Импортиране на работен процес от папка

Въпреки прехода към електронни бизнес документи, все още има различни хартиени материали и документи в компанията, които трябва да бъдат архивирани електронно. За да се направи процесът възможно най-бърз и автоматизиран, е наличен предварително зададен работен процес с име Импорт от файлове (папки), който позволява сканираните документи да бъдат импортирани в Документация в PANTHEON.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Tecta има физически архив на документацията, която искат да архивират електронно. Освен това, те все още получават документи в хартиен формат от определени бизнес партньори. С тази цел, хартиените документи ще бъдат сканирани и импортирани в документацията на PANTHEON, използвайки работния процес Импорт от файлове (папки). Отговорното лице прави това по следния начин: Настройка на пощенската кутия Импортиране на работния процес Стартиране на работния процес Импорт от файлове

1. Настройка на пощенската кутия

Отговорното лице създава нова пощенска кутия за импортирани документи от папки. Пощенските кутии са дефинирани в Административен панел, който може да бъде достъпен, като се отвори менюто Настройки | Програма | Административен панел и се кликне на панела Настройки | Документация | Пощенски кутии. Отговорното лице създава пощенската кутия ръчно и дефинира нейните настройки.

• За да създаде нова пощенска кутия, отговорното лице кликва на инструменталната лента бутон (Вмъкване на запис).

• В полето Име, отговорното лице въвежда името на пощенската кутия, в този случай: Импорт от файлове (папки).

• В полето Класификация, отговорното лице избира подходящата класификация от падащия списък.

• В полето Предмет, отговорното лице избира подходящата компания от падащия списък, в този случай: Tecta Plc.

• На таба Настройки, отговорното лице дефинира две операции, както е показано на изображението по-долу.

• В първото поле на колоната Операция, отговорното лице въвежда: acReadFrom. В второто поле, което се добавя, като се натисне клавиша със стрелка надолу на клавиатурата, отговорното лице въвежда: acMoveTo.

• В първото поле на колоната Данни, отговорното лице въвежда местоположението на папката, от която ще бъдат импортирани документите. В второто поле, отговорното лице въвежда местоположението на папката, където документите ще бъдат съхранявани, когато бъдат прехвърлени в еДокументация.

2. Импортиране на работния процес

Отговорното лице след това импортира работния процес Импорт от файлове (папки) от уеб услуга. Това се прави в прозореца Работен процес - дизайн. Подробната процедура за извършване на процеса на импортиране е описана в главата настройки на еДокументация в PANTHEON.

3. Стартиране на работния процес Импорт от файлове

Отговорното лице сега иска да импортира документите, сканирани от Tecta от папката, посочена по-горе. След импортиране на работния процес от уеб сървъра, отговорното лице кликва на бутона Стартиране на работния процес, както е показано на изображението по-долу.

Програмата проверява документите в папката, която е била предварително дефинирана и прехвърля всички документи, които не са били вече прехвърлени в еДокументация.

СЪВЕТ Документите, които са били преместени от локалната папка в еДокументация, се преместят от програмата в папката, дефинирана в полето acMoveTo в пощенската кутия. Това предоставя преглед на прехвърлените документи.