|
|
|
|
Uvoz iz Excel datoteke
Import of Fixed Assets from Excel File
Funkcija Uvoz iz Excel datoteke unutar registara Osnovnih sredstava, Sitnog inventara i Osnovnih sredstava u nabavi omogućuje učinkovito upravljanje evidencijom osnovnih sredstava (OS), posebno pri rukovanju velikim količinama podataka. Ova je značajka posebno korisna za skupni unos podataka ili tijekom početnog postavljanja sustava u PANTHEON-u.
Odredišni registar za uvezena OS ovisi o tome gdje se pokreće funkcija Uvoz/Izvoz podataka. Ako se pokrene iz registra Osnovnih sredstava, uvezeni podaci bit će dodani u registar Osnovnih sredstava. Isto tako, ako se funkciji pristupi iz registra Sitnog inventara, podaci će se uvesti u registar Sitnog inventara.
Zapisi OS se moraju uvesti iz strukturirane Excel datoteke. Sva polja i u Excel datoteci i u obrascu Uvoz iz Excel datoteke izravno odgovaraju poljima unutar registara. Ako se neka polja ostave prazna tijekom uvoza, mogu se ispuniti unutar obrasca za uvoz prije prijenosa podataka ili kasnije, izravno u relevantnim zapisima OS.
Formi Uvoz iz Excel datoteke može se pristupiti u alatnoj traci registara Osnovnih sredstava, Sitnog inventara i Osnovnih sredstava u nabavi klikom na tipku Uvoz/Izvoz podataka.
Zaglavlje sadrži ključna polja i kontrole za uvoz OS podataka. To uključuje određivanje Puta do datoteke do Excel dokumenta i pokretanje uvoza podataka pomoću odgovarajućih tipki, kao što su Otvori ili Strukture. Zaglavlje također pruža opcije za pregled uvezenih podataka unutar obrasca i za prijenos provjerenih podataka u odgovarajući registar.
| Put do datoteke |
Kliknite tri točke kako biste definirali punu putanju datoteke do Excel datoteke koja sadrži podatke o OS koje treba uvesti. Ako je putanja netočna, nevažeća ili nedostupna, postupak uvoza neće se ispravno izvršiti.
 |
važno
Navedena Excel datoteka treba biti ispravno formatirana prema zahtjevima sustava za strukturu podataka sa svim unaprijed definiranim zaglavljima stupaca prije pokušaja uvoza.
|
|
| Otvori (tipka) |
Koristi se za učitavanje i prijenos podataka iz odabrane Excel datoteke u PANTHEON formu. Nakon što je određena putanja datoteke, klikom na ovu tipku pokreće se proces čitanja, tijekom kojeg sustav izdvaja podatke o OS iz Excel datoteke i prikazuje ih u strukturiranom formatu unutar forme. |
| Prenesi (tipka) |
Koristi se za potvrdu i prijenos podataka prikazanih na formi u registre Osnovnih sredstava, Sitnog inventara i Osnovnih sredstava u nabavi. Ovim korakom se dovršava postupak uvoza spremanjem uvezenih zapisa u registar.
|
| Strukture (tipka) |
Klikom na ovu tipku otvara se prozor Uvoz strukture u kojem se mogu pregledati i uvesti Struktura i sva obavezna polja za Excel datoteku. |
| Puni nedostajuće šifrante pri prijenosu |
Kada je odabrana ova opcija, svi nedostajući podaci u ključnim šifrantima kao što su Subjekti, Konta ili Nositelji troškova automatski će se popuniti tijekom postupka prijenosa. |
| Pregled šifranata (tipka) |
Klikom na tipku provodi se provjera podataka. Polja s nedostajućim podacima bit će označena crvenom bojom.
|
važno
Ova tipka postaje dostupna nakon odabira putanje datoteke i uspješnog uvoza OS klikom na tipku Otvori.
|
|
Ovaj odjeljak prikazuje popis OS koja su uvezena iz Excel datoteke. Sva polja koja su popunjena u Excel datoteci automatski će se popuniti u odgovarajućim stupcima ove forme. Ova forma također omogućuje ručno uređivanje i unos podataka prije nego što se popis OS prenese u odgovarajući registar.
|
važno
Polje Inventarni broj je obavezno i mora sadržavati inventarni broj, inače se prijenos u registar ne može nastaviti. Dodatne informacije o OS mogu se dodati kasnije u odgovarajući registar.
|
|
O.
(Odabrano)
|
Potvrdni okviri su prema zadanim postavkama označeni za sve navedene unose. Označeni okvir označava da je OS uključeno u prijenos u registar. Da biste određena OS isključili iz prijenosa, jednostavno poništite odabir na potvrdnom okviru. |
Sljedeća polja izravno odgovaraju onima u Zaglavlju OS:
|
Inventarni br.
(Inventarni broj)
|
Dodijeljeno svakom OS u svrhu praćenja i vođenja evidencije, ograničeno na 16 znakova. Obično je otisnuto na naljepnici pričvršćenoj na OS. |
| Količina |
Količina OS povezanih s jednim Inventarnim brojem. Obično se svakom OS dodjeljuje vlastiti Inventarni broj, tako da je količina obično 1. Međutim, Sitni inventar može imati Količinu veću od 1 kako bi se omogućio skupni unos većeg broja artikala male vrijednosti. |
| Naziv |
Primarni Naziv OS, kao što je Ograda, Zgrada ili Računalo. |
| Naziv 2 |
Neobavezni sekundarni naziv za daljnju identifikaciju OS. Na primjer, Lenovo ThinkPad T16, kada je glavni Naziv jednostavno Računalo.
|
Sljedeća polja izravno odgovaraju onima na tabu Računovodstvo:
| Datum nabave |
Datum Nabave OS, obično odgovara datumu na računu dobavljača. Ovaj datum označava početak procesa nabave OS. |
| Datum aktivacije |
Datum kada je OS stavljen na raspolaganje za upotrebu (aktivirano). To označava početak njegovog operativnog vijeka i koristi se kao referentna točka za početak Obračuna amortizacije. |
| Datum likvidacije |
Datum kada je OS likvidirano, donirano ili na drugi način trajno uklonjeno iz vlasništva tvrtke. |
|
Datum izdvajanja
|
Datum kada je OS trajno povučen iz aktivne upotrebe i prestala se obračunavati amortizacija, ali je i dalje u vlasništvu tvrtke. Bilježi se kao posljednji dan u mjesecu tijekom kojeg se amortizacija još uvijek primjenjivala. |
|
Amortizacijska grupa
|
Iz padajućeg izbornika odaberite odgovarajuću Amortizacijsku grupu za OS. Odabir se temelji na Šifrantu Amortizacijskih grupa, kojem se može pristupiti dvostrukim klikom na polje.
Amortizacijske grupe sadrže unaprijed konfigurirane postavke kao što je minimalna stopa amortizacije, koja određuje tempo kojim će se vrijednost OS otpisivati tijekom vremena.
|
|
Ubrzana amortizacija
|
Unesite slijedeće:
- T ako se za OS izračunava Ubrzana amortizacija.
- F ako se za OS ne izračunava Ubrzana amortizacija.
Ubrzana amortizacija omogućuje ranije priznavanje većeg troška amortizacije u životnom vijeku OS.
|
|
Koeficijent amortizacije
|
Ovo polje odgovara polju Funkcionalna amortizacija, gdje se može unijeti Koeficijent amortizacije. Unesite numeričku vrijednost za stopu kojom OS gubi vrijednost tijekom vremena:
- Pozitivan faktor povećava iznos amortizacije, čime se skraćuje vijek trajanja OS ili odražava veće od normalnog trošenja.
- Negativan faktor smanjuje iznos amortizacije, produžujući vijek trajanja OS ili ukazujući na manju upotrebu ili sporije trošenje.
|
|
Nabavna vrijednost
|
Unesite ukupnu nabavnu vrijednost OS kako je navedeno na računu dobavljača. Taj iznos predstavlja nabavnu cijenu OS i koristit će se za Obračun amortizacije i Ispise.
|
|
Preostala vrijednost
|
Unesite iznos za koji se očekuje da će se nadoknaditi na kraju korisnog vijeka trajanja OS prodajom, recikliranjem ili minimalnom daljnjom upotrebom. Unesite nulu ako se ne očekuje Preostala vrijednost, što znači da će se amortizirati puni trošak OS. |
|
Dobavljač
|
Odaberite Dobavljača iz padajućeg izbornika, kao što je navedeno na računu.
Odabir se temelji na Šifrantu subjekta, kojem se može pristupiti dvostrukim klikom na polje.
 |
savjet
Opcije padajućeg izbornika temelje se na unosima u Šifrantu subjekata. Dvostrukim klikom na polje otvara se Šifrant subjekata u kojem se mogu dodavati ili uređivati dobavljači.
|
|
| Dobavljačev račun |
Unesite broj računa koji je obično naveden na računu dobavljača. |
|
Godina proizvodnje
|
Unesite godinu u kojoj je OS proizveden. Zapisivanje godine proizvodnje pomaže u određivanju očekivanog korisnog vijeka trajanja OS, rasporeda održavanja i stope amortizacije. |
| Kalkulacijska šifra |
Unesite šifru Identa kojoj pripada OS. Identi su svi proizvodi, poluproizvodi, sirovine, usluge itd. koje tvrtka kupuje ili prodaje. |
|
Tvornički broj
|
Unesite serijski broj ili broj dijela koji je proizvođač dodijelio OS. Ovaj se broj koristi za jedinstvenu identifikaciju OS među ostalima iste vrste i modela. Zapisivanje dijela broja proizvođača osigurava točno praćenje, upravljanje jamstvom i servisiranje. |
Sljedeća polja izravno odgovaraju onima u Zaglavlju OS:
|
Odjel
|
Iz padajućeg izbornika odaberite Odjel koji prikazuje sve dostupne Subjekte klasificirane kao Odjeli u Šifrantu subjekata.
Odjel predstavlja organizacijsku jedinicu ili poslovnu funkciju unutar tvrtke (npr. Administracija, Financije, Kadrovi) i označava dio organizacije kojem je OS operativno dodijeljen. Ova je informacija važna jer se podaci uneseni u polje Odjel koriste u Automatskom knjiženju amortizacije i revalorizacije.
|
savjet
Dvostrukim klikom na polje otvara se Šifrant subjekata u kojem se mogu dodavati ili uređivati Odjeli.
|
|
|
Nos.tr.
(Nositelj troška) |
Odaberite Nositelja troška iz padajućeg izbornika. Dostupne opcije temelje se na unosima iz Šifranta Nositelja troška.
Nositelj troška je financijska jedinica koja se koristi za praćenje gdje nastaju troškovi, kao što su određeni projekti ili aktivnosti. Koristi se za praćenje i upravljanje financijskim rezultatima.
|
savjet
|
|
|
Zadužen
|
Ovo polje odgovara polju Zadužen. Iz padajućeg izbornika odaberite osobu zaduženu za upravljanje OS.
|
savjet
Dvostrukim klikom na polje otvara se Personalna mapa zaposlenika u koju se mogu dodavati zaposlenici ili uređivati njihovi podaci.
|
|
|
Skrbnik
|
Iz padajućeg izbornika odaberite osobu odgovornu za stanje OS, raspored održavanja, ukupnu njegu i korištenje.
|
savjet
Podaci se preuzimaju iz Šifranta subjekata . Do njih se može doći dvostrukim klikom na polje, gdje se Skrbnici mogu dodati ili urediti.
|
|
|
Je ugrađen u
|
Unesite Inventarni broj nadređenog OS. Ovo definira OS kao komponentu odabranog nadređenog inventarnog broja. Na primjer, prozori se mogu označiti kao komponenta zgrade.
|
savjet
Odnos između OS mogu se vidjeti na tabu Struktura.
|
|
|
Grupa
|
Odaberite unaprijed definiranu Grupu iz padajućeg izbornika. Dostupne Grupe preuzete su iz šifranta Grupe osnovnih sredstava.
Ovo polje se koristi za kategorizaciju osnovnih sredstava na temelju njihove funkcije, kao što su zgrada, oprema, vozilo ili druga relevantna klasifikacija.
|
savjet
Dvostrukim klikom na polje otvara se šifrant Grupe osnovnih sredstava u kojem se Grupe mogu dodavati ili uređivati.
|
|
| Funkcionalni status |
Odaberite Funkcionalni status iz padajućeg izbornika kako biste definirali trenutno stanje OS, kao što je Aktivno, Neaktivno, Oštećeno ili drugo.
Ovaj status je samo informativan i ne utječe na računovodstvene procese, ali se može koristiti za filtriranje OS u Ispisima.
|
savjet
Dvostrukim klikom na polje otvara se šifrant Funkcionalnih stanja OS iz kojeg se preuzimaju opcije izbornika i gdje se statusi mogu dodavati ili uređivati.
|
|
Sljedeća polja izravno odgovaraju onima na tabu Stanje:
|
Datum
|
Odaberite ili unesite Datum nabave. Prilikom prijenosa OS u registar, Tip unosa automatski će se postaviti na 1-Nabava.
|
|
Nabavna vrijednost
|
Ovo polje odgovara polju Nabavna vrijednost i predstavlja vrijednost zabilježenu u trenutku nabave OS.
Nabavna vrijednost se uvijek unosi kao pozitivan iznos, bez obzira odražava li izvornu ili revaloriziranu vrijednost.
|
| Ispravak vrijednosti |
Unesite ukupan iznos amortizacije evidentirane za OS od njegove nabave i puštanja u upotrebu.
|
| Status |
Iz padajućeg izbornika odaberite Status koji je dodijeljen svakom OS kako bi se naznačilo njegovo stanje:
- AK (Aktivno): zadani status za sva aktivna OS.
- NA (Neaktivno): dodijeljeno OS koja su prodana, otpisana, deaktivirana ili zbrinuta.
|
savjet
Dvostrukim klikom na polje otvara se šifrant Statusa OS gdje se može dodati ili urediti novi Status.
|
|
Sljedeća polja izravno odgovaraju onima na kartici Gibanje:
|
Lokacija
|
Odaberite Lokaciju iz padajućeg izbornika kako biste odredili fizičku lokaciju OS unutar organizacije. To označava gdje se OS trenutno nalazi, pohranjuje ili koristi.
|
savjet
Dvostrukim klikom na polje otvara se šifrant Lokacija OS, gdje se lokacije mogu dodavati ili uređivati
|
|
|
Poduzeće
|
Odaberite Poduzeće iz padajućeg izbornika. Označava kojoj je tvrtki dodijeljeno OS, posebno u okruženjima s više podređenih ili podružnica unutar organizacije.
|
savjet
Dvostrukim klikom na polje otvara se Šifrant subjekata u kojem se mogu dodavati ili uređivati Poduzeća.
|
|
|
Odjel
|
Odaberite Odjel iz padajućeg izbornika.
Predstavlja organizacijsku jedinicu ili poslovnu funkciju unutar poduzeća (npr. Administracija, Financije, Zaposlenici) i označava dio organizacije kojem je OS operativno dodijeljen.
|
savjet
Dvostrukim klikom na polje otvara se Šifrant subjekata u kojem se mogu dodavati ili uređivati Odjeli.
Ovi se podaci koriste za automatsko knjiženje amortizacije i revalorizacije.
|
|
|
Nositelj troška
|
Odaberite Nositelja troška iz padajućeg izbornika.
Nositelj troška je financijska jedinica koja se koristi za praćenje gdje nastaju troškovi, kao što su određeni projekti ili aktivnosti. Koristi se za praćenje i upravljanje financijskim rezultatima.
|
|
Datum izdavanja
|
Ovo polje odgovara polju Datum izdavanja, koje predstavlja datum kada je OS dodijeljeno određenoj Lokaciji, Poduzeću ili Odjelu.
|
savjet
Ovaj datum utječe na knjiženja u Temeljnice na temelju odabrane metode knjiženja.
|
|
| Datum predviđenog vraćanja |
Unesite ili odaberite planirani datum do kojeg se OS treba vratiti na svoju izvornu Lokaciju, u Poduzeće ili Odjel.
|
| Datum povrata |
Ovo polje odgovara polju Datum povrata. Unesite ili odaberite stvarni datum kada je OS vraćen na svoju izvornu Lokaciju, u Poduzeće ili Odjel. Time se potvrđuje dovršetak prijenosa ili privremene upotrebe.
|
| Količina |
Unesite Količinu koja odražava ukupan broj premještenih komada.
|
| Referent |
Unesite zaposlenika odgovornog za gibanje OS. |
Ovo polje se automatski popunjava:
| RI |
Podaci u ovom polju generiraju se automatski i označavaju status stavke u obliku ključa. |
Sljedeća polja izravno odgovaraju onima na kartici Računovodstvo:
|
Konto nabave DUG
|
Konto na koji se knjiži dugovna vrijednost nabave OS (obično iz grupe konta 0).
|
|
Konto U nabavi POT
|
Konto za protuknjiženje potražno, zabilježen prilikom aktiviranja OS.
|
|
Konto amortizacije DUG
|
Konto na kojem se amortizirani iznos knjiži na dugovnoj strani, a predstavlja amortizaciju tvrtke (obično iz grupe konta 43).
|
|
Konto amortizacije POT
|
Konto na kojem se amortizirani iznos knjiži na potražnoj strani, što predstavlja smanjenje knjigovodstvene vrijednosti OS (obično iz grupe konta 0).
|
|
Konto povećanja DUG
|
Konto za knjiženje povećanja vrijednosti OS dugovno zbog povećanja vrijednosti (grupa konta 0).
|
|
Konto povećanja POT
|
Konto za knjiženje povećanja vrijednosti OS potražno zbog povećanja vrijednosti (grupa konta 0).
|
|
Konto povećanja RAZLIKA
|
Konto za knjiženje razlike između povećanja nabavne vrijednosti OS i povećanja akumulirane amortizacije, obično se knjiži potražno (grupa konta 95) za kapitalna usklađenja.
|
|
Konto umanjenja DUG
|
Konto za knjiženje umanjenja vrijednosti OS dugovno zbog umanjenja vrijednosti (grupa konta 0).
|
|
Konto umanjenja POT
|
Konto za knjiženje umanjenja vrijednosti OS potražno zbog umanjenja vrijednosti (grupa konta 0). |
|
Konto umanjenja RAZLIKA
|
Konto za knjiženje razlike umanjenja na dugovnoj stranu, koje predstavlja operativne troškove povezane s revalorizacijom (obično pod kontom 720).
|
Sljedeća polja odgovaraju tabu Proizvoljna polja koja se mogu konfigurirati u Administratorskoj konzoli. Ova polja omogućuju uključivanje dodatnih podataka specifičnih za organizaciju tijekom uvoza. Informacije se mogu unijeti u ova polja samo kada su Proizvoljna polja konfigurirana u Administratorskoj konzoli.
| Tekstualna polja od 1 do 10 |
Ako se koriste proizvoljna Tekstualna polja, unesite odgovarajuće tekstualne podatke, na primjer tvrtku za održavanje ili drugu tvrtku, podatke za kontakt posebnog dobavljača, broj police osiguranja i ostale podatke specifične za OS.
|
|
Numerička polja od 1 do 10
|
Ako se koriste proizvoljna Numerička polja, unesite odgovarajuće numeričke vrijednosti u ta polja, kao što su cijena usluge, učestalost održavanja i ostale informacije specifične za OS.
|
| Datumska polja od 1 do 4 |
Ako se koriste proizvoljna Datumska polja, unesite relevantne datume, na primjer datum dospijeća održavanja, datum isteka jamstva i ostale podatke specifične za OS.
|
Sljedeća polja odgovaraju onima na tabu Porezna amortizacija, koja je vidljiva samo ako je Porezna amortizacija omogućena u Administratorskoj konzoli. Informacije iz ovih polja mogu se uvesti samo kada je ta značajka aktivirana.
|
Datum porezne amortizacije
|
Unesite ili odaberite Datum porezne amortizacije. To je Datum aktivacije OS koji određuje početnu točku za izračun porezne amortizacije.
|
|
Nabavna vrijednost porezne amortizacije
|
Ovo polje odgovara polju Nabavna vrijednost i nabavnoj vrijednosti zabilježenoj u trenutku akvizicije OS.
Nabavna vrijednost se uvijek unosi kao pozitivan iznos, bez obzira odražava li izvornu ili revaloriziranu vrijednost.
|
|
Ispravak vrijednosti porezne amortizacije
|
Unesite ukupan iznos amortizacije evidentiranih za OS od njegove nabave i puštanja u upotrebu.
|
|
Status porezne amortizacije
|
Unesite status koji je dodijeljen svakom OS kako bi se odredilo njegovo stanje:
- AK (Aktivno): zadani status za sva aktivna OS.
- NA (Neaktivno): dodijeljeno OS koji su prodani, otpisani, deaktivirani ili zbrinuti.
|
Sljedeća polja izravno odgovaraju onima na tabu Zaduženje:
|
Datum zaduženja
|
Unesite ili odaberite datum kada je zaposleniku izdano OS. To označava početak razdoblja korištenja (npr. kada je zaposlenik primio prijenosno računalo ili alat).
|
|
Datum razduženja
|
Unesite ili odaberite datum kada je zaposlenik vratio OS, što označava kraj razdoblja korištenja.
|
| Količina |
Prikazuje koliko je OS dodijeljeno zaposleniku/zaposlenicima. Ovo se polje automatski popunjava, ali se može ručno prilagoditi.
|
Sljedeće polje izravno odgovara polju na tabu Stanje:
| Broj računa |
Unesite interni broj računa iz polja Broj računa, formatiran kao jedan kontinuirani broj (na primjer 2011000000001).
|
važno
Račun vezan uz OS mora se unijeti u PANTHEON prije uvoza. Na taj način dobiva interni broj računa u PANTHEON-u, koji se zatim može unijeti u polje Broj računa.
Alternativno, ovo polje može ostati prazno tijekom uvoza. OS se kasnije može povezati s računom u blagajni pomoću polja Interni dokument na tabu Računovodstvo.
|
|
Sljedeće polje izravno odgovara polju u Zaglavlju OS:
| Način knjiženja |
Odaberite metodu knjiženja iz padajućeg izbornika.
Ona definira kako se izračunava amortizacija OS i povezana knjiženja. Postavke su definirane u šifrantu Amortizacijskih grupa.
Select the posting method from the drop-down menu. It
defines how the FA’s depreciation and related postings are calculated. Its settings are defined in the Depreciation Categories register.
|
|
|
|
|