Повтарящо се фактуриране

Повтарящо се фактуриране

Терминът 'повтарящо се фактуриране' се отнася до специфичен тип фактуриране, при което индивидуалните товарителници се събират в обобщаващ ваучер и се записват в главната книга. Основната причина за повтарящото се фактуриране винаги е ситуация, в която имаме множество товарителници, които не искаме да записваме индивидуално в главната книга или в дъщерните сметки.

1. Типични примери за повтарящо се фактуриране

Най-типичните примери за повтарящо се фактуриране са:

• Фактуриране на всеки 10 дни или месечно (фактурираме клиента или доставчикът ни фактурира на всеки 10/30 дни),
• съвместно фактуриране на няколко бизнес единици,
• последователни доставки.

Общите характеристики на документ за повтарящо се издаване са определени в Регистър на типовете документи – колективно издаване, а за консолидирана фактура в Регистър на типовете документи – консолидирана фактура. Примери могат да бъдат намерени в колективно издаване или консолидирана фактура.

2. Процес на повтарящо се фактуриране

Нека разгледаме повтарящото се фактуриране, използвайки примера на съвместно фактуриране на няколко бизнес единици. Уроките, извлечени от този пример, могат лесно да бъдат обобщени и приложени към други случаи.

Да предположим, че имаме Клиент А, който има бизнес единици BU Любляна, BU Копер, BU Марибор. Доставяме стоки на бизнес единиците на Купувача, и за всяка доставка издаваме товарителница, която е подписана от упълномощения представител на Купувача, за да потвърди получаването.

Така имаме товарителници за определен период от време:

Горният пример може да бъде частично оптимизиран, като се използва двойка купувач/платец, но за яснотата ще се придържаме към тази настройка.

Ако запишем товарителниците директно, ще имаме следните записи в дъщерните сметки (игнорирали сме данъчните записи в примера!):

В допълнение към прекомерното увеличаване на записите, това също така затруднява проверката (не е веднага очевидно колко дължи клиентът) и извършването на работата (например затваряне на сметките).

Признавайки недостатъците на фактурирането на голям брой фактури с малки суми, стигаме до споразумение с клиента да го фактурираме веднъж на всеки 10 дни. С всяка такава (консолидирана) фактура улавяме всички товарителници за този клиент.

При отваряне на типовете документи, трябва да бъдем внимателни да маркираме документите, които консолидираме (например товарителници) като вътрешни документи!

В горния пример, такова решение води до издаването на две повтарящи се фактури:

която също така веднага опростява записването:

3. Повтарящо се фактуриране на различни типове документи

Повтарящото се фактуриране е от особено значение за различни типове документи.

Горният пример е надграден, като се уточнява, че всеки от клиентите се обслужва от пътник, който също извършва мобилни продажби.

За да избегнем неясноти и да осигурим прозрачност, всеки пътник трябва да предостави собствена номерация.

Най-простият начин да осигурим уникална номерация в цялата организация е да отворим различен тип документ за всеки пътник.

Повтаряща се фактура, която взема предвид тези типове документи, осигурява прозрачна отчетност. Предполагаме товарителници, както е в списъка по-долу:

4. Повтарящо се фактуриране на различни типове документи

Но животът има още по-сложни случаи. В случай на връщания (например с доставки на вестници), трябва да извадим разписките за върнатите стоки от общата сума на издадените товарителници и да начислим само нетното количество, получено.

За всеки пътник в горния пример отваряме нов тип документ – кредитно известие.

Разширяваме определението на повтаряща се фактура, за да включим новооткрити кредитни известия.

Още по-сложно е използването на повтарящо се фактуриране при наблюдение на подизпълнителско производство, тъй като трябва да получаваме вътрешни разписки с повтарящо се фактуриране.

Повтарящо се фактуриране на различни типове документи (приемане/издаване) е възможно от PANTHEON 4.5 нататък.