1. Тип на документа

Първо, изберете типа документ, който желаете да използвате за създаване на поръчки за покупка. В Поръчки -> Поръчки за покупка -> изберете или кликнете върху желания документ.

Можете също да изберете документ, като кликнете върху пряк път - бутонът може да бъде зададен в лентата с инструменти.

2. Създаване на нов документ

В лентата със задачи кликнете върху Нов запис бутон. Това ще отвори нов документ, който ще бъде използван за създаване на поръчка за покупка.

Тъй като програмата винаги се настройва към последния създаден документ, трябва да кликнете върху Нов запис бутон след избора на тип документ, когато желаете да създадете нов документ. Отваря се нов документ, готов за въвеждане на данни.

3. Въвеждане на данни

3.1. Данни за доставчик или трета страна

Първо, въведете доставчика или третата страна. Когато въведете доставчика, тази информация също се появява в полето Превозвач . Ако доставчикът и третата страна не са еднакви, полето Превозвач трябва да бъде коригирано. Имената на двете полета (Доставчик, Превозвач) могат да бъдат зададени в настройките Типове документи .

Въведете името на субекта в полето Доставчик или Трета страна, като напишете първите букви от името на субекта, който желаете да въведете. Отваря се списък за търсене на субекти, предварително въведени в Регистър на субекти .

Субекти могат да бъдат намерени чрез функцията Търсене на субект (Ctrl+S) .

Търсене на субект - ако кликнете върху бутона Търсене на субект , се отваря специален прозорец за търсене. С този формуляр можете да търсите субекти по един критерий или комбинация от критерии по опростен начин.

Ако желаете да въведете субект, който все още не е в списъка на Регистър на субекти , отворетеРегистър на субекти , като кликнете върху бутона Търсене на субект . Сега можете да въведете нов субект. Ако субектът, който желаете да въведете, не е в Регистър на субекти

, трябва първо да го въведете. Използвайте бутона Нов запис , за да отворитеРегистър на субекти  и въведете нов субект. 3.2. Номера на документи и дати, потвърждаване на документ Програмата автоматично генерира номера на документи

. Номерът се състои от двуцифрен код за годината, код за типа документ (идентичен с този, който се намира в типовете документи), и серия от въпросителни знаци, които програмата автоматично ще промени в серийни номера, след като документът бъде потвърден. Можете да зададете дължината на формата на номера на документа в Административния панел. Въведете датата.

Датите могат да бъдат въведени ръчно в полето Дата , или избрани от календар, който ще се появи, ако кликнете върху стрелката за падащо меню.Статус

на поръчка. Всяка поръчка може да има всякакъв брой статуси, които могат да повлияят: наличност на склад, контрол на лимита и завършеност (виж Типове документи - Поръчки). Програмата вече има три предварително дефинирани статуси, можете да зададете още: Създаден - информация за клиент и не влияе на наличността на склад. Ако контролът на лимита е одобрен, стойността на тази поръчка не се включва в стойността на одобрения лимит, независимо от контрола в параметрите на програмата.

Потвърден - поръчката е задължителна за двете страни (клиент и доставчик), включена е в наличността на склад и също в одобрения лимит, ако е така дефинирано в настройките на параметрите на програмата.
Завършен

• - използва се в поръчки, които не са напълно изпратени, неизпратеното количество се обръща. Тези поръчки не влияят на наличността на склад и не са включени в стойността на одобрения лимит. Програмата ще използва тези данни в отчетите за поръчки за продажба и при добавяне на поръчки към документи. След като документът е създаден, той може да бъде
• одобрен , като се маркира полето. Документът вече е готов за по-нататъшна обработка в общия счетоводен регистър и данъчните записи. Чрез задаване на разрешения можете да предотвратите други потребители да променят одобрени документи.
• 3.3. Данни в заглавката на документа 

Изберете Отдел от

Регистър на субекти (по същия начин, както сте избрали доставчик или трета страна); можете също да зададете стандартен отдел в

Типове документи . Въведеният отдел в заглавката автоматично ще се появи в редовете на документа. Въвеждането на отдел не е задължително. Данни за полетата Покупка от , Валута,

Дни за плащане ,Доставка до ,Текст ,Доставка чрез ,Условия ,Място иМетод на плащане се прехвърлят отРегистър на субекти . Въведете в полетата Свързан документ 1 или Свързан документ 2 номера и датата на документи, свързани с поръчката за покупка, която създавате. Свързан документ 1 и 2 са налични само ако предварително са зададени вТипове документи

. Въпреки това, ако Документ 1 и 2 не са зададени в типовете документи, те не се появяват в поръчките. В полетата Отговорно лице и Служител въведете Отговорно лице и Служител за документа. 3.4. Склад за получаване Складът за получаване представлява много важна информация в документа. Това е мястото, където посочвате склада, който ще получи стоките и материалите в въпрос. Стандартен склад за получаване може да бъде зададен в Типове документи, и може да бъде променен или коригиран в поръчката.

Лупа

- ако кликнете върху лупата , се отваря специален прозорец за търсене. В този прозорец можете да търсите и сортирате въведените записи по име и склад. Трябва предварително да въведете данни за склада в

Регистър на субекти . 4. Въвеждане на редове С помощта на мишката, кликнете върху полето Артикул или Име, в зависимост от това дали желаете да търсите по ред или по име. Артикулите могат да бъдат намерени по артикул или по име, като напишете първите букви от артикула или името, което желаете да намерите. Програмата автоматично генерира списък с артикули, базиран на предварително въведени артикули в Регистър на артикули.

Артикулите могат да бъдат намерени чрез функцията Търсене на артикул (Ctrl+F) . Ако артикулът, който желаете да въведете, все още не е въведен в Настройки на артикули, трябва първо да го въведете. Отворете Регистър на артикули, като двойно кликнете върху полето

ID на артикул

или Описание

, за да въведете нов артикул. Когато сте избрали желания артикул, въведете количеството в колоната Количество. Всички други информации ще бъдат автоматично въведени от програмата на базата на параметри, въведени в Регистър на артикули

, или ще бъдат изчислени. Разбира се, можете също да промените специфичните параметри на отделните редове. Използвайте клавиша за движение между колоните и клавиша за курсор за движение към нов ред. 5. Секция за стойности 5.1. Бележка към документа Двойно кликнете върху полето

Бележка към документа , за да въведете бележки. Текстът, въведен тук, ще се появи на разпечатката на поръчката за покупка. 5.2. Стойности

Полетата, маркирани в сиво, се изчисляват автоматично от програмата и не могат да бъдат променяни.  6. Отчет за поръчка      Когато сте създали поръчка, можете да я разпечатате, като кликнете върху бутона

Поръчка

. По подразбиране ще бъде разпечатана последната форма на поръчката.

Можете да разпечатате друг отчет, като кликнете с десния бутон върху бутона Поръчка и изберете желания отчет: Document Note field to enter notes. Text entered here will appear on the printout of the purchase order.

5.2. Values

Fields marked in grey are automatically calculated by the program and cannot be changed.

6. Order report

When you have created an order, you can print it by clicking the Order button. By default the latest form of the order will be printed.

You can print another report with a right click on the Order button and choose the desired report: