Dokumente

Dokumente sind das Hauptfenster für die Arbeit in der Dokumentation, hier senden und empfangen wir Pakete und bearbeiten sie entsprechend Aufgaben und Einstellungen.

Ausgestellte Rechnungen senden wir über den Assistenten in die Dokumentation Druck von Nummer bis Nummer und die Schaltfläche Senden/Drucken/Archivieren, die wir unter den Assistenten bei den ausgestellten Rechnungen finden. 

Im Fenster Dokumente steht auch Assistent für die Dokumentationseinstellungen, der die Erstellung grundlegender Einstellungen für die Nutzung des Moduls Dokumentation ermöglicht.

Im linken Teil des Fensters befindet sich das Unterfenster Filter, wo wir die Anzeige der Dokumente nach folgenden Kriterien einschränken können:

Wenn das Unterfenster Filter nicht geöffnet ist, klicken wir auf die zwei nach unten gerichteten Pfeile, um es anzuzeigen. Mit einem erneuten Klick wird das Unterfenster wieder ausgeblendet.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Filter führen wir die Anzeige der ausgewählten Einschränkung aus.

Unter dem Unterfenster Filter finden wir alle Postfächer für alle Dienstleistungsaustausche (Treiber), die wir über Assistent für die Dokumentationseinstellungen oder direkt in Einstellungen->Programm->Administratorkonsole->Einstellungen->Programmeinstellungen->Dokumentation und Archivierungeingerichtet haben. Mit einem Klick auf ein einzelnes Postfach werden die Dokumente angezeigt, die mit diesem Postfach bearbeitet wurden oder bearbeitet werden sollen. Wenn sie noch nicht bearbeitet wurden, aber gemäß den Einstellungen wissen wir, dass sie mit einem bestimmten Postfach bearbeitet werden, sehen wir sie gleichzeitig im Bereich In Bearbeitung und im entsprechenden Postfach, das in einem solchen Fall fettgedruckt angezeigt wird und in Klammern die Anzahl solcher Dokumente zeigt. Mit einem Klick auf die Zeile In Bearbeitung werden uns alle Dokumente angezeigt, die noch auf die Bearbeitung warten.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Alles bearbeiten bearbeiten wir alle Dokumente, die gemäß den Einstellungen für die Bearbeitung bereit sind, das heißt, wir senden und empfangen Dokumente. Mit einem Rechtsklick auf die Schaltfläche Alles bearbeiten wird ein Menü angezeigt, in dem wir auswählen können, ob wir nur ausgehende Dokumente oder nur eingehende Dokumente bearbeiten oder uns anzeigen lassen, welche Dokumente auf die Bearbeitung warten, wo wir auch manuell auswählen können, welche wir bearbeiten und welche nicht, sodass wir vollständige Kontrolle darüber haben, was bearbeitet wird und was wir bearbeiten möchten.

Mit einem Doppelklick irgendwo in der Liste der Postfächer wird deren Anzeige aktualisiert, sinnvoll natürlich, wenn wir Änderungen in den Einstellungen vorgenommen haben.

Die Postfächer werden nach Richtung angezeigt, das heißt Ausgang, Eingang und Intern. Separat wird die Option In Bearbeitung angezeigt, wo nicht bearbeitete Dokumente angezeigt werden, und Papierkorb, wo wir gelöschte Dokumente finden. Ein Dokument aus dem Papierkorb kann nicht wiederhergestellt werden, aber wir können das Paket exportieren, das das gelöschte Dokument enthielt.

Beim Senden eines Dokuments über den Austauschdienst (Treiber) eStorite ZZI erhalten wir für jedes gesendete Dokument eine Rückmeldung, dass das Dokument erfolgreich empfangen und in das Austauschsystem eRechnungen geliefert wurde. Natürlich, wenn das Dokument nicht erfolgreich empfangen wurde (z. B. nicht mit einem elektronischen Zertifikat signiert usw.), dann sind die Gründe für die Ablehnung auch in der Rückmeldung aufgeführt. Der Inhalt der Rückmeldung wird uns durch einen Doppelklick auf das Feld Dokumentstatus angezeigt, wir können sie aber auch im Paket finden und dort ihren Inhalt überprüfen.

Das Hinzufügen von Anhängen zur Rechnung kann durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen im Paket erfolgen. Nach der Auswahl der entsprechenden Datei (Anhang zur Rechnung) ändert sich der Inhalt des Umschlags automatisch, die Information über den hinzugefügten Anhang wird gespeichert. Das Symbol mit dem grünen Häkchen Inhalt überprüfen überprüft, ob die Einträge über die Anhänge im Umschlag korrekt hinzugefügt wurden.

Die Vorschau von Dokumenten in der Dokumentation erfolgt automatisch, wenn wir uns auf das Dokument stellen. Im Internetbrowser muss zuvor ein Add-on für Acrobat PDF Reader importiert werden. Mit einem Rechtsklick auf das Dokument öffnet sich die Möglichkeit, das Dokument zu öffnen oder den Ordner zu öffnen, in dem das Dokument gespeichert ist. Das Öffnen des Dokuments kann auch durch einen Doppelklick auf das Dokument erfolgen.

Hinzufügen eines Wasserzeichens zur Dokumentenvorschau.

Alle ungelesenen Dokumente in der Dokumentation werden in der Aufgabenliste angezeigt ToDo.

Auswahl des Zertifikats:

Beispiel für den Import eines digitalen Zertifikats zur Auswahl eines Zertifikats aus dem Windows-Speicher.

Beim Signieren eines Dokuments mit einer Aufgabe, die auch die Auswahl eines Zertifikats aus dem Windows-Speicher enthält, öffnet sich ein Fenster, in dem wir das Zertifikat aus dem Windows-Speicher auswählen und die Option Persönliche Zertifikate markieren. Wenn wir ein Zertifikat haben, dessen privater Schlüssel sich auf einer Smartcard befindet, können wir die dritte Option auswählen, dann im Feld Bibliothek den Pfad zur DLL-Datei einstellen, über die wir mit der Smartcard kommunizieren können, sowie den entsprechenden Slot. Nach der Auswahl und Eingabe des Passworts werden uns die Zertifikate angezeigt, die sich auf der Smartcard befinden. Ein solcher Anwendungsfall ist auch für alle Halcom-Smartcards nützlich, bei denen wir die Datei personal.dll auswählen.

Beim Signieren mit einem Halcom-Zertifikat mit der Option Persönliche Zertifikate wird uns das Zertifikat in zwei Zeilen angezeigt. In der Spalte Freundlicher Name haben wir die Information, welches Zertifikat für die Signatur vorgesehen ist. Ein Zertifikat, für das in der Spalte Freundlicher Name "Non Repudiation" angegeben ist, ist nicht für die Signatur vorgesehen, für die Signatur wählen wir das Zertifikat mit der Beschreibung "Digital Signature". Im Falle einer falschen Auswahl wird eine so signierte Rechnung von der UJP abgelehnt.

Die Auswahl des Zertifikats ist auch über die Schaltfläche möglich . In diesem Fall öffnet sich der Windows-Browser, wo wir unser Zertifikat suchen und auswählen. Nach der Auswahl des Zertifikats wird dessen Pfad in das Feld eingetragen und nach einem Klick auf die Schaltfläche  fragt uns das Programm noch nach dem Passwort für das Zertifikat.