Proces zaključka godine

Budući da je zaključak godine zadatak koji se obavlja samo jednom godišnje, u programu PANTHEON je, u tu svrhu, definiran pripadajući poslovni proces.

SAVJET Detaljnije informacije o poslovnim procesima možete pročitati u poglavlju Oblikovanje poslovnog procesa.

 

OPIS PRIMJERA Renata Računovođa, djelatnica u poduzeću Tecta, je pred krajem poslovne godine 2021. Prilikom zaključivanja i otvaranja će si pomoći s poslovnim procesom koji će ju voditi kroz zadatke. To čini na sljedeći način: Preuzimanje poslovnog procesa s poslužitelja Pokretanje poslovnog procesa Kontrola automatskog knjiženja Zatvaranje razreda 4 i7 Bruto bilanca Zaključak i otvaranje godine Bruto bilanca Bilanca stanja Konto kartica

1. Preuzimanje poslovnog procesa s poslužitelja

U prvom koraku, odgovorna osoba mora prenijeti poslovni proces DE_YearClosure u PANTHEON.

To čini u izborniku Postavke | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnog procesa.

SAVJET Upute za preuzimanje poslovnog procesa s  online poslužitelja u PANTHEON možete pročitati u poglavlju Poslovni proces i prijenos s poslužitelja.

2. Pokretanje poslovnog procesa

Kada se poslovni proces preuzme, odgovorna osoba ga potraži u prozoru Oblikovanje poslovnog procesa.

To čini u  alatnoj traci, putem navigacijskih gumba, gdje odabere poslovni proces pod nazivom DE_YearClosure.

Time se otvori shema poslovnog procesa Zaključak godine koja je prikazana na slici dolje.

Odgovorna osoba pokrene postupak klikom na gumb  (Pokreni posl. proces).

Time će se pojaviti prozor s pitanjem: Želite li pokrenuti poslovni proces »DE_YearClosure«?

Odgovorna osoba potvrdi pokretanje poslovnog procesa klikom na gumb  .

PANTHEON će odgovornu osobu voditi kroz strukturu poslovnog procesa.

3. Kontrola automatskog knjiženja

Programautomatski otvori obrazac Kontrolni ispisi, karticu Kontrola automatskih knjiženja.

SAVJET Žuta traka ispod izbornika znači da je odgovorna osoba zadužena za poslovni proces.

Odgovorna osoba mora imati obvezna polja označena crvenom okomitom linijom.

Ispuni polja Datum od/do odabirom datumskog razdoblja knjiženja. U ovom primjeru, odgovorna osoba odabere datum od 01.01.2021. do 31.12.2021. godine.

U nastavku, kod Datumskih kriterija, program automatski označi Datum PDV-a, što označava pregled po kriteriju datuma PDV-a na dokumentima.

U odjeljku Vrste dokumenata – automatska knjiženja, odgovorna osoba označi sve vrste dokumenata za koje želi kontrolirati automatska knjiženja.

U ovom primjeru, odgovorna osoba odabere sve dokumente desnim klikom miša i odabirom opcije Izaberi sve.

Isto učini kod Vrste dokumenata - Utrošak materijala.

Klikom na gumb Prikupi, odgovorna osoba izdaje pregled poruka i grešaka, koje se pojavljuju u donjem panelu.

SAVJET Kako biste ispravili prikazane greške, pomozite si s poglavljem Poruke kod pojedinih tipova dokumenata.

 

Kada odgovorna osoba ispravi greške, klikom na gumb Nastavi, nastavlja poslovni proces.

4. Zatvaranje razreda 4 i 7

Program automatski otvara prozor 300 – Zatvaranje razreda 4 i 7 za zatvaranje razreda 4 - Troškovi i razreda 7 - Prihodi i rashodi.

Kontni razredi 4 i 7 moraju imati saldo jednak 0 na kraju godine.

U programu PANTHEON se koristi unaprijed definirani predložak knjiženja koji zatvara konta razreda 4 i ne prenosi ih na rashode, ali prihode i rashode ne preknjižuje na konta poslovnog ishoda.

Odgovorna osoba, u polju Knjiženje od/do, odabere datum od 01.01.2021. do 31.12.2021.

SAVJET Početni datum je uglavnom prvi dan zatvorene poslovne godine, a prema zadanim postavkama, program nudi prvi dan u godini, koji je označen kao datum otvaranja glavne knjige u parametrima programa. Slično je i s konačnim datumom.

 

Postavke Vrsta knjiženja ostavi kako ih je program automatski definirao.

Vrsta dokumenta se ispiže iz postavki u šifrantu vrsta dokumenata, a zadana temeljnica se unosi u predložak knjiženja.

U ovom primjeru se polje ispuni s vrstom dokumenta 4799 - Zatvaranje 4 i 7.

Odgovorna osoba označi gumb Priključi ako, prilikom knjiženja, želi zatvaranje razreda 4 i 7 priključiti na već postojeću temeljnicu.

Za knjiženje zatvaranja klikne na gumb Knjiženje.

Time se automatski otvori prozor temeljnice 4799 - Zatvaranje razreda 4 i 7 te pripadajuća knjiženja.

SAVJET Ako temeljnica nije izravnata, odgovorna osoba ju ovdje ručno izravna s knjiženjem na konto 8000 - Dobit ili gubitak prije oporezivanja.

 

Odgovorna osoba se vrati na prozor 300 - Zatvaranje razreda4 i 7 te potvrdi zadatak.

Klikom na gumb Nastavi, odgovorna osoba nastavlja poslovni proces.

5. Bruto bilanca

Program automatski otvori prozor ispisa Bruto bilance.

U ovom koraku, odgovorna osoba unosi kriterije za ispis.

U poljima Datum od / Datum doodabere početni i zaključni datum poslovne godine. U ovom primjeru odabere 01.01.2021. i 31.12.2021.

U odjeljku Vrste dokumenta označi brojeve vrsta dokumenata za one dnevnike knjiženja, odnosno, temeljnice, za koje želi kreirati ispis bruto bilance.

Odabere Vrstu ispisa i klikne na gumb Ispis.

U ovom primjeru, odgovorna osoba odabere ispis slučaju 052 – Bruto bilanca -Analitika 1.

Time se ispiše bruto bilanca koja mora biti saldirana (uravnotežena).

U ovom koraku, odgovorna osoba provjerava jesu li računi razreda 4 i 7 zatvoreni u prethodnom koraku

Za naastavak poslovnog procesa, odgovorna osoba klikne na gumb Nastavi.

6. Zaključak i otvaranje godine

Automatski se otvori prozor Zaključak stare i otvaranje nove godine.

UPOZORENJE Kreiranje zaključka i otvaranja u ovom modulu je uvjet za pravilan rad programa u nadolazećoj godini.

Program sam generira broj u polju Broj. Broj je sastavljen na temelju postavki u Administratorskoj konzoli, numeriranje dokumenata.

U zaglavlje dokumenta, u polja Datum od/Datum do, odgovorna osoba unese podatke o poslovnoj godini u polja U ovom primjeru odabere od 01.01.2021.  do 31.12.2021.

Polja Vr.dok.zaključka i Vr.dok.otvaranja se automatski ispune.

Polja se ispune iz podataka u postavkama u izborniku Administratorska konzola | Novac.

 

6.1. Priprema scenarija

SAVJET Modul za zaključak tekuće i otvaranje nove poslovne godine predstavlja svoju vrstu dokumenta koja omogućuje pripremu zaključne temeljnice i temeljnice za otvaranje prema unaprijed definiranih i uvodnih temeljnica prema unaprijed pripremljenim  scenarijima. Temelj za scenarij su postavke u kontnom planu koje možemo mijenjati i nadopunjavati u scenariju.

 

Odgovorna osoba klikne na gumb Priprema scenarija.

Pojavit će se prozor s upozorenjem: Poravnajte plan grafikona i scenarij!

Kartica Scenarij je prekrivena kontnim planom (kao što je prikazano na slici dolje).

UPOZORENJE Postavke Zatvaranja i Otvaranja knjiženja u najvećoj mjeri utječu na kreiranje zaključka i otvaranje. Detaljnije možete pročitati u poglavlju Scenarij.

 

6.2. Kontrole

U ovom koraku, odgovorna osoba, na kartici Kontrole, izvodi kontrole namijenjene skpregledu grešaka.

Na toj kartici postoji nekoliko kontrola koje odgovorna osoba želi koristiti pa označi kvačicu ispred rednog broja kontrole.

Kada su označene željene kontrole, odgovorna osoba klikne na gumb Izvedi kontrole.

SAVJET Dodatne informacije o kontrolama možete pročitati u poglavlju Kontrole.

 

6.3. Otklanjanje grešaka

Program automatski otvori karticu Greške na kojoj odgovorna osoba vidi i ispravlja greške.

SAVJET Dodatne informacije o greškama potražite u poglavlju Greške.

 

6.4. Kreiranje zaključne temeljnice i temeljnice za otvaranje

Odgovorna osoba kreira zaključnu temeljnicu i temeljnicu za otvaranje.

Zaključke za pojedine skupine konta može kreirati odvojeno za svaki tip konta, a može kreirati i zaključak i otvaranje za sve tri skupine konta. To postavi u zaglavlju dokumenta, u odjeljku Knjiženje. Može birati između sljedećih opcija:

• 1 - Saldakonti
• 2 - Vezni dokument
• 3 - Glavna knjiga

U ovom primjeru, odgovorna osoba odabere kreiranje zaključka i otvaranje za sve tri skupine konta.

 

SAVJET Kreiranje zaključne temeljnice i temeljnice otvaranja je opisano u poglavlju Temeljnice.

 

Otvaranje i zaključak za odabrane grupe računa se kreira klikom na gumb Pripremi Zak/PS.

Time će se otvoriti prozor s obavijesti o kreiranim temeljnicama.

Odgovorna osoba klikne na gumb Potvrdi, a na kartici Temeljnica se kreiraju pozicije s kreiranim temeljnicama.

Odgovorna osoba nastavlja poslovni proces klikom na gumb Nastavi.

7. Bruto bilanca

Program automatski otvori ispisa Bruto bilance.

SAVJET Prozoru ispisa pristupamo preko izbornika Novac | Obračuni | Bruto bilanca.

Iz bruto bilance, odgovorna osoba oblikuje pregled stanja na svim kontima u poduzeću i provjerava usklađenost knjiženja dugovanja i potraživanja.

U ovom koraku, odgovorna osoba unosi kriterije.

U polja Datum od/Datum do odabere početni i zaključni datum poslovne godine. U ovom primjeru odabere 01.01.2021. i 31.12.2021.

U odjeljku Vrste dokumenta označi brojeve vrsta dokumenata za one dnevnike knjiženja, odnosno, temeljnice, za koje želi kreirati ispis bruto bilance.

Odgovorna osoba odabere Vrstu ispisa i klikne na gumb Ispis.

U ovom primjeru odabere ispis 052 – Bruto bilancu - Analitika 1. Time se ispiše bruto bilanca.

Za nastavak poslovnog procesa, odgovorna osoba klikne na gumb Nastavi.

 

8. Bilanca stanja

U posljednjem koraku se ispiše još i Bilanca stanja.

SAVJET Prozoru za ispis možemo pristupiti preko izbornika Novac | Obračuni | Bilance i, iz skupa opcija, odaberemo A01 - Bilanca stanja.

Bilanca stanja prikazuje financijsko stanje poduzeća na određeni dan u godini, odnosno, njegovu imovinu i sredstva na tu imovinu.

SAVJET Više o modulu Obračuni | Bilance možete pročitati u polavlju vodiča Bilance.

Odgovorna osoba ispunjava polja koja se odnose na Razdoblje.

U poljima Datum razdoblja od/do, odabere početno i završno razdoblje. U ovom primjeru odabere 01.01.2021. i 31.12.2021.

(Slika nedostaje)

Odgovorna osoba odabere Vrstu izpisa i klikne na gumb Ispis.

U ovom primjeru odabere ispis 051 - Bilanca, uobičajen ispis bilance s vrijednostima iz tekućeg razdoblja.

Za nastavak procesa, odgovorna osoba klikne na gumb Nastavi.

9. Konto kartica

Posljednji korak u poslovnom procesu je kreiranje Konto kartice.

Program automatski otvori prozor za ispis konto kartice.

U ovom koraku, odgovorna osoba će provjeriti je li stanje razreda 4 - Troškovi i 7 - Prihodi i rashodi jednako 0.

U prozoru, koji program automatski otvori, odgovorna osoba isupuni kriterije za ispis.

U polju Konto odabere konto, prvo za razred 4, kao što je prikazano na sljedećoj slici.

U ovom primjeru, odgovorna osoba, u poljima Datum razdoblja od/do, označi početni datum 01.01.2021. i zaključmni datum 31.12.2021.

Desnim klikom miša i odabirom opcije Izaberi sve, odgovorna osoba odabere sve Vrste dokumenata u prometu razdoblja.

Za Ispis odabere vrstu 32I - Konto kartica - Grupirana.

Isti postupak ponovi za konto razreda 7 - Prihodi i rashodi.

Poslovni proces je završen klikom na gumb Zaključi.

 

POVEZANE TEME: Zaključak godine Poslovna godina Bilance Bruto bilanca