Dokumentet

Dokumenti

Dokumenti janë një dritare themelore për punë në Dokumentacion, këtu dërgojmë dhe pranojmë paketa, si dhe i përpunojmë në përputhje me detyrat dhe cilësimet.

Faturat e lëshuara i dërgojmë në Dokumentacion përmes wizardit Shkarkimi nga numri në numër dhe butoni Dërgo/Printo/Arkivo, i cili gjendet midis wizardëve në Faturat e lëshuara. 

Në dritaren Dokumentet është gjithashtu e disponueshme Wizard për cilësimin e dokumentacionit, i cili mundëson krijimin e cilësimeve themelore për përdorimin e modulit Dokumentacion.

Në pjesën e majtë të dritares ndodhet nën-dritarja Filtri, ku mund të kufizojmë shfaqjen e dokumenteve sipas kritereve të mëposhtme:

Nëse nën-dritarja Filtri nuk është e hapur, klikojmë në dy shigjeta të kthyer poshtë, për ta shfaqur atë. Me një klik të përsëritur e fshehim nën-dritaren.

Me klikimin në butonin Filtri, realizojmë shfaqjen e kufizimit të zgjedhur.

Poshtë nën-dritares Filtri gjejmë të gjitha kutitë postare për të gjitha shkëmbimet e shërbimeve (drejtuesit), që i kemi vendosur përmes Wizard për cilësimet e dokumentacionit ose drejtpërdrejt në Cilësimet->Programi->Konsola e Administratorit->Cilësimet->Parametrat e programit->Dokumentacion dhe arkivimi. Me klikimin në kutinë postare të veçantë, shfaqen dokumentet që janë përpunuar ose do të përpunohen me këtë kuti postare. Nëse nuk janë përpunuar ende, por sipas cilësimeve e dimë se do të përpunohen me një kuti postare të caktuar, i shohim njëkohësisht në Pjesa dhe kutinë postare përkatëse, e cila në këtë rast është e shënuar me bold, dhe në kllapa tregon numrin e dokumenteve të tilla. Me klikimin në rreshtin Pjesa, na shfaqen të gjithë dokumentet që ende presin përpunim.

Me klikimin në butonin Përpunoni të gjitha, përpunojmë të gjithë dokumentet që janë të gatshëm për përpunim sipas cilësimeve, pra dërgojmë dhe pranojmë dokumente. Me klikimin e djathtë në butonin Përpunoni të gjitha shfaqet një menu, ku mund të zgjedhim nëse do të përpunojmë vetëm dokumentet e daljes ose vetëm dokumentet e hyrjes ose na tregon cilat dokumente na presin për përpunim, ku gjithashtu mund të zgjedhim manualisht cilat do të përpunojmë dhe cilat jo, kështu kemi kontroll të plotë mbi atë që do të bëhet dhe çfarë dëshirojmë të përpunojmë.

Me dy klikime kudo në listën e kutive postare, refresh-ojmë shfaqjen e tyre, kuptueshëm, nëse kemi bërë ndonjë ndryshim në cilësime.

Kutitë postare shfaqen sipas drejtimit, që është Dalëse, Hyrëse dhe Brendshme. Veçmas shfaqet mundësia Pjesa, ku shfaqen dokumentet e papërpunuara, dhe Plehrat, ku gjejmë dokumentet e fshira. Dokumentet nga plehrat nuk mund të rikuperohen, por mund të eksportojmë paketën që përmbante dokumentin e fshirë.

Kur dërgojmë një dokument përmes shërbimit të shkëmbimit (drejtuesi) eStorite ZZI, marrim për çdo dokument të dërguar një konfirmim, që dokumenti është pranuar me sukses dhe dorëzuar në sistemin e shkëmbimit të eFaturave. Sigurisht, nëse dokumenti nuk është pranuar me sukses (p.sh. nuk është nënshkruar me certifikatën elektronike etj.) atëherë arsyet për refuzim në konfirmim gjithashtu janë të shkruara. Përmbajtja e konfirmimit na shfaqet me dy klikime në fushën e statusit të dokumentit, por mund ta gjejmë gjithashtu në paketë dhe atje të kontrollojmë përmbajtjen e saj.

Shtimi i bashkëngjitjeve në faturë mund të realizohet me klikimin në butonin Shto në paketë. Pas zgjedhjes së skedarit përkatës (bashkëngjitja në faturë), përmbajtja e paketës ndryshon automatikisht, regjistrohet informacioni për bashkëngjitjen e shtuar. Ikona e shënuar me një shenjë të gjelbër Kontrolli i përmbajtjes, kontrollon nëse janë shtuar siç duhet shenjat për bashkëngjitjet në paketë.

Parapamja e dokumenteve në dokumentacion bëhet automatikisht kur pozicionohemi mbi dokument. Në shfletuesin e internetit është e nevojshme të importoni paraprakisht një shtesë (add-on) për Acrobat PDF Reader. Me klikimin e djathtë mbi dokument, na hapet mundësia për të hapur dokumentin ose për të hapur dosjen ku është ruajtur dokumenti. Hapja e dokumentit mund të bëhet gjithashtu me një klik të dyfishtë mbi dokumentin.

Shtimi i ujëmbledhës në një parapamje dokumenti.

Të gjithë dokumentet e papara në dokumentacion shfaqen në listën e detyrave ToDo.

Zgjedhja e certifikatës:

Shembulli i importit të certifikatës digjitale për shembullin e zgjedhjes së certifikatës nga ruajtja e Windows.

Kur nënshkruajmë një dokument me një detyrë, e cila përfshin gjithashtu zgjedhjen e certifikatës nga ruajtja e Windows, na hapet një dritare në të cilën zgjedhim certifikatën nga ruajtja e Windows, shënojmë opsionin Certifikatat personale. Nëse kemi një certifikatë, çelësi privat i së cilës ndodhet në një kartë inteligjente, mund të zgjedhim opsionin e tretë, pastaj në fushën Biblioteka vendosim rrugën deri në skedarin dll përmes të cilit mund të komunikojmë me kartën inteligjente, si dhe slotin përkatës. Pas zgjedhjes dhe regjistrimit të fjalëkalimit, na hapen certifikatat që ndodhen në kartën inteligjente. Një shembull i tillë përdorimi është i dobishëm gjithashtu për të gjitha kartat inteligjente Halcom, për të cilat zgjedhim skedarin personal.dll.

Kur nënshkruajmë me certifikatën Halcom me opsionin Certifikatat personale, na shfaqet certifikata në dy rreshta. Në kolonën Emri i Mirëpritur kemi informacionin se cila certifikatë është e destinuar për nënshkrim. Certifikata për të cilën në kolonën Emri i Mirëpritur është e shënuar "Non Repudiation" nuk është e destinuar për nënshkrim, për nënshkrim zgjedhim certifikatën me përshkrimin "Digital Signature". Në rastin e zgjedhjes së gabuar, kështu e nënshkruar faturë do të refuzohet nga UJP.

Zgjedhja e certifikatës është e mundur gjithashtu përmes butonit . Në këtë rast hapet shfletuesi i Windows ku kërkojmë dhe zgjedhim certifikatën tonë. Pas zgjedhjes së certifikatës, rruga e saj regjistrohet në fushë dhe pas klikimit në butonin  programi ynë na pyet gjithashtu për fjalëkalimin për certifikatën.