Cu pachetul de programe Pantheon, puteți face inventarierea la sfârșitul anului sau pentru perioade contabile mai scurte.

Procesul de inventariere va fi descris mai jos.

1. Introduceți informații

Diferențele între inventarul fizic real, așa cum este determinat de un număr de inventar și înregistrările din depozit, pot fi găsite folosind Modulul de Număr de Inventar . Există două moduri de a introduce informații în modul:

a.) O foaie de număr de inventar poate fi introdusă direct în program (folosind scanere portabile, prin introducere directă sau prin scanare).

b.) Puteți crea o foaie de număr de inventar prin efectuarea unui număr de inventar pe hârtie și introducerea acesteia în program.

2. Compararea Inventarelor

Odată ce un număr de inventar a fost efectuat și introdus în program, acesta trebuie comparat cu înregistrările programului. Veți compara inventarul fizic real cu inventarul înregistrat pe cardurile de depozit.

Această comparație va dezvălui orice variații între soldul real și soldul înregistrat. Ulterior, acestea vor fi înregistrate corespunzător.

3. Reconciliera Inventarului

Următorul pas este reconcilierea inventarului. Variațiile dezvăluite prin numărul de inventar sunt examinate cu atenție la nivelul întregii companii. De ce?

3.1. Excedent la Un Depozit, Deficit la Altul

Pe parcursul anului, s-ar putea să fi făcut greșeli atunci când ați folosit programul. Dacă gestionați mai mult de un depozit, se întâmplă adesea să creați o chitanță sau un transfer pentru depozitul greșit. În acest caz, numărul de inventar va dezvălui un excedent la un depozit și un deficit la altul. Pentru a remedia acest lucru, trebuie să creați un transfer din depozitul unde a fost descoperit excedentul către depozitul cu deficit de inventar.

Mai întâi, să ne uităm la cardul de depozit pentru acest articol la depozitul cu deficit. Dacă un card de depozit dezvăluie un inventar negativ al stocului zilnic, trebuie să creați un transfer pentru înainte de data la care stocul negativ apare pe cardul de depozit. Acest lucru va rezolva două probleme deodată: veți repara stocul negativ și, în consecință, cantitatea, a depozitului cu deficit și, de asemenea, veți remedia excedentul de la celălalt depozit. Desigur, trebuie să fiți atenți ca cardul de depozit de la depozitul cu excedent să nu arate un stoc negativ după transfer. Deoarece puteți crea, de asemenea, multiple transferuri, cardurile de depozit pot fi echilibrate prin aranjamente adecvate.

Exemplu

La depozitul A există un deficit de 30 de bucăți; la depozitul B, există un excedent de 21 de bucăți.

Cardul de depozit pentru articolul XXX la depozitul A arată:

Cardul de depozit pentru articolul XXX la depozitul B arată:

După cum puteți vedea, stocul la depozitul A devine negativ pe 18.7.1999. Trebuie să creați un transfer din depozitul B către depozitul A pentru înainte de această dată. Cât veți transfera? Cardul de depozit al depozitului B arată că erau șapte bucăți în stoc pe 18.7.1999, ceea ce înseamnă că până la șapte bucăți pot fi transferate fără a crea un stoc negativ la depozitul B.

Cu chitanța din 6.8.1999, există suficient stoc la depozitul B pentru a crea un nou transfer cu cantitatea (21 - 7) bucăți.

Să ne uităm la cardurile de depozit după o reconciliere:

Cardul de depozit pentru articolul XXX la depozitul A arată:

Cardul de depozit pentru articolul XXX la depozitul B arată:

După cum puteți vedea, transferurile au îndreptat parțial cardurile de depozit. Ce faceți acum?

3.2 Deficite la un Depozit

Deficitele la un depozit sunt un indicator fiabil că toate documentele necesare ar putea să nu fi fost introduse sau că au fost introduse incorect. În acest caz, ar trebui să începeți prin a imprima un card de depozit pentru a vedea dacă a apărut un stoc negativ în orice moment. Dacă observați că a apărut, trebuie să curățați cardul de depozit (urmând instrucțiunile pentru curățarea cardurilor de depozit) înainte de a putea continua munca.

3.3. Excedente la un Depozit

Excedentele la un depozit ar putea indica faptul că un număr de inventar este incorect, că unele emiteri nu au fost introduse sau că unele chitanțe au fost introduse de două ori. De asemenea, recomandăm să examinați cu atenție excedentele.  

După fiecare schimbare în gestionarea materialelor în perioada anterioară numărului de inventar, trebuie să recalculați variațiile din inventar!

4. Confirmarea unui Inventar

Odată ce ați reconciliat un inventar, excedentele și deficitele trebuie să fie înregistrate corespunzător.

Pentru toate articolele cu un excedent de inventar, trebuie create documente corespunzătoare pentru excedente (în esență documente pentru chitanțe la depozit). Pentru toate articolele cu un deficit de inventar, trebuie create documente corespunzătoare pentru deficite (în esență documente pentru emiteri din depozit).

Documentele pentru excedente și deficite trebuie create separat pentru fiecare depozit utilizat în program.

Pentru că documentele pentru excedente și deficite vor echilibra doar inventarul fizic cu inventarul contabil, acestea trebuie înregistrate corespunzător în registrul general.