Vnos naročila dobavitelju

Vnos naročila dobavitelju

1. Izbira vrste dokumenta

Najprej izberemo vrsto dokumenta, v kateri želimo kreirati naročilo dobavitelju. V meniju Naročila -> Naročila dobaviteljem -> izberemo oz. kliknemo na želeni dokument.

Lahko pa dokument izberemo tudi s klikom na bližnjico; ikono, nastavljeno v orodni vrstici.

2. Kreiranje novega dokumenta

V ukazni vrstici  kliknemo na gumb nov zapis . S tem se nam odpre nov dokument, v katerem bomo kreirali naročilo dobavitelju.

Ker se program vedno postavi na zadnji kreirani dokument, ko odpremo vrsto dokumenta za kreiranje naročila, je potrebno vsakič, ko želimo kreirati nov dokument, klikniti na gumb Nov zapis . Odpre se nov dokument, pripravljen za vnos podatkov.

3. Vnos podatkov

3.1. Vnos podatkov o dobavitelju oz. 3. osebi

Najprej vnesemo dobavitelja oz. 3. osebo. Ko vnesemo dobavitelja se le-ta prenese tudi v polje Prevoznik. Če sta dobavitelj in 3. oseba različna, moramo vnesti tudi polje Prevoznik. Nazive obeh polj (Dobavitelj, Prevoznik) nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov.

Subjekta v polji Dobavitelj oz. 3. oseba vnesemo tako, da začnemo pisati prve črke subjekta, ki ga želimo vnesti. Program na ta način oži izbor subjektov, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant subjektov.

Partnerja lahko poiščemo tudi z naprednješimi kriteriji, s funkcijo Iskanje partnerjev (Ctrl+S). Iskanje subjektov - s klikom na ikono  se odpre posebna iskalna tabela za iskanje subjektov po poljubnem kriteriju ali kombinaciji kriterijev, kar precej poenostavi iskanje subjektov iz šifranta subjektov. Če želimo vnesti subjekt, ki ga v Šifrantu subjektov še ni, kliknemo na gumb , s katerim odpremo Šifrant subjektov, kamor lahko vnesemo nov subjekt.

V primeru, da v šifrantu subjektov nimamo vnešenega subjekta, ki ga želimo izbrati na dokumentu, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo s klikom na gumb , s katerim odpremo Šifrant subjektov za vnos novega subjekta.

3.2. Številka prejetega dokumenta, vnos datumov in potrjevanje dokumenta

Številko dokumenta kreira program avtomatično. Pojavi se kot dvomestna oznaka letnice, oznaka vrste dokumenta (enaka kot v Šifrantu vrst dokumentov) in niz vprašajev, ki jih program ob potrditvi računa spremeni v zaporedno številko dokumenta. Dolžino formata števike dokumenta nastavimo v Administratorski konzoli.

Vnesemo datume. Datum lahko vnašamo ročno tako, da se z miško postavimo v datumsko polje in ga vpišemo oz. ga izberemo iz koledarja, ki se prikaže s klikom na jeziček.

Status predstavlja oznako statusa naročila. Naročilom lahko pripišemo poljubno število statusov, ki vplivajo na tri kategorije: prosta zaloga, kontrola limita in zaključeno(glej šifrant vrst dokumentov - Naročila). Preddefinirani so trije statusi, po potrebi pa lahko definiramo tudi nove, dodatne:

Povpraševanje - predstavlja informacijo za kupca in ne vpliva na prosto zalogo. Če ima kupec odobren limit, se vrednost takega naročila ne glede na nastavitve kontrole v parametrih programa ne všteva v vrednost odobrenega limita.

Potrjeno naročilo - predstavlja za kupca in dobavitelja obvezujoče naročilo, ki se všteva v prosto zalogo in ob ustrezni nastavitvi parametrov programa tudi na vrednost odobrenega limita kupcu.

Zaključeno - uporabljamo ga za naročila, ki niso dokončno izdobavljena, preostala neizdobavljena količina pa je stornirana. Taka naročila ne vplivajo na prosto zalogo in se ne vštevajo v vrednost odobrenega limita. Podatek program uporablja v obračunu naročil kupcev ter pri dodajanju naročil na dokument. 

Ko je dokument kreiran ga s kljukico tudi potrdimo. Dokument je tako pripravljen na nadaljnjo obdelavo v glavni knjigi in davčnih evidencah. Z avtorizacijami lahko ostalim uporabnikom tudi preprečimo spreminjanje že potrjenih dokumentov.

3.3. Vnos podatkov v glavi dokumenta

Oddelek izberemo iz Šifranta subjektov (na enak način kot naročnika oz. 3. osebo); lahko pa ga kot privzetega nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov. V glavi vnešeni oddelek se privzeto polni v pozicije dokumenta. Podatek o oddelku ni obvezen podatek.

Prodaja, Valuta, Dni oz. Rok dobave, Tekst, Dostava, Pariteta in Kraj paritete, Način plačila in Cenovni razred se prenesejo iz Šifranta subjektov.

NAMIG Rok dobave ne sme biti pred datumom naročila v nasprotnem primeru se prikaže opozorilo.

V vezni dokument 1 oz. 2 napišemo številke in datum povezanih dokumentov s prejeto fakturo, ki jo kreiramo. Nazive polj veznih dokumentov nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov.

Določimo Odgovorno osebo, medtem ko Referenta ne moremo spreminjati.

3.4. Vnos prejemnega skladišča

Prejemno skladišče  je na samem dokumentu prevzema pomemben podatek, saj tu določimo skladišče, na katerega bomo prejemali blago in material. Prejemno skladišče lahko kot privzeto skladišče nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov, lahko pa ga na samem dokumentu naročila tudi popravimo oz. zamenjamo.

Lupa - s klikom na ikono   se odpre posebna iskalna tabela, s pomočjo katere lahko iščemo in razvrščamo  obstoječe zapise v bazi podatkov po nazivu in skladišču. Podatke o skladiščih moramo predhodno vnesti v Šifrant subjektov.

4. Vnos pozicij

Z miško se postavimo na kolono Ident ali Naziv, odvisno od tega, ali želimo idente iskati po kodi ali po nazivu. Idente po kodi oz. nazivu iščemo tako, da začnemo pisati prve črke kode oz. naziva identa, ki ga želimo vnesti v pozicijo. Program na ta način oži izbor artklov, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant identov.

Ident lahko poiščemo tudi z naprednješimi kriteriji, s funkcijo Išči ident (Ctrl+F).

V primeru, da v Šifrantu identov nimamo vnešenega identa, ki ga želimo izbrati na poziciji dokumenta, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo z dvoklikom na polje Ident ali Naziv, s katerim odpremo Šifrant identov za vnos novega identa.

Ko izberemo željen ident, vpišemo še količino identa v kolono Količina. Vse ostale podatke na poziciji program polni avtomatsko glede na vnešene parametre v Šifrantu identov oz. jih izračuna. Seveda lahko posamezne parametre na sami poziciji tudi popravimo.

Na poziciji se med kolonami sprehajamo s tipko , za prehod v novo vrstico pa uporabimo kurzorsko tipko dol .

5. Vrednostna vrstica

5.1. Opomba na dokumentu

​

Z dvoklikom na polje Opomba na dokumentu se odpre okno za vnos opombe. Tukaj vnešen tekst se izpiše na samem dokumentu naročila.

5.2. Podatki o vrednosti

Polja, označena s sivo barvo, program izračuna sam in jih ne moremo spreminjati.

6. Izpis dokumenta naročila

Ko smo zaključili s kreiranjem dokumenta naročila, ga lahko izpišemo s klikom na gumb . Privzeto se bo izpisala zadnja izpisana oblika naročila.

V primeru, če želimo izpisati neko drugo obliko izpisa, na gumbu Naročilo kliknemo desni gumb miške in izberemo željeni izpis.

HINT This is a HINT and should be marked with this icon. If necessary, copy this whole table and add a new hint.