Empfangen einer e-Rechnung

Das Empfangen einer e-Rechnung ist das Importieren einer e-Rechnung von der einheitlichen Plattform für eBusiness bizBox zu eDokumentation und das Erstellen eines PANTHEON-Eingangsdokuments – Empfangene Rechnung, basierend auf dem Import des eSLOG-Eingangsdokuments.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die Einkaufsabteilung der Firma Tecta hat bestelltes Material erhalten. Der Lieferant hat eine e-Rechnung geschickt. Die verantwortliche Person möchte die empfangene e-Rechnung aus dem bizBox-System in die eDokumentation importieren und dafür ein PANTHEON-Eingangsdokument erstellen. Dies geschieht wie folgt: Importieren von e-Rechnungen in die eDokumentation Auswählen der e-Rechnung in der eDokumentation und Ausführen des Import-eSLOG-Rechnung-eWorkflows Erstellen einer empfangenen Rechnung basierend auf dem Import der e-Rechnung (Import des eSLOG-Eingangsdokuments) Überprüfen der importierten e-Rechnung

1. Importieren von e-Rechnungen in die eDokumentation

Für den Austausch von e-Rechnungen verwendet die Firma Tecta die einheitliche Dokumentenaustauschplattform bizBox, von der die verantwortliche Person empfangene e-Rechnungen in die eDokumentation importiert.

HINWEIS Um e-Rechnungen erfolgreich zu importieren, definieren Sie die korrekten Einstellungen im Einheitenregister, der Spalte Internationale Maßeinheitscodes 2. Der internationale Code der Maßeinheit PCS ist H87. Für eine einfachere Nachverfolgbarkeit von e-Dokumenten können Sie Dokumente von empfangenen e-Lieferscheinen und e-Rechnungen verknüpfen. Der Prozess wird im Kapitel Dokumentenverknüpfungenausführlich beschrieben.

WARNUNG Beim Empfang einer e-Rechnung wird automatisch eine Empfangsbestätigung mit dem Status erstellt und an den Absender gesendet.

2. Auswählen der e-Rechnung in der eDokumentation und Ausführen des Import-eSLOG-Rechnung-eWorkflows

HINWEIS Um eine eSLOG-Rechnungzu erstellen, muss die e-Rechnung zuerst aus dem eMailbox bizBox in die eDokumentation importiert werden. Anweisungen zum Import finden Sie im Kapitel Empfangen von eDokumenten von bizBox zu eDokumentation.

Anschließend möchte die verantwortliche Person die empfangene e-Rechnung aus der eDokumentation in das PANTHEON-Eingangsdokument – Empfangene Rechnung importieren.

• Dazu findet und wählt die verantwortliche Person eine e-Rechnung aus, für die die PANTHEON-Rechnung auf dem Dokumentenformular mit der Suchmaschine erstellt wird.
• Dies geschieht durch die Verwendung eines geeigneten eWorkflows. Daher klickt die verantwortliche Person auf die (Assistenten)-Schaltfläche in der Symbolleiste und wählt den vorbereiteten Import-eSLOG-Rechnung eWorkflow aus dem Dropdown-Menü aus.

HINWEIS Um den gewünschten vorbereiteten eWorkflow zu verwenden, muss er zuerst über Webservice übertragen werden.

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3. Erstellen einer empfangenen Rechnung basierend auf dem Import der e-Rechnung (Import des eSLOG-Eingangsdokuments)

• Der eWorkflow zeigt die Aufgabe Import e-Rechnung.
• Zum Formularhat der eWorkflow Daten aus der e-Rechnung importiert, wie Daten zur Rechnung, Zeilen, Rechnungsübersicht und Einstellungen zur Dokumentenerstellung.

• Im oberen Teil des Fensters überprüft die verantwortliche Person die Daten zur Rechnung mit der tatsächlichen Rechnung (Vorschau) und ergänzt sie bei Bedarf.

HINWEIS Vor dem Import von e-Dokumenten bearbeiten Sie die allgemeinen Einstellungen im Subjektenregister: Im Geschäftsdokumente -Feld auf der Kunden -Registerkarte wählen Sie eDokument – Einfache Rechnung, und im EAN-Code des Subjekts -Feld geben Sie die externe ID des Subjekts ein. Im Artikelregistergeben Sie diese Daten für Artikel im Externe ID -Feld ein. Auf diese Weise werden die Daten automatisch ausgefüllt, wenn der eWorkflow ausgeführt wird. Potenzielle Fehler beim Import werden in der Fehler -Spalte aufgezeichnet. Diese müssen behoben werden, bevor die PANTHEON-Rechnung erstellt wird.

• Die verantwortliche Person überprüft die Artikelzeilen auf der Rechnung und ergänzt sie bei Bedarf.

HINWEIS Wenn Sie dieselbe Rechnung mehrfach erhalten, bei der der Artikel A des Lieferanten immer Ihrem Artikel B entspricht, wählen Sie die Option: Fehlende externe IDs beim Import zum Artikelregister hinzufügen.

• Aus der Dropdown-Liste wählt die verantwortliche Person den Dokumenttyp , der erstellt werden soll. In diesem Fall handelt es sich um eine Kostenrechnung: 1200 – Rechnung für Kosten.

• Die verantwortliche Person überprüft alle Daten und wählt die Bestätigen -Schaltfläche, um das Dokument zu erstellen.

WARNUNG Wenn Sie den Geschäftsprozess abbrechen möchten, wählen Sie die Abbrechen -Schaltfläche.

Der Workflow ist abgeschlossen.

4. Überprüfen der importierten e-Rechnung

• Abschließend möchte die verantwortliche Person die neu erstellte PANTHEON-Rechnung und deren Verknüpfung mit eDokumentationüberprüfen.
• Im Menü wählt die verantwortliche Person Waren | Empfang | Dokument | 1200 - Rechnung für Kosten.
• Der Workflow hat beim Import ein neues PANTHEON-Dokument erstellt. Durch Klicken auf die Dokumentation -Registerkarte überprüft die verantwortliche Person die Verknüpfungen mit der eDokumentation.

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• Die Dokumentation -Registerkarte enthält mehrere Unterregisterkarten.

• Auf der Verknüpfungen -Unterregisterkarte sind die Dokumente sichtbar, die mit dem aktuellen Dokument in der eDokumentation verknüpft sind.
• In diesem Fall sieht die verantwortliche Person, dass das PANTHEON-Dokument 23-1200-000023 mit dem Dokument in der eDokumentation verknüpft ist, das im Verknüpfungsschlüssel -Feld 23-DMS0-000073 aufgezeichnet ist.

HINWEIS Das Verfahren zur Erstellung von Verknüpfungen wird im Kapitel Verknüpfungen

• ausführlich erklärt. Auf der Metadaten
• -Registerkarte sind zusätzliche Daten zum Dokument sichtbar. Diese Daten wurden beim Import in die eDokumentation in die erforderlichen Felder für Metadaten eingegeben. In diesem Fall sieht die verantwortliche Person, dass das Dokument vom Subjekt Andragoški zavod Maribor empfangen und mit derKlassifikation

: 250 – Rechnungen (empfangen, ausgestellt, intern) und Dokumentation zu deren Erstellung klassifiziert wurde, da es sich bei dem importierten Dokument um eine e-Rechnung handelt. HINWEIS Sie können die Metadatenfelder in der Klassifikation imKlassifikationsschema

festlegen. Die verantwortliche Person möchte die Dateien überprüfen, die mit dem e-Dokument empfangen wurden. Dazu klickt die verantwortliche Person auf die Dateien-Registerkarte , wo die Dateien sichtbar sind, die das eSLOG-Dokument

bilden.

• In diesem Fall, bei dem der empfangene Dokumenttyp eine e-Rechnung war, sind die angehängten Dateien:XML-Dokument ; eSlog_380_number.xml – was bedeutet, dass das importierte Dokument eineeSLOG-Rechnung
• ist,XML-Umschlag ; envelope.xml – was bedeutet, dass der eSLOG-Umschlag
• importiert wurde undPDF