Unterschiede zwischen eDocumentation, zertifizierter eDocumentation und lokaler eDocumentation

Es gibt mehrere Arten der elektronischen Dokumentenspeicherung. Der Unterschied zwischen ihnen liegt darin, wie die Dokumente gespeichert werden.

1. eDocumentation

eDocumentation ermöglicht die Speicherung von Dokumenten in einer sicheren Cloud-Speicherung auf Telekom-Servern. Die Dokumente werden nicht separat digital zeitgestempelt und digital signiert, sondern sind verschlüsselt und versioniert (ältere Versionen von Dokumenten können erhalten bleiben) in der Speicherung.

Deshalb kann das System Dokumente speichern, die ursprünglich elektronisch erstellt wurden, sowie Dokumente, die auf Papier erstellt und später digitalisiert wurden.

Benutzer können zwischen wählen:

*Durchschnittliche Dokumentgröße; 400 KB.

Zusätzliche Informationen Sie können den eDocumentation-Dienst nutzen, wenn Sie es zuvor aktiviert haben und ein Benutzer des PANTHEON DMS dienstes sind und die entsprechenden einstellungen in PANTHEON festgelegt haben. Lesen Sie die spezifischen Nutzungsbedingungen: Besondere Nutzungsbedingungen für eDocumentation - Roaming-Dienste Besondere Nutzungsbedingungen für eDocumentation - lokale Lizenzen Um den eDocumentation-Dienst oder eine Kombination zu bestellen und alle anderen Informationen zu erhalten, kontaktieren Sie prodaja@datalab.si oder 01 252 89 50 Wir empfehlen eine Kombination aus eDocumentation und zertifizierter eDocumentation - speichern Sie die gesetzlich geregelte Dokumentation in zertifizierter eDocumentation und verwenden Sie die reguläre eDocumentation, um kommerzielle und technische Dokumentation sowie Postbücher zu speichern.

2. Zertifizierte eDocumentation

Zertifizierte eDocumentation ist eine elektronische Dokumentenspeicherung, die von ZZI bereitgestellt wird, die sicher ist, gemäß der Gesetzgebung und zertifiziert mit dem Archiv der Republik Slowenien.

HINWEIS Lesen Sie über die aktuelle Gesetzgebung zum Schutz von Dokumentations- und Archivmaterial auf Archivgesetzgebung der Republik Slowenien. Vorschriften in Vorbereitung finden Sie auf dem eDemocracy Portal.

Deshalb kann das System Dokumente speichern, die ursprünglich elektronisch erstellt wurden, sowie Dokumente, die auf Papier erstellt und später digitalisiert wurden.

Der Dienst der zertifizierten eDocumentation umfasst alles, was die reguläre eDocumentation bietet, plus:

• Zeitstempelung eines Dokuments beim Import des Dokuments in Speicherung - ein Dokument wird digital signiert und zum Zeitpunkt des Speicherns zeitgestempelt, dann wird es im Archiv gespeichert und eine Sicherungskopie erstellt,
• In Übereinstimmung mit dem Gesetz und zertifiziert mit den Archiven der Republik Slowenien - Wenn Sie zertifizierte eDocumentation verwenden und Archivierungsverfahren definiert haben, können Sie das physische Archiv des Unternehmens eliminieren und physische Dokumente vernichten.

Zertifizierte eDocumentation ist etwas teurer aufgrund ihrer technologischen Anforderungen. Daher empfehlen wir, sie für Dokumente mit gesetzlich vorgeschriebener Speicherung zu verwenden (z. B. E-Rechnungen, Buchhaltungsdokumentation, Verträge ...).

Benutzer wählen zwischen:

Zusätzliche Informationen Lesen Sie die Allgemeinen Nutzungsbedingungen für elektronische Kommunikationsdienste und die Speicherung der weitergeleiteten Dokumente. Wenn Sie Ihr Papierarchiv eliminieren möchten, lesen Sie die Anleitung zur Aufgabe von Dokumentationsmaterial.

3. Lokale eDocumentation

Wenn Sie Dokumente auf Ihren eigenen Servern speichern möchten, ist lokale eDocumentation verfügbar.

Es funktioniert ähnlich wie die reguläre eDocumentation, mit dem Unterschied, dass die Dokumente auf Ihren lokalen Servern gespeichert werden.

Lokale eDocumentation kann mit der zertifizierten eDocumentation Funktion und der Speicherung eines Teils Ihrer Dokumente in eDocumentationaufgerüstet werden.

Wir empfehlen es ausschließlich Unternehmen, die lokale PANTHEON-Lizenzen verwenden und sich daher nicht im Roaming-Modus befinden.

Zusätzliche Informationen Um den lokalen eDocumentation-Dienst zu nutzen, muss dieser aktiviertwerden. Nach der Aktivierung der lokalen eDocumentation müssen Sie eine lokale PANTHEON DMS-Datenbank erstellen und deren Verbindung überprüfen. Lesen Sie die Anweisungen im Kapitel Erstellen einer lokalen PANTHEON DMS-Datenbank.

Es ist besonders geeignet für Unternehmen, die aufgrund des Gesetzes keine Daten in der Cloud speichern dürfen, und für diejenigen, die ihre Geschäftsinformationen aufgrund interner Regeln und Sicherheitsprotokolle nicht bei Drittanbietern speichern können.

Wir empfehlen es auch Unternehmen, die in Gebieten mit schlechter Internetverbindung ansässig sind.