Wiederkehrende Rechnungsstellung

Wiederkehrende Rechnungsstellung

Der Begriff 'wiederkehrende Rechnungsstellung' bezieht sich auf eine spezifische Art der Rechnungsstellung, bei der einzelne Lieferscheine in einem Sammelbeleg zusammengefasst und im Hauptbuch gebucht werden. Der Hauptgrund für die wiederkehrende Rechnungsstellung ist immer eine Situation, in der wir eine Anzahl von Lieferscheinen haben, die wir nicht einzeln im Hauptbuch oder in den Nebenbüchern buchen möchten.

1. Typische Beispiele für wiederkehrende Rechnungsstellung

Die typischen Beispiele für wiederkehrende Rechnungsstellung sind:

• Rechnungsstellung alle 10 Tage oder monatlich (wir stellen dem Kunden eine Rechnung oder der Lieferant stellt uns alle 10/30 Tage eine Rechnung),
• gemeinsame Rechnungsstellung mehrerer Geschäftseinheiten,
• aufeinanderfolgende Lieferungen.

Die allgemeinen Merkmale eines wiederkehrenden Belegdokuments sind im Dokumenttypenregister – Sammelausgabedefiniert, und für eine konsolidierte Rechnung im Dokumenttypenregister – konsolidierte Rechnung. Beispiele finden sich in Sammelausgabe oder konsolidierte Rechnung.

2. Prozess der wiederkehrenden Rechnungsstellung

Schauen wir uns die wiederkehrende Rechnungsstellung am Beispiel der gemeinsamen Rechnungsstellung mehrerer Geschäftseinheiten an. Die aus diesem Beispiel gewonnenen Erkenntnisse können leicht verallgemeinert und auf andere Fälle angewendet werden.

Angenommen, wir haben Kunde A, der die Geschäftseinheiten BU Ljubljana, BU Koper, BU Maribor hat. Wir liefern Waren an die Geschäftseinheiten des Käufers, und für jede Lieferung stellen wir einen Lieferschein aus, der vom autorisierten Vertreter des Käufers unterschrieben wird, um den Empfang zu bestätigen.

Wir haben also Lieferscheine für einen bestimmten Zeitraum:

Das obige Beispiel könnte teilweise optimiert werden, indem ein Käufer/Zahler-Paar verwendet wird, aber der Klarheit halber bleiben wir bei dieser Einstellung.

Wenn wir die Lieferscheine direkt buchen, haben wir die folgenden Buchungen in den Nebenbüchern (wir haben die Steuerbuchungen im Beispiel ignoriert!):

Zusätzlich zur übermäßigen Zunahme der Buchungen macht es uns auch sehr schwer, zu überprüfen (es ist nicht sofort offensichtlich, wie viel der Kunde uns schuldet) und die Arbeit zu erledigen (z. B. die Konten abzuschließen).

Die Nachteile der Rechnungsstellung einer großen Anzahl von Rechnungen mit kleinen Beträgen erkennend, kommen wir mit dem Kunden überein, ihn alle 10 Tage zu fakturieren. Mit jeder solchen (konsolidierten) Rechnung erfassen wir alle Lieferscheine für diesen Kunden.

Beim Öffnen von Dokumenttypen müssen wir darauf achten, die Dokumente, die wir konsolidieren (z. B. Lieferscheine), als interne Dokumente! zu kennzeichnen

Im obigen Beispiel führt eine solche Entscheidung zur Ausstellung von zwei wiederkehrenden Rechnungen:

was auch sofort die Buchung vereinfacht:

3. Wiederkehrende Rechnungsstellung verschiedener Dokumenttypen

Die wiederkehrende Rechnungsstellung ist für verschiedene Dokumenttypen von besonderer Bedeutung.

Das obige Beispiel wird erweitert, indem angegeben wird, dass jeder der Kunden von einem Passagier bedient wird, der auch mobile Verkäufe durchführt.

Um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden und Transparenz zu gewährleisten, muss jeder Passagier seine eigene Nummerierung bereitstellen.

Der einfachste Weg, um eine eindeutige Nummerierung in der gesamten Organisation sicherzustellen, besteht darin, für jeden Passagier einen anderen Dokumenttyp zu öffnen.

Eine wiederkehrende Rechnung, die diese Dokumenttypen berücksichtigt, sorgt für eine transparente Buchhaltung. Wir nehmen Lieferscheine wie in der folgenden Liste an:

4. Wiederkehrende Rechnungsstellung verschiedener Dokumenttypen

Aber das Leben hat noch kompliziertere Fälle. Im Falle von Rücksendungen (z. B. bei Zeitungslieferungen) müssen wir die Belege der zurückgesendeten Waren vom Gesamtbetrag der ausgestellten Lieferscheine abziehen und nur die netto erhaltene Menge berechnen.

Für jeden Passagier im obigen Beispiel öffnen wir einen neuen Dokumenttyp – eine Gutschrift.

Wir erweitern die Definition einer wiederkehrenden Rechnung um neu eröffnete Gutschriften.

Noch komplizierter ist die Verwendung der wiederkehrenden Rechnungsstellung bei der Überwachung von Subunternehmerproduktionen, da wir interne Ausgabebelege mit wiederkehrender Rechnungsstellung erhalten müssen.

Die wiederkehrende Rechnungsstellung verschiedener Dokumenttypen (Empfang/Ausgabe) ist ab PANTHEON 4.5 möglich.