Dokumententabelle

Wählen Sie die Dokumente aus, die wir verarbeiten möchten, z.B. für Aufgabenverwendung, Löschung usw.

Ein Rechtsklick ermöglicht es uns auch, alle Dokumente auszuwählen oder abzulehnen:

Hinweis Mehrere Dokumente können auch ausgewählt werden, indem Mehrfachauswahl funktion verwendet wird. Es gibt zwei Optionen: Durch Halten der Strg Taste und Verwendung der Pfeiltasten oder Maus können Sie einzelne Dokumente auswählen. Durch Halten der Umschalt Taste und Verwendung der Pfeiltasten oder Maus können Sie alle Dokumente auswählen.

Status

Zeigt den Status des Dokuments an.

Die Anzahl und Namen der Status können nach Wunsch definiert werden. In PANTHEON sind zwei Dokumentstatus vordefiniert:

• A – Genehmigt: Das Dokument mit diesem Status wurde von der verantwortlichen Person genehmigt.
• N – Nicht genehmigt: Das Dokument mit diesem Status wurde von der verantwortlichen Person noch nicht genehmigt.

Die in diesem Feld verfügbaren Optionen können im Dokumenttyp Archiv auf dem Status Tab des Dokumenttypen Registers erstellt werden.

HINWEIS Für weitere Informationen zur Erstellung von Dokumentstatus siehe die Anweisungen im Kapitel Archiv des technischen Handbuchs.

Schlüssel

Zeigt einen eindeutigen Schlüssel, der als Dokumentenidentifikator verwendet wird. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass es in dieser Tabelle oder diesem Formular nur einen Datensatz mit diesem Primärschlüssel geben kann. Wenn Sie versuchen, einen Datensatz mit einer bereits vorhandenen Primärschlüsselnummer einzugeben, meldet das Programm einen Fehler.

Archiv

Zeigt das Archiv an, in das das Dokument klassifiziert wurde. Die Dokumente vom Typ Archiv sind im Dokumenttypen Register definiert. Das Archiv und der Speicher des Dokuments werden basierend auf dem Klassifizierungsschemadefiniert.

Ein Archiv kann Dokumente aus verschiedenen Postfächern empfangen, die im Administrationspanel | Einstellungen | Postfächerangegeben werden können.

HINWEIS Sie können so viele Archive haben, wie Sie möchten. Wenn Sie Archive z.B. nach Geschäftsbereichen oder Standorten führen, können Sie für jeden einzelnen Standort oder Geschäftsbereich ein separates Archiv definieren.

Datum

Zeigt das Datum und die Uhrzeit der Erstellung des ausgewählten Dokuments an.

Fälligkeitsdatum

Zeigt das Fälligkeitsdatum des Dokuments an, das aus dem Klassifizierungsschemaübernommen wird.

Betreff

Zeigt den Betreff an, der mit dem Dokument verbunden ist, der aus dem Betreffs Register übernommen wird.

Betreff Name 2

Zeigt die Name 2-Daten an, d.h. den langen Namen des Betreffs, der aus dem Betreffs Register übernommen wird.

Klassifizierung

Zeigt den Namen der Klassifizierung (Kategorie) des ausgewählten Dokuments an. Neben der Klassifizierung eines Dokuments definiert eine Klassifizierung auch, wie das Dokument behandelt wird (welcher Speicher dem Dokument zugewiesen ist).

Titel

Zeigt den Namen des Dokuments an, der automatisch im Modul generiert wird, in dem das Dokument erstellt wurde, z.B. von bizBox empfangen, gescannt, E-Dokument.

Hinweis

Geben Sie eine beliebige Notiz zum Dokument ein.

Speicher-ID

Zeigt den Namen des Speichers an, in dem das Dokument gespeichert ist. Speicher können über das Menü Einstellungen | Programm | Administrationspanel, Panel Einstellungen | Dokumentation | Speichererstellt werden. Sie können auch den Speicher festlegen, der dem Dokument zugewiesen werden soll, wenn Sie die Klassifizierung (Kategorie) des Dokuments auswählen.

Postfach-ID

Zeigt das Postfach an, aus dem das Dokument gesendet oder empfangen wurde. Postfächer können im Menü Einstellungen | Programm | Administrationspanel, Panel Einstellungen | Dokumentation | Postfächererstellt werden.