Prijem e-računa

Prijem e-računa znači uvoz e-računa sa platforme SEF u eDokumentaciju, te kreiranje PANTHEON dokumenta prijema - Primljenog računa na osnovu uvoza e-Slog dokumenta prijema.

OPIS PRIMERA U odeljenju nabavke preduzeća Tecta primili su naručeni materijal. Dobavljač je poslao e-račun. Odgovorna osoba želi da uveze primljeni e-račun iz sistema SEF u eDokumentaciju, a potom da za uvezeni dokument kreira PANTHEON dokument prijema. To će učiniti prateći sledeće korake: Uvoz e-računa u eDokumentaciju Izbor e-računa u eDokumentaciji i pokretanje poslovnog procesa eFakture uvoz Kreiranje primljenog računa na osnovu uvoza e-računa Pregled uvezenog e-računa

1. Uvoz e-računa u eDokumentaciju

U preduzeću Tecta za razmenu e-računa koriste SEF, odakle odgovorna osoba uvozi primljene e-račune u eDokumentaciju.

SAVET Za uspešan uvoz e-računa mora urediti odgovarajuća podešavanja u Šifarniku jedinica mere, kolona Međunarodna jedinica mernih koda 2. Međunarodna oznaka jedinice mere KOM je H87. Za lakše praćenje e-dokumenata možete dokumente međusobno povezati. Više o tome možete pročitati u poglavlju Veze dokumenta.

UPOZORENJE Prilikom prijema e-računa ažurira se i status dokumenta.

2. Izbor e-računa u eDokumentaciji i pokretanje poslovnog procesa

SAVET Za kreirenje e-Slog računa moramo za e-račun iz eSandučeta SEF najpre izvršiti uvoz u eDokumentaciju. Za uvoz pogledajte poglavlje Uvoz e-dokumenata iz SEF-a.

U drugom koraku odgovorna osoba želi da za primljeni e-račun iz eDokumentacije izvrši uvoz na PANTHEON dokument prijema - Primljeni račun.

• U tu svrhu na obrascu Dokumenti pomoću pretraživanja pronađe i klikom izabere e-računa za koji želi da kreira PANTHEON račun.
• To će učiniti preko odgovarajućeg eProcesa. U redu sa alatima zato klikne na taster (Čarobnjaci) i sa padajućeg menija klikne na unapred pripremljeni eProces eFakture uvoz.

SAVET Da bi željeni unapred pripremljeni proces koristila, mora za njega najpre izvršiti uvoz preko Web servisa.

3. Kreiranje primljenog računa na osnovu uvoza e-računa

• eProces odgovoroj osobi prikaže zadatak Uvoz e-računa.
• Poslovni proces je u obrazac uvezao podatke iz e-računa, kao što su podaci o računu, pozicijama, pregled računa i podešavanja za kreiranje dokumenta.

• U gornjem delu prozora odgovorna osoba uporedi podatke o računu sa stvarnim računom (pregled), te ih po potrebi dopuni.

SAVET Pre uvoženja e-dokumenta uređuje osnovna podešavanja u Šifarniku subjekata tako da na panelu Kupac podesi u polju Način poslovanja opciju Elektronski e-Slog, a u polju EAN šifra subjekta upiše šifru subjekta. Pored toga, u Šifarniku idenata upiše za idente podatke u polju Šifra subjekta. Na taj način će se podaci tokom izvršavanja eProcesa automatski popuniti. Potencijalne greške prilikom uvoza prikazuju se u koloni Greške, koje otklanjamo pre kreiranja PANTHEON računa.

• Proverimo pozicije idenata računa i po potrebi ih dopunimo.

SAVET U koliko više puta dobijete isti račun, gde će dobavljačev ident 'A' uvek biti jednak našem identu 'B', izaberemo opciju Dodavanje šifara parnera koje nedostaju u šifarnik idenata kod uvoza.

• Sa padajuće liste izabere Vrstu dokumenta, koji želi da kreira. U našem primeru u pitanju je račun troškova. Zato bira: 1200 - Računi troškova.

• Proveri podatke, te za kreiranje pritisne na taster Potvrdi.

UPOZORENJE U primeru da želi da prekine poslovni proces, odabere taster Otkaži.

Poslovni proces se zaključuje.

4. Pregled uvezenog e-računa

• U zadnjem koraku odgovorna osoba želi da pregleda novokreirani PANTHEON račun i vezu sa eDokumentacijom.
• U meniju izabere Roba | Prijem | Dokument | 1200 - Računi troškova..
• Poslovni proces je prilikom uvoza kreirao novi PANTHEON dokument. Klikom na panel Dokumetnacija proveri veze do eDokumentacije.

• Panel Dokumentacija ima više potpanela.

• Na potpanelu Veze vidi povezane dokumenta sa trenutnom dokumentom u eDokumentaciji.
• U našem primeru se vidi da je PANTHEON dokument ??? povezan sa dokumentom u eDokumentaciji, koji je zapisan u polju Ključ: ???.

SAVET Više o tome pročitajte i u poglavlju Veze.

• Na potpanelu Metapodaci odgovorna osoba vidi dodatne podatke o dokumentu, koji su se zapisali u obavezna polja za metapodatke prilikom uvoza u eDokumetnaciju.
• U našem primeru za dokument se vidi da je primljen od strane subjekta ???, te klasifikovan pomoću klasifikacije ???.

SAVET Određivanje polja metapodatka se izvršava na osnovu klasifikacije u Klasifikacijom planu.

Odgovorna osoba želi još da proveri datoteke koje su primljene sa e-dokumentom. U tu svrhu klikne na panel Datoteke, gde se vidi koje datoteke su sastavni deo dokuemnta.

U našem primeru, budući da je tip dokumenta primljeni e-račun, priložene su sledeće datoteke:

• XML dokument: ???, što znači da je uvezen e-Slog račun
• XML ovojnica: ??? - što znači da je uvezene e-Slog ovojnica, te
• PDF: ??? - što znači da je prilikom uvoza kreiran PDF format dokumenta za pregled.