Entfernen von Kostenaufzeichnungen mit Verteilungsschlüsseln

Neuverteilung von Kostenposten mit Verteilungsschlüsseln

	Für allgemeine Informationen zu Verteilungsschlüsseln siehe Verteilungsschlüssel und Neuverteilung von Posten mit Verteilungsschlüsseln.
	Für verwandte Themen siehe: Neuverteilung von Kostenposten, die keiner Abteilung zugewiesen sind Neuverteilung von Kostenposten, die keinem Kostenstelle zugewiesen sind
	Geben Sie sowohl die Abteilung als auch die Kostenstelle im Verteilungsschlüssel an. Sie werden gleichzeitig in der Zeile des neu erstellten Buchungssatzes verwendet. Unten können Sie beobachten, wie Kosten nur nach Abteilungen verteilt werden; gleichzeitig könnten Sie sie auch nach Kostenstellen verteilen.

 Verteilen von Posten mit Verteilungsschlüsseln in Vorlagen für automatische Buchungen stellt die einfachste und transparenteste Methode der weiteren Verteilung dar. Indem Sie dies tun, heben Sie die bestehenden Posten auf und erstellen neue. Sie werden nach Abteilungen unter Verwendung des Verteilungsschlüssels verteilt. Alle solchen zusätzlichen Posten werden in einem separaten Dokumenttyp für die Buchung angezeigt. Die Vorteile dieser Methode liegen in:

• der Tatsache, dass Sie immer erwarten können, dass der Saldo eines solchen Buchungssatzes 0 beträgt (der umgekehrte alte Posten und zusammen mit dem neuen Posten), andernfalls ist ein Fehler aufgetreten.
• der Tatsache, dass Sie den Teilbuchung einfach löschen können, wenn Sie einen Fehler bei der Verwendung des Verteilungsschlüssels gemacht haben oder wenn er sich gemäß späteren Vereinbarungen ändert. Später können Sie die Vorlage für automatische Buchungen ändern und das Verfahren wiederholen. Hier ist es nicht erforderlich, die ursprünglichen Posten im Hauptbuch oder das ursprüngliche erhaltene Dokument zu ändern und zu korrigieren.

1. Neuer Dokumenttyp des Buchungssatzes

Öffnen Sie zunächst einen neuen Dokumenttyp des Buchungssatzes um:

• weitere Teilposten zu trennen. Dies kann auch nützlich sein, um beispielsweise einen Probeabschluss zu erstellen. Mit dieser sowie anderen Berichten zu Sachkonten/Hauptbuch können Sie einzelne Dokumenttypen beim Erstellen von Berichten ausschließen und so den Status der Daten vor deren Verteilung durch Abteilungen erhalten
• es als den Dokumenttyp zu identifizieren, bei dem Sie immer den Saldo von Soll- und Habenbuchungen erhalten, der 0 entspricht

Dokument 471 wird in diesem Fall verwendet.

2. Gestaltung von Verteilungsschlüsseln

Erstellen Sie so viele Verteilungsschlüssel im Verteilungsschlüsselregister wie erforderlich, um Transaktionen auf einzelnen Konten oder Kontengruppen zu verteilen.

Hier haben wir einen einzigen Verteilungsschlüssel ausgewählt, den Sie auch im Thema zu Verteilungsschlüsseln beobachten können.

3. Wählen Sie Konten oder Kontengruppen und Verteilungsschlüssel

Setzen Sie, welche Konten oder Kontengruppen in der Verteilung verwendet werden sollen. Natürlich setzen Sie auch den Verteilungsschlüssel.

In unserem Fall lassen Sie uns eine Vorlage für Mietkosten erstellen, die auf dem Kontrollkonto 413 geführt werden sollen.

Natürlich könnten Sie auch anders verfahren und für jedes Nebenbuchkonto aus dem Kontenrahmen eine andere Verteilungsmethode, das heißt, einen anderen Verteilungsschlüssel auswählen.

Darüber hinaus könnten Sie in der Verteilung alle Konten der gleichen Gruppe (41) verwenden und sie mit demselben Verteilungsschlüssel verteilen. Auf jeden Fall, wann immer dies sinnvoll erscheint.

4. Zeitraum für die Übertragung von Posten festlegen

Es ist richtig, dass Sie entscheiden, wie oft (z. B. monatlich, halbjährlich, jährlich) Sie die Verteilung durchführen möchten und welche Kriterien Sie zur Datensammlung verwenden (z. B. Datum des Buchungszeitraums), wenn Sie Verteilungsschlüssel erstellen. So werden die Übertragungen der Posten sich nicht überschneiden. 

Es ist klug, den Zeitraum monatlich und den Buchungszeitraum als Datums-Kriterium auszuwählen.  

5. Übertragung von Posten oder Erstellung eines Berichts

Vielleicht reicht es aus, nur die Kosten nach einzelnen Abteilungen zu überprüfen. So können Sie nur den Bericht anzeigen und keine Buchung auslösen. 

6. Vorlage für automatische Buchungen

7. Beispiele

1. Lieferantenrechnung

Angenommen, Sie haben im Mai 2015 eine Rechnung über Folgendes erhalten:

• Miete für Geschäftsräume in Höhe von 1.000 € (Konto 4130); als Sie die Rechnung erhielten, wurde sie der Abteilung Abteilung 1 zugewiesen,
• Miete für Garagen und Parkplätze in Höhe von 200 € (Konto 4131); als Sie die Rechnung erhielten, wurde sie der Abteilung Abteilung 1 zugewiesen.

2. Verteilungsbericht

Aufgrund des Bedarfs an der Erstellung eines monatlichen Finanzberichts verteilen Sie im Juni die Kosten nach Abteilungen und auf Grundlage des zuvor ausgewählten Verteilungsschlüssels.

 Wählen Sie als Startdatum den 1.5. 2015 im Feld Von und als Enddatum den 31.05. 2015 im Feld Bis. Das Geschäftereignis wird am letzten Tag des ausgewählten Zeitraums, also am 31. Mai 2015, erneut gebucht.

Bevor Sie tatsächlich mit der Buchung fortfahren, ist es klug, die Buchungsdaten im Bericht anzuzeigen, z. B. Bericht nach Zeilen - Detailliert.

3. Buchungssatz, der in der Buchungsverteilung verwendet wird

Durch Klicken auf die Schaltfläche Buchung werden die Daten im Buchungssatz aufgezeichnet.

Wie vorgesehen werden die Beträge der Posten aus dem ausgewählten Zeitraum in der Höhe und Abteilung umgekehrt, wie im ursprünglichen Posten angegeben.

Neue Beträge und Verweise auf die Abteilung, wie im Verteilungsschlüssel angegeben, werden gebucht.

4. Kontokarte

5. Probeabschluss nach Abteilungen - Alle Buchungssätze

6. Probeabschluss nach Abteilungen - Kein Buchungssatz in der Verteilung verwendet

Die gegebenen Beispiele können auch bei der Verteilung von Einnahmen hilfreich sein. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie die Verbindlichkeiten und den Vermögenssaldo auf dem Konto oder den Kontengruppen entsprechend anpassen müssen!