në porosinë e shitjes duke klikuar butonin (Krijo).

Në dokumentin e lëshimit, personi përgjegjës klikon if gte vml 1 endifif !vmlbutonin e shiritit të veglave (Shto) dhe dritarja Shto Dokumente/Linja në Fletën e Paketimit hapet.

Këtu, personi përgjegjës zgjedh porositë e shitjes nga të cilat linjat e artikujve duhet të transferohen në dokumentin e lëshimit.

Së pari, kriteri kufizues përcaktohet duke kontrolluar butonin radio SO (porositë e shitjes), duke futur 1.4.2022 në fushën Data nga, duke zgjedhur Magazina Shitje me Shumicë dhe duke klikuar butonin Zgjidh.

Në skedën Zgjidh dokumentet, porositë e dëshiruara të shitjes 24-0100-000001 dhe 02 shfaqen. Personi përgjegjës zgjedh të dyja dhe pastaj klikon butonin me shigjeta if gte vml 1 endifif !vmlendif për t'i transferuar këto në Linjat për transferim.

Duke klikuar butonin Shto, linjat e artikujve shtohen në dokumentin 24-3000-000001.

Programi automatikisht plotëson pjesën tjetër të të dhënave kryesore në linjën e artikullit (çmimi, vlera, TVSH, etj.), siç specifikohet në Regjistri i Artikujve .

KËSHILLË Në skedën Lidhjet, mund të shihni dokumentet e lidhura në të gjitha dokumentet.

Nëse linjat e artikujve futen manualisht, personi përgjegjës mund të navigojë ndërmjet kolonave duke përdorur tastin ENTER dhe të kalojë në një rresht të ri duke përdorur tastin e navigimit . Linjat e artikujve futen në kolonën Artikulli ose Emri në një rresht bosh.

5. Kontrollimi i vlerave, shtimi i një zbritjeje dhe shënimi

Personi përgjegjës kontrollon vlerën totale dhe vlerën e TVSH-së në shiritin e vlerës.

Në fushën Zbritje 1 fusha, 5% zbritje në vlerën totale futet.

Vlera totale e dokumentit të lëshimit është pra 7.500,00 EUR, duke përfshirë TVSH-në prej 1.567,50 EUR dhe një zbritje prej 375,00 EUR.

Një shënim shtohet në dokument, i cili do të jetë gjithashtu i dukshëm në raportin e dokumentit.

Kjo bëhet duke klikuar dhe duke futur tekst në fushën Shënimi i dokumentit. Personi përgjegjës fut një shënim që mallrat e porositura do të dorëzohen në PE Ljubljana, siç tregohet në imazhin më poshtë.

6. Printimi i dokumentit të lëshimit

Për të vizualizuar lehtësisht dokumentin e lëshimit, personi përgjegjës e printon atë.

Për të përgatitur një kopje printimi, personi përgjegjës klikon butonin Fleta e paketimit ose Fatura.

Meqenëse personi përgjegjës gjithashtu dëshiron të specifikojë formatin e raportit, personi përgjegjës klikon butonin me tastin e djathtë të miut. Nga menuja rënëse e faturës, formati i raportit 2OA- Fatura zgjidhet.

Kjo hap një pamje paraprake të raportit të dëshiruar të dokumentit të lëshimit. Pastaj, butoni (Printo) klikohet për të printuar dokumentin për rishikim.

7. Eksportimi i eDokumentit të lëshimit dhe transferimi i tij në eDokumentacion

Klienti Ikea dëshiron të marrë eFatura në formatin ESlog 2.0 . Kështu, personi përgjegjës dëshiron të lëshojë një eFaturë dhe ta ruajë dokumentin e lëshimit në eDokumentacion.

Duke klikuar butonin (Importo/Eksporto të dhëna) dhe duke zgjedhur opsionin Eksporto eDokument Dokument për Klientin hapet dritarja Eksporto dokumentet e subjektit si eDokument.

Në skedën Përgatitja, ESlog 2.0 zgjidhet nga lista rënëse. Pastaj, kutitë e kontrollit Eksporto XML, Dërgo në dokumentacion, Eksporto PDF dhe Eksporto zarf kontrollohen, siç tregohet në imazhin më poshtë.

Në listë, personi përgjegjës klikon dokumentin e lëshimit që do të eksportohet dhe klikon butonin Krijo.

Dritarja Dokumentet hapet, ku skedari i krijuar është transferuar.

Skedari i krijuar shfaqet në dokumentin e lëshimit. Skedari ndodhet në shiritin e veglave nën skedën Dokumentacion | Skedarët.

Personi përgjegjës dëshiron të dërgojë një eFaturë përmes bizBox te klienti.

KËSHILLË Që nga 1 tetori 2020, është e detyrueshme të dërgohen eFatura duke përdorur versionin eSlog 2.0 për përdoruesit e buxhetit.

Në shiritin e veglave të dokumentit, butoni  (Importo/Eksporto të dhëna) klikohet dhe opsioni i menusë Dërgo te Bizbox zgjidhet. 

8. Postimi i dokumentit të lëshimit

Personi përgjegjës dëshiron të postojë dokumentin e lëshimit.

Në skedën Postimet të dokumentit të lëshimit, personi përgjegjës zgjedh llogarinë e arkëtueshme dhe klikon butonin Posto për të postuar dokumentin.