Jahresabschlussprozess
Da der Jahresabschluss eine Aufgabe ist, die nur einmal im Jahr durchgeführt wird, wird dafür ein vordefinierter PANTHEON-Workflow verwendet.
 |
HINWEIS
Für weitere Informationen darüber, was ein Workflow ist, siehe das Kapitel Workflow.
|
 |
FALLZUSAMMENFASSUNG
Ashley Accountant, Leiterin der Finanz- und Rechnungswesen bei Tecta, steht kurz davor, das Geschäftsjahr 2021 abzuschließen. Um ihr zu helfen, dieses Jahr abzuschließen und ein neues zu eröffnen, wird sie einen Workflow verwenden, der sie durch die Aufgaben führt. Sie macht dies wie folgt:
- Übertragung des Workflows vom Server
- Workflow ausführen
- Automatische Buchungsprüfung
- Abschluss der Klassen 4 und 7
- Probeabschluss
- Abschluss und Eröffnung des Geschäftsjahres
- Probeabschluss
- Unternehmensbilanz
- Kontokarte
|
1. Übertragung des Workflows vom Server
Zuerst muss die verantwortliche Person den Workflow DE_YearClosure nach PANTHEON übertragen.
Dies geschieht im Menü Einstellungen | Dokumentation | Workflow-Design.
2. Workflow ausführen
Sobald der Workflow übertragen wurde, kann die verantwortliche Person ihn im Fenster Workflow-Design suchen.
Dies geschieht in der Werkzeugleiste unter Verwendung der Navigationsschaltflächen, wo der Workflow DE_YearClosure ausgewählt wird.
Die Jahresabschluss Workflow-Struktur, die im Bild unten angezeigt wird, öffnet sich.
Die verantwortliche Person startet den Prozess, indem sie auf die Schaltfläche 
(Workflow ausführen)klickt.
Ein Pop-up-Fenster mit der folgenden Frage erscheint: Möchten Sie den Workflow "DE_YearClosure" ausführen?
Der Start des Workflows wird durch Klicken auf die Schaltfläche bestätigt.
PANTHEON führt die verantwortliche Person durch die Workflow-Schritte.
3. Automatische Buchungsprüfung
Das Programm öffnet automatisch das Fenster Zusammenfassungsberichte, Registerkarte Automatische Buchungsprüfung.
|
HINWEIS
Das gelbe Banner unter dem Menü zeigt an, dass die verantwortliche Person durch den Workflow geleitet wird.
|
Die Pflichtfelder sind mit einer roten vertikalen Linie markiert.
Die verantwortliche Person vervollständigt dann die Felder Datum von/bis , indem sie den Buchungszeitraum auswählt, in diesem Fall vom 1.1. bis 31.12.2021.
Im Abschnitt Datums-Kriteriumaktiviert das Programm automatisch die Optionsschaltfläche USt-Datum, die eine Prüfung nach den USt-Datumskriterien auf den Dokumenten anzeigt.
Im Abschnitt Dokumenttypen – automatische Buchungprüft die verantwortliche Person dann alle Dokumenttypen, für die die Kontrolle der automatischen Buchungen durchgeführt werden soll.
In diesem Fall wählt die verantwortliche Person alle Dokumente aus, indem sie mit der rechten Maustaste in den Abschnitt klickt und die Option Alle auswählenauswählt.
Das gleiche Verfahren wird für Dokumenttypen – Materialverbrauchwiederholt.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Suche wird eine Übersicht der Meldungen und Fehler erstellt, die im unteren Bereich angezeigt werden.
Sobald die Fehler korrigiert wurden, klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche Weiter , um zum nächsten Workflow-Schritt zu gelangen.
4. Abschluss der Klassen 4 und 7
Das Programm öffnet automatisch das Fenster 300 - Abschluss Klasse 4 und 7 , um die Klassen 4 – Ausgaben und 7 – Einnahmen abzuschließen.
Am Jahresende müssen die Kontoklassen 4 und 7 einen Saldo von 0 aufweisen.
PANTHEON verwendet eine vordefinierte Buchungsvorlage, die die Konten der Klasse 4 schließt und sie nicht in die Ausgaben überträgt, während Ausgaben und Einnahmen nicht in die Gewinn- und Verlustkonten umgebucht werden.
Im Feld Gebucht von/biswählt die verantwortliche Person das Datum vom 1.1. bis 31.12.2021.
|
HINWEIS
Das Startdatum ist normalerweise der erste Tag des abgeschlossenen Geschäftsjahres. Standardmäßig setzt das Programm den ersten Tag des Jahres, der in den Programmparametern als Datum der Eröffnung des Hauptbuchsmarkiert ist. Das gleiche Prinzip gilt für das Enddatum.
|
Die Einstellungen Buchungsart werden so belassen, wie sie vom Programm automatisch festgelegt wurden.
Dokumenttyp beruht auf den in der Dokumenttypen Registrierung definierten Einstellungen. Der Standardbuchungssatz wird in die Buchungsvorlage eingegeben.
In diesem Fall wird das Feld mit dem Dokumenttyp 4799 - Abschluss Klassen 4 und 7ausgefüllt.
Wenn die verantwortliche Person den Abschluss der Klassen 4 und 7 an einen bestehenden Buchungssatz anhängen möchte, muss die verantwortliche Person die Optionsschaltfläche Anhängenaktivieren.
Um den Abschluss zu buchen, wird die Schaltfläche Buchung geklickt.
Das Buchungsfenster 4799 - Abschluss Klassen 4 und 7 und die zugehörigen Buchungen öffnen sich automatisch.
|
HINWEIS
Wenn ein Buchungssatz nicht ausgeglichen ist, gleicht die verantwortliche Person ihn hier manuell aus, indem sie auf das Konto 8000 - Gewinn oder Verlust vor Steuernbucht.
|
Die verantwortliche Person kehrt zum Fenster 300 - Abschluss Klasse 4 und 7 zurück und bestätigt die Aufgabe.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Weitergeht die verantwortliche Person zum nächsten Workflow-Schritt über.
4. Probeabschluss
Das Programm öffnet automatisch das Bericht Fenster Probeabschluss.
In diesem Schritt gibt die verantwortliche Person die Berichtskriterien ein.
In den Feldern Datum von/biswerden das Start- und Enddatum des Geschäftsjahres ausgewählt, in diesem Fall vom 1.1. bis 31.12.2021.
Im Abschnitt Dokumenttypenwerden die Kontrollkästchen der Dokumenttypen für allgemeine Journale oder Buchungssätze aktiviert, für die der Probeabschlussbericht erstellt werden soll.
Die verantwortliche Person wählt den Berichtstyp aus und klickt auf die Schaltfläche Bericht.
In diesem Fall wählt die verantwortliche Person den Berichtstyp 052 - Probeabschluss – analytische Konten 1.
Der Probeabschluss wird angezeigt, der ausgeglichen werden muss.
In diesem Schritt prüft die verantwortliche Person, ob die Konten im vorherigen Schritt des Abschlusses der Klassen 4 und 7 tatsächlich geschlossen wurden.
Um zum nächsten Workflow-Schritt zu gelangen, klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche Weiter.
5. Abschluss und Eröffnung des Geschäftsjahres
Das Fenster Jahresabschluss öffnet sich automatisch.
 |
WARNUNG
Die Erstellung des Geschäftsjahresabschlusses und der Eröffnung in diesem Modul ist eine Voraussetzung dafür, dass das Programm im kommenden Jahr ordnungsgemäß funktioniert.
|
Die Nummer im Feld Nummer wird automatisch vom Programm generiert. Das Nummernformat entspricht den Dokumentennummerierungseinstellungen im Administrationspanel.
Im Dokumentenkopf werden die Informationen zum Geschäftsjahr in die Felder Datum von/biseingetragen, in diesem Fall vom 1.1. bis 31.12.2021.
Die Felder Abschluss-Dok. Typ und Eröffnungs-Dok. Typ werden automatisch ausgefüllt.
Die Felder werden mit Daten basierend auf den Einstellungen im Administrationspanel | Finanzenausgefüllt.
5.1. Vorbereitung des Szenarios
Die verantwortliche Person klickt auf die Schaltfläche Szenario vorbereiten.
Ein Benachrichtigungsfenster wird angezeigt: Der Kontenrahmen und das Szenario wurden harmonisiert.
Der Kontenrahmen wird in die Registerkarte Szenarioübertragen, wie im Bild unten gezeigt.
5.2 Prüfungen
In diesem Schritt führt die verantwortliche Person die Prüfungen durch, um potenzielle Fehler im Abschnitt Prüfungenzu überprüfen.
Mehrere Prüfungen sind in diesem Tab verfügbar. Die gewünschten Prüfungen werden ausgewählt, indem das Kontrollkästchen neben der fortlaufenden Nummer der Prüfung aktiviert wird.
Sobald die gewünschten Prüfungen ausgewählt wurden, wird die Schaltfläche Prüfungen durchführen geklickt.
|
HINWEIS
Für weitere Informationen zu Prüfungen siehe das Kapitel Prüfungen.
|
5.3 Fehler
Das Programm öffnet automatisch die Registerkarte Fehler , wo die verantwortliche Person die Fehler überprüfen und korrigieren kann.
|
HINWEIS
Für weitere Informationen zu Fehlern siehe das Kapitel Fehler.
|
5.4 Erstellung des Abschluss- und Eröffnungsbuchungssatzes
Die verantwortliche Person erstellt den Abschluss und die Eröffnung Buchungssatz.
Abschlüsse für einzelne Kontengruppen können entweder separat für jede Gruppe von Konten erstellt werden oder ein Abschluss- und Eröffnungsbuchungssatz kann für alle drei Gruppen von Konten erstellt werden. Dies kann definiert werden, indem die folgenden Optionen im Abschnitt Buchung des Dokumentenkopfes ausgewählt werden:
- 1 - Nebenbuchkonten
- 2 - Verknüpftes Dokument
- 3 - Hauptbuch
In diesem Fall aktiviert die verantwortliche Person alle drei Kontrollkästchen, um einen Abschluss- und Eröffnungsbuchungssatz für alle drei Gruppen von Konten zu erstellen.
|
HINWEIS
Für weitere Informationen zur Erstellung des Abschluss- und Eröffnungsbuchungssatzes siehe das Kapitel Buchungssätze.
|
Der Eröffnungs- und Abschlussbuchungssatz für die ausgewählten Kontengruppen wird durch Klicken auf die Schaltfläche Vorbereitung Clsr./Opng.erstellt.
Ein Fenster wird angezeigt, das über die erstellten Buchungssätze informiert.
Die verantwortliche Person klickt auf die Schaltfläche Bestätigen und die Zeilen mit den erstellten Buchungssätzen werden im Tab Buchungssätzeerstellt.
Die verantwortliche Person geht zum nächsten Workflow-Schritt über, indem sie auf die Schaltfläche Weiterklickt.
6. Probeabschluss
Das Programm öffnet automatisch das Bericht Fenster Probeabschluss.
Der Probeabschluss bietet der verantwortlichen Person einen Überblick über alle Unternehmenskonten und ermöglicht es der verantwortlichen Person zu überprüfen, ob die Soll- und Habenbuchungen ausgeglichen sind.
In diesem Schritt gibt die verantwortliche Person die Berichtskriterien ein.
In den Feldern Datum von/biswerden das Start- und Enddatum des Geschäftsjahres ausgewählt, in diesem Fall vom 1.1. bis 31.12.2021.
Im Abschnitt Dokumenttypenwerden die Kontrollkästchen der Dokumenttypen für allgemeine Journale oder Buchungssätze aktiviert, für die der Probeabschlussbericht erstellt werden soll.
Die verantwortliche Person wählt den Berichtstyp aus und klickt auf die Schaltfläche Bericht.
In diesem Fall wählt die verantwortliche Person den Berichtstyp 052 - Probeabschluss – analytische Konten 1. Der Probeabschluss wird angezeigt.
Die verantwortliche Person geht zum nächsten Workflow-Schritt über, indem sie auf die Schaltfläche Weiterklickt.
7. Unternehmensbilanz
Im letzten Schritt erstellt die verantwortliche Person einen Bericht, der die Bilanzdes Unternehmens zeigt.
Die Bilanz zeigt die finanzielle Lage des Unternehmens zu einem bestimmten Datum des Jahres oder genauer gesagt, seine Vermögenswerte und die Quellen dieser Vermögenswerte.
|
HINWEIS
Für weitere Informationen zum Modul Berichte | Finanzberichtesiehe das technische Handbuch Kapitel Salden.
|
Die verantwortliche Person füllt die Felder aus, die sich auf den Zeitraumbeziehen.
In den Feldern Zieldatum von/biswerden das Start- und Enddatum des Zeitraums ausgewählt, in diesem Fall vom 1.1. bis 31.12.2021.
Die verantwortliche Person wählt den Berichtstyp aus und klickt auf die Schaltfläche Bericht.
In diesem Fall wählt die verantwortliche Person den Berichtstyp 051 - Finanzbericht, einen allgemeinen Bilanzbericht mit aktuellen Periodenwerten.
Die verantwortliche Person geht zum nächsten Workflow-Schritt über, indem sie auf die Schaltfläche Weiterklickt.
8. Kontokarte
Der letzte Schritt des Workflows besteht darin, eine Kontokartezu erstellen.
Das Programm öffnet automatisch das Fenster zur Erstellung eines Kontokartenberichts.
In diesem Schritt prüft die verantwortliche Person, dass die Salden der Klasse 4 – Ausgaben und Klasse 7 – Einnahmen und Ausgaben gleich 0 sind.
Im Fenster, das automatisch vom Programm geöffnet wird, füllt die verantwortliche Person die Berichtskriterien aus.
Im Feld Konto wird zuerst das Konto für Klasse 4 ausgewählt, wie im Bild unten gezeigt.
In den Feldern Zieldatum von/biswerden das Start- und Enddatum des Zeitraums ausgewählt, in diesem Fall vom 1.1. bis 31.12.2021.
Durch einen Rechtsklick im Abschnitt Dokumenttypen im Zeitraum und Auswahl der Option Alle auswählenwerden alle Dokumenttypen ausgewählt.
Im Abschnitt Berichtstypwählt die verantwortliche Person 32I - Kontokarte - gruppiert.
Das gleiche Verfahren wird für die Kontoklasse 7 – Einnahmen und Ausgaben wiederholt.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Fertigstellenwird der Workflow abgeschlossen.