eBusiness-Terminologie

PANTHEON-Begriff

Erklärung

E-Business

E-Business ist eine Reihe von Datalab-Diensten, die E-Business in PANTHEON unterstützen. Es umfasst drei Hauptsäulen, die Teil des PANTHEON-DMS sind, nämlich:

• eDokumentation
• eAustausch
• eWorkflow

E-Business umfasst auch Backup Dienst.

Weitere Informationen zum Angebot der E-Business-Dienste finden Sie auf der Datalab-Webseite.

eAustausch

eAustausch ist ein Datalab-Dienst, der den Austausch aller Arten von elektronischen Dokumenten (E-Rechnungen, E-Bestellungen, E-Lieferscheine usw.) ermöglicht.

eDokumentation

eDokumentation ist ein elektronischer Dokumentenspeicherdienst und Teil des PANTHEON-Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Es ist ein zentrales Repository für ALLE Dokumentationen, die innerhalb des Unternehmens verwendet und erstellt werden, sowie für die Dokumente, die mit Geschäftspartnern und anderen Entitäten empfangen und ausgetauscht werden.

E-Rechnung

E-Rechnung ist ein zeit- oder volumenbasierter Mietplan von Datalab, der es Ihnen ermöglicht, elektronische Dokumente über PANTHEON zu versenden.

HINWEIS Lesen Sie die Anweisungen für: Empfangen einer E-Rechnung Versenden einer E-Rechnung Versenden einer E-Rechnung ins Ausland

eWorkflow

eWorkflow ist eine Reihe von verbundenen Elementen (Blöcken), die Operationen in PANTHEON durch definierte Funktionen steuern, was zu einer schnelleren und automatisierten Ausführung von wiederholenden Aufgaben oder einer Reihe von Aufgaben in PANTHEON führt, wie z. B. Mehrwertsteuer-Konto, Jahresabschluss usw.

eBuchung

eBuchung ist ein Datalab-Dienst, der über eAustausch läuft und Folgendes ermöglicht:

• Erfassung und Erkennung von Daten aus einem PDF-Dokument;
• Umwandlung der identifizierten Daten in ein E-Dokument-Format;

• Import des E-Dokuments (im JSON-Format) in empfangene Dokumente in PANTHEON.

Der Dienst ist mit künstlicher Intelligenz ausgestattet, die mit jeder Lesung lernt und in nur wenigen Sekunden eine Genauigkeit auf menschlichem Niveau erreicht.

Webdienst

Webdienst ist ein Datalab-Dienst, der es Benutzern ermöglicht, festgelegte Datenbanken (z. B. Liste der Länder und Währungen, Liste der internationalen Maßeinheiten, Klassifikationsschemata usw.) und vordefinierte eWorkflows vom Server herunterzuladen, um ihre Arbeit mit PANTHEON zu beschleunigen.

Backup

Backup ist ein Datalab-Dienst, der es Benutzern ermöglicht, eine Kopie der von ihnen verwendeten Datenbank auf ihrem Server in der Cloud zu speichern (in Slowenien ist dies das von Telekom Slovenija verwaltete Rechenzentrum).

Cloud

Cloud-Computing ist eine Technologie, die entfernte Server verwendet, um Daten zu speichern und zu verwalten, die über das Internet abgerufen werden. Anstatt Ihre eigene Computerinfrastruktur oder Rechenzentren zu nutzen, können Sie Platz in der Cloud mieten, die auch andere Dienste bietet. Heute decken diese Cloud-Dienste eine breite Palette von Optionen ab: Speicherplatz, Netzwerkverbindung, Standard-Büroanwendungen, die Nutzung künstlicher Intelligenz usw. Durch die Nutzung von Cloud-Computing-Diensten vermeiden Sie auch die Kosten für die Wartung Ihrer eigenen Infrastruktur.

E-Business

E-Business oder elektronisches Geschäft, auch E-Commerce, ist die Nutzung von Informationstechnologie in den Geschäftsprozessen einer Organisation.

E-Business konzentriert sich auf die Computerisierung von Lieferketten durch den Austausch von Informationen zwischen Geschäftspartnern. Informationen werden zwischen Partnern über zuverlässige elektronische Kanäle in Form von elektronisch strukturierten Dokumenten ausgetauscht. (epos.si/en/ebusiness)

E-Mail

E-Mail, oder heutzutage meist einfach E-Mail, ist die Abkürzung für elektronische Post, was bedeutet, dass es sich um alle Post handelt, die über elektronische Kanäle versendet wird.

eSLOG

eSLOG ist der (slowenische) Standard für E-Dokumente, nach dem eSLOG-Dokumente erstellt werden.

Weitere Informationen über den eSLOG-Standard finden Sie auf der Website des Slowenischen Nationalen E-Business-Zentrums.

WARNUNG Ab dem 1. Oktober 2020 ist das gültige Format nur e-Slog 2.0.

E-Rechnung

E-Rechnung steht für elektronische Rechnung und bedeutet eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wurde. Es spielt keine Rolle, in welchem System die Rechnung erstellt oder empfangen wurde.

E-Dokument

E-Dokument steht für elektronisches Dokument und bedeutet ganz allgemein ein Dokument in elektronischer (statt papierbasierter) Form. Dazu gehören z. B. E-Lieferscheine, E-Bestellungen usw.

Digitaler Weg

Ein digitaler Weg, oder E-Weg, wie er direkt im Slowenischen verwendet wird, ist ein elektronischer Weg zum Austausch von E-Dokumenten. Anbieter digitaler Wege oder des elektronischen Datenaustauschs (EDI, siehe unten) sind wichtige Akteure beim Austausch von E-Rechnungen und anderen E-Dokumenten. Sie gewährleisten die sichere, geschützte und nachvollziehbare Zustellung von E-Dokumenten vom Aussteller zum Empfänger. Für E-Dokumente hat der Anbieter eines digitalen Weges die gleiche Rolle wie die Post für Papierdokumente (epos.si).

In Slowenien ist Datalabs Partner und einer der Unteranbieter digitaler Wege ZZI mit seiner bizBox Plattform. In Kroatien ist es beispielsweise MER.

E-Austausch, oder häufiger: EDI – Elektronischer Datenaustausch

E-Austausch bedeutet jeden elektronischen Austausch von Daten und damit den Austausch von Dokumenten.

Netzwerke für den Austausch elektronischer Dokumente

Ein Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente ist ein verbundenes Netz digitaler Wege, das von EDI-Anbieternzusammengeführt wird.

Empfangsbestätigung

Eine Empfangsbestätigung dient dazu, den Empfang eines Dokuments zu bestätigen, ohne den Inhalt zu validieren. Eine Empfangsbestätigung kann als Bestätigung des Empfangs oder der Bestätigung einer Bestellung, eines Lieferscheins, einer Rechnung oder eines Angebots erhalten werden.

Die Dokumentation, auf der der Import/Export einfacher XML-Empfangsbestätigungen in eSLOG basiert, finden Sie auf der Website des Slowenischen Nationalen E-Business-Zentrums.

Klassifikationsschema

Ein Klassifikationsschema ist ein System zur Klassifizierung von Dokumenten, das von den verantwortlichen Personen des Unternehmens definiert oder aus den Aufgaben oder Funktionen des Unternehmens, Geschäftsprozessen oder Aktivitäten abgeleitet wird.

Es ist der grundlegende und wichtigste Plan für die Zuordnung von Dokumentenmaterial. Es definiert detailliert die Hierarchie der Dokumentation, die Art der Dokumentation und ihren Zweck, die Aufbewahrungsdauer der Dokumente und die Methode ihrer Nummerierung oder Kennzeichnung.

Zum Beispiel werden gemäß dem Klassifikationsschema die Rechnungen des Stromlieferanten genau lokalisiert und später schnell gefunden. Das Schema bestimmt, in welchem Speicher (Lager), in welchem Archiv (Aktenschrank) innerhalb des Speichers und in welcher Klassifikation (Ordner) sich das Dokument befindet.

Klassifikation

Klassifikation kann am besten als Ordner gedacht werden, in dem Dokumente desselben Typs abgelegt/eingefügt werden. In der Papierwelt wurden Dokumente auf diese Weise abgelegt – in Ordnern, die mit Etiketten versehen und durch Karten getrennt oder in Aktenordnern (Unterklassifikationen) klassifiziert wurden.

Dokumentklassifikation ist eine hierarchische Baumstruktur, die es ermöglicht, Dokumente nach ihren Eigenschaften zu sortieren und zu gruppieren und eine Gruppe von Dokumenten anzuzeigen, zu der Dokumente gehören.
Zum Beispiel wird Projektdokumentation unter der Klassifikation »553 Projekte« und innerhalb davon weiter unter der Unterklassifikation »5531 Projektdokumentation für Zeltaufbau« gruppiert und so weiter.

Zusätzlich zur Klassifizierung von Dokumenten bestimmt die Klassifikation auch die Handhabung eines Dokuments. Sie legt fest, in welchem Speicher dieses Dokument aufbewahrt/gespeichert wird (sicher, zertifiziert, lokal), wie lange es aufbewahrt wird, wann es für die automatische Zerstörung vorgeschlagen wird usw.

Speicher

Speicher kann am besten als Archivierungsraum – ein Lagerraum oder eine heimische Garage mit mehreren Schränken – gedacht werden.

In Unternehmen waren dies früher Lagerhäuser oder spezielle Räume für die Archivierung von Dokumenten. In solchen Räumen gab es Berge von Aktenordnern mit Unternehmensdokumenten, die in zahlreichen Schränken gestapelt, organisiert und in Ordnern abgelegt waren.

Identisch ist der Speicher in PANTHEON ein elektronisches Archiv, in dem Dokumente abgelegt sind. PANTHEON bietet derzeit drei verschiedene Speicheroptionen:

• eDokumentation
• Zertifizierte eDokumentation
• Lokale eDokumentation

Archiv

Ein Archiv kann am besten als ein Schrank innerhalb eines Speichers.

In PANTHEON ist standardmäßig ein Archiv verfügbar, aber separate Archive können für verschiedene Dokumenttypen oder für verschiedene Standorte eingerichtet werden, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens.

Dokumente können in verschiedenen Archiven je nach Art der Dokumentation angeordnet werden, zum Beispiel:

• Buchhaltungsdokumentation,
• Handelsdokumentation,
• Technische Dokumentation,
• Personalunterlagen usw.

Alternativ können sie nach Standort/Stadt/Geschäftseinheit angeordnet werden, zum Beispiel:

• Celje-Archiv
• Maribor-Archiv

Für jedes Archiv in PANTHEON sollte ein Dokumenttyp eröffnet werden, in dem eine Liste der archivierten Dokumente geführt wird. Jedes Dokument wird mit der üblichen PANTHEON-Notation der Finanzjahrescode, Dokumenttyp und laufende Nummer des Jahres nummeriert.

Postfach

Ein Postfach ist in der digitalen Welt das Äquivalent eines normalen Postfachs. In Ihrem Postfach erhalten Sie Dokumente, die auf Sie warten und von anderen über ein bestimmtes Übertragungsnetzwerk gesendet wurden, und über dieses können Sie Dokumente in die Welt senden.

Jeder Kommunikationskanal (E-Mail, Webdienst, Dokumentübertragungsnetzwerk) wird durch sein eigenes Postfach unterstützt.

Im Administrationspanel in PANTHEON Postfach ist ein System von Einstellungen, die das Postfach und andere Webdienste benötigen, um sich mit PANTHEON zu verbinden.

Metadaten

Metadaten umfassen alle zusätzlichen Informationen über die Daten oder Tags, die das Dokument beschreiben, wie den Namen des Dokuments, seinen Typ, den Namen der Person, die das Dokument erstellt hat, verschiedene Zeitstempel usw.

Metadaten werden in der Klassifikation des Dokuments im Klassifikationsschema definiert. Je nach den Einstellungen können Metadaten erforderlich sein oder nicht, um ein Dokument zu definieren. Ihr Hauptzweck besteht darin, die Suche, Filterung und Verwaltung von Dokumenten in der Dokumentation zu erleichtern.

Erklären wir es noch einfacher: Wenn Sie ein Dokument, wie eine Rechnung, erhalten, erhalten Sie auch dessen Basisdaten (Ausstellungsort, Betrag, Absender usw.). Wenn die Rechnung den Entsorgungsprozess durchläuft, kann sie von diesen sogenannten Metadaten (Betreff, Klassifikation, Vertragsnummer, Kostenstelle usw.) begleitet werden. Metadaten beschleunigen den Prozess der Suche und Überprüfung des Dokuments.

Dokumentnummer (Dokument-ID)

Jedes Dokument wird durch eine eindeutige Dokumentnummeridentifiziert, die gemäß der PANTHEON-Notation in Form eines Jahres, der Dokumenttypnummer (Geschäftsvorfall) und einer laufenden Nummer geschrieben wird.

Geschäftsvorfall

Ein Geschäftsvorfall ist ein Ereignis, das eine Änderung des Bestands an Vermögenswerten, Verbindlichkeiten, Einnahmen oder Ausgaben bewirkt. Es sollte zum Zeitpunkt seines Auftretens unverzüglich erfasst werden. Es wird in den Buchhaltungsunterlagen erfasst und für die Buchhaltungsperioden, auf die es sich bezieht, in buchhalterischen Begriffen berichtet. Zum Beispiel ist ein Geschäftsvorfall der Kauf von Materialien, der für Mehrwertsteuerzwecke erfasst wird, mit entsprechenden Buchungen.

Dokument

Ein Dokument ist ein Umschlag, der Anhänge enthält. Der Umschlag enthält grundlegende Dokumentdaten (Dokumentnummer, Klassifikation, Zeitstempel) und Metadaten. Die Anhänge wiederum bilden eine beliebige Anzahl von Dateien, die den Inhalt des Dokuments enthalten.

Anhang

Ein Anhang ist jede Datei, die einem Dokument angehängt ist. Anhänge können in verschiedenen Formaten vorliegen:

• E-Rechnung in XML
• E-Rechnungsvisualisierung
• PDF-Datei
• TIF, GIF, PNG usw. Bild
• Beliebiges Office-Dokument
• E-Mail-Nachricht
• XML-, JSON-, SOAP-Datei usw.

Verbindungsprotokoll

Ein Verbindungsprotokoll ermöglicht den Aufbau und die Integration verschiedener Netzwerke zu einem einzigen logischen Ganzen – einem Internetwork.

Es gibt verschiedene Arten von Protokollen:

• FTP ist ein Standardprotokoll, das verwendet wird, um Dateien zwischen Hosts über ein Netzwerk (das Internet) zu verschieben.
• VAN ist ein Protokoll für industrielle Automatisierungszwecke.
• A2S