eIzmenjava
Za lažje razumevanje e-izmenjave smo za vas strnili najvažnejše informacije, v nadaljevanju:
E-izmenjava (Elektronska izmenjava podatkov – EDI) pomeni vsako elektronsko izmenjavo podatkov, s tem pa tudi dokumentov.
EDI je standardizirana metoda prenosa, ki je v svetu uveljavljena že od leta 1960 in omogoča medsebojno izmenjavo raznovrstnih dokumentov. Zahvaljujoč uporabi standardiziranega jezika komunikacije omogoča povezljivost različnih informacijskih sistemov in avtomatizacijo vključevanja v sisteme notranjega upravljanja.
Za e-izmenjavo potrebujemo standardiziran jezik komunikacije. Partnerja v e-izmenjavi morata namreč uporabljati skupni jezik oz. obliko, strukturo sporočila.
S standardizacijo omogočamo izmenjavo sporočil ne glede na uporabljeno strukturo sporočil, državo in dejavnost partnerja.
Poleg standardiziranega jezika komunikacije pa na drugem mestu potrebujemo programsko opremo, ki nam omogoča, da prejemnik in pošiljatelj lahko pošiljata in prejemata sporočila ter dokumente. Torej, da lahko med njima poteka e-izmenjava.
Uvedba e-izmenjave podjetju omogoča fleksibilnejše in učinkovitejše poslovanje. Z uporabo e-izmenjave dosegate:
- Avtomatizacijo opravil – tiskanje dokumentov, kuvertiranje dokumentov, vlaganje dokumentov v fascikle, prejemanje papirnih dokumentov, skeniranje slednjih, prepisovanje v poslovno informacijski sistem in vsa povezana manipulativna opravila se zmanjšajo ali v celoti odpravijo.
- Znižanje odzivnih časov – dokumenti, ki se izmenjujemo v elektronski obliki se izmenjujemo preko ponudnika e-poti v danem trenutku in 24/7. V PANTHEON-u, npr. za prejem e-dokumentov ali pošiljanje e-dokumentov zadostuje nekaj klikov. S tem se nadomesti dolgotrajnejša papirna manipulacija in obdelava.
- Natančnost izmenjanih informacij – izmenjava podatkov je opravljena na osnovi standardnega jezika komunikacije. S tem se zagotavlja pravilna računalniška interpretacija ne glede na nacionalnost oz. dejavnost podjetja, ki nastopa kot pošiljatelj ali prejemnik.
Morebitne tipične napake se odpravljajo tudi z vključitvijo umetne inteligence, ki se z vsakim prebranim podatkom uči in je vsaka nadaljnja interpretacija vedno boljša. V PANTHEON-u na ta način deluje storitev eKnjižb (sistem za prepoznavanje vsebine skeniranih računov oz. dokumentov v PDF obliki, ki omogoča zajem in razpoznavanje podatkov iz papirnatega dokumenta v obliko e-dokumenta, v JSON formatu), ki je del PANTHEON eIzmenjave.
- Zniževanje stroškov – e-izmenjava prinaša znižanje odzivnih časov in odpravljanje napak, ki jih prinaša ročno delo in papirno poslovanje. V PANTHEON-u eIzmenjavo krmilijo predpripravljeni eProcesi, ki za uporabnika izvajajo prej ročne postopke in kreirajo zanje ustrezna opravila.
- Nadzor in varnost – z vpeljavo e-izmenjavo vpeljemo nadzor nad transakcijami in izmenjanimi e-dokumenti. V PANTHEON-u eIzmenjava poteka preko eDokumentacije. Vsak izmenjan dokument je ob aktivaciji tam varno hranjen. Prav tako pa tudi opremljen z ustreznimi statusi, sporočili in povratnicami. S tem se vpelje popoln nadzor nad tem kdaj je bilo na primer e-naročilo poslano, kdaj dostavljeno, ali je dobavitelj sprejel naše naročilo in podobno.
Osnovni proces e-izmenjave bi na kratko lahko povzeli takole:
- Poslovno-informacijski sistem, ki ga uporablja podjetje (v našem primeru PANTHEON) generira komercialni dokument (npr. račun) in ga pošlje ponudniku za e-izmenjavo (ponudniki e-poti). Na primer na enotno platformo za elektronsko izmenjavo bizBox.
- Ponudnik za e-izmenjavo oz., njegova programska oprema na osnovi pred definiranih pogojev prepozna tip dokumenta, preveri strukturo, ga konvertira v prejemnikov standard dokumenta ter prenese preko dogovorjenega protokola povezovanja do prejemnika (npr. FTP, VAN, AS2,…).
- Dokument nato sprejme prejemnikov sistem za e-izmenjavo podatkov, ga transformira v strukturo, ki jo prepozna informacijski sistem prejemnika in tako omogoči integracijo ter nadaljnjo obdelavo v poslovnih procesih.
Da pa bi sam proces e-izmenjave še malo bolje razumeli ga v nadaljevanju pojasnjujemo še malo bolj detajlno:
4.1 Povezljivost med partnerji
Partnerji se povezujejo med seboj z izmenjavo različnih elektronskih dokumentov. Vsak dokument predstavlja določeno aktivnost, ki je del poslovnega procesa.
Povezovanje vsak z vsakim poveča kompleksnost povezovanja, saj se problematika povezovanja množi s številom poslovnih partnerjev (na sliki spodaj levo).
Ena točka izmenjave (npr. enotna platforma za elektronsko poslovanje bizBox) pomeni poenotenje dokumentov, poti izmenjave in procesov za vse partnerje (na sliki slika desno).
4.2 Konverzija podatkov in dokumentov
Podatki in dokumenti so lahko v različnih formatih in strukturah.
Za poenostavitev povezovanja med partnerji ponudnik e-poti (omrežje elektronske izmenjave) zagotavljajo pretvorbo dokumentov v želeno obliko.
V Sloveniji se najbolj pogosto uporablja pretvorba dokumentov v standardiziran format eSLOG. Tako se npr. preko enotne platforme za elektronsko poslovanje bizBox v PANTHEON-u izmenjujejo dokumenti v navedenem formatu.
4.3 Potek e-izmenjave
E-izmenjava in s tem ustrezna pretvorba dokumentov in informacij se izvaja preko Nabiralnika in izbranega ponudnika e-poti. Ta zagotavlja enoten nadzor in pregled nad dokumenti in informacijami, ki so predmet e-izmenjave.
Ponudniki e-poti so ključen deležnik pri izmenjavi e-računov in drugih e-dokumentov. Zagotavljajo namreč varno, zanesljivo in sledljivo dostavo e-dokumentov od izdajatelja do prejemnika. Ponudniki e-poti so za e-dokumente v enaki vlogi kot Pošta pri pošiljanju papirnih dokumentov (epos.si).
ZZI s platformo bizBox je tako eden pod ponudnikov e-poti ter partner podjetja Datalab. Preko njih poteka izmenjava e-računov, e-dobavnic, e-naročilnic s poslovno-informacijskim sistemom PANTHEON (v Sloveniji). Na Hrvaškem je to na primer MER itd.
4.4 E-izmenjava dokumentov
Preko e-izmenjave v prvi meri izmenjujemo e-dokumente. E-dokument je okrajšava za elektronski dokument in zelo na splošno pomeni, da gre za dokument v elektronski (in ne papirni) obliki. Sem sodijo npr. e-dobavnice, e-naročila ipd.
Poleg dokumentov pa se e-izmenjujejo tudi sporočila oz., informacije. Preverjanje in avtomatsko potrjevanje dokumentov je namreč tudi ena od ključnih zahtev v procesu e-izmenjave.
V procesu e-izmenjave se tako lahko izmenjajo potrditve dokumentov; potrditev e-naročila, informacija o dostavi e-dokumenta oz., povratnice in podobno.
eIzmenjava je Datalabova storitev, ki omogoča izmenjevanje vseh vrst elektronskih dokumentov (e-računov, e-naročil, e-dobavnic ipd.).
Kljub navidezni kompleksnosti in morda občutku, da je eIzmenjava rešitev za večje sisteme, ki so tehnološko zmožni implementacije, so vse funkcionalnosti eIzmenjave v PANTHEON-u na voljo tudi za manjša podjetja in brezplačno vključene v vse licence PANTHEON-a.
Za uporabo storitve eIzmenjave v PANTHEON-u je slednje potrebno aktivirati in opredeliti ustrezne nastavitve.
 |
OPOZORILO
Vse tri funkcionalnosti, eDokumentacija, eIzmenjava in eProces, so vključene v vse PANTHEON izpeljanke!
Storitvi eIzmenjava in eDokumentacija je treba pred prvo uporabo aktivirati.
|
Ta namreč poteka preko Nabiralnikov, z uvozom in izvozom iz eDokumentacije. Celoten proces krmilijo predpripravljeni eProcesi.
Izjema so tu le SMS in Viber sporočila, katerih pošiljanje ne poteka preko eDokumentacije.
Sam proces delovanja eIzmenjave v PANTHEON-u ponazarja slika v nadaljevanju. Primere eIzmenjave pa smo opisali podrobno v nadaljevanju.
E-izmenjavo in poslovanje z e-računi in drugimi e-dokumenti urejajo različni zakoni, uredbe ter standardi.
6.1 Zakonodaja in uredbe
Poslovanje z računi ureja ZDDV (Zakon o davku na dodano vrednost) Povezano z e-računi pa urejajo razmerja različni zakoni in uredbe; splošna pravila e-poslovanja so opredeljena v ZEPEP (Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu) ter eIDAS (Uredbi (EU) o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja).
Hrambo elektronskih dokumentov opredeljuje ZVDAGA (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih). Poslovanje s proračunskimi uporabniki pa ureja ZOPSPU-1A (Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike).
V nadaljevanju vam podajamo povezave do vseh pomembnih zakonov in uredb;
|
OPOZORILO
Po ZDDV-1 je potrebno kopije izdanih in prejetih računov hraniti deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo, oziroma 20 let v kolikor se računi nanašajo na nepremičnine. eRačun je potrebno hraniti v eSLOG XML obliki, priporočeno je, da se hrani zraven tudi vizualizacija računa v PDF obliki.
Poleg samega računa se morajo hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine. Zato je dobro poleg računa hraniti tudi povezane dokumente (naročilo, dobavnico).
Za hrambo e-dokumentov lahko poskrbi podjetje z aktivacijo storitve eDokumentacija.
ZVDAGA določa tudi pogoje, ki jih mora izpolniti ponudnik storitve eHrambe, da svojo storitev lahko certificira in je s tem za podjetja bolj verodostojen.
|
Povezana zakonodaja in uredbe:
Pri nas se z standardi ukvarja Center za ePoslovanje Slovenije, kjer tudi najdete največ informaciji v povezavi z eSLOG standardi.
Učinkovito izmenjevanje e-dokumentov ni možno brez uporabe standardiziranega jezika komunikacije oz. standardizacije. S standardizacijo omogočamo izmenjavo sporočil in s tem dokumentov v standardizirani obliki (eSLOG, JSON, itd.). Na ta način je zagotovljeno, da tako pošiljatelj kot prejemnik enako razumeta vsebino izmenjanih sporočil in dokumentov.
6.2.1 eSLOG
Obstaja veliko število različnih standardov za e-poslovanje. V Sloveniji se uporablja v gospodarstvu in javni upravi predvsem eSLOG standard dokumentov, ki pokrivajo vse glavne procese v nabavni verigi (eSLOG naročilnica, eSLOG dobavnica, eSLOG račun).
eSLOG dokumenti se stalno dopolnjujejo glede na spremembe v zakonodaji in uveljavljenih poslovnih praks. eSLOG račun je bil leta 2018 v okviru projekta ROSE nadgrajen na verzijo 2.0, ki je skladna z evropskim semantičnim standardom EN 16931 in omogoča čezmejno e-poslovanje med vsemi članicami EU.
eSLOG dokument si najlažje predstavljamo na sledeči način; običajno se poleg dokumenta v XML obliki priloži tudi njegova vizualizacija v PDF ali drugi obliki za lažji pregled vsebine e-dokumenta. Pred pošiljanjem se XML e-dokument opremiti z ovojnico, ki vsebuje podatke za naslavljanje, podobno kot kuverta pri papirnem dokumentu. Ovojnico običajno pripravi programska oprema ponudnika e-poti, v našem primeru se ta kreira v PANTHEON-u.
Prenos e-dokumenta od izdajatelja do prejemnika običajno izvajajo ponudniki e-poti (oz. ponudniki eIzmenjave), ki zagotavljajo zanesljivo, verodostojno in varno dostavo (podobno kot zagotavlja Pošta pri papirnih dokumentih). Prenos e-dokumentov preko elektronske pošte se odsvetuje, ker tak način ni dovolj varen in zanesljiv.ž
6.2.2 JSON
PANTHEON pa kreira in izmenjuje e-račune oz. e-dokumente tudi v JSON formatu. Na primer v komunikaciji s spletnimi trgovinami ali pa jih v obliko e-dokumenta, v JSON formatu, pretvarja storitev eKnjižb, s pomočjo vgrajen umetne inteligence.
JSON (JavaScript Object Notation) je eden lažjih odprtih standardov, ki temeljijo na besedilu in so zasnovani za berljivo izmenjavo podatkov. JSON je format, ki počasi nadomešča XML, saj ima krajšo kodo, ki jo je lažje napisati in računalniško brati.
V tem poglavju so zajeta naslednja podpoglavja:
| Aktivacija eIzmenjave |
Podjetja so dandanes primorana imeti vzpostavljen sistem, ki omogoča eIzmenjavo saj sodobno poslovanje narekuje digitalizacijo in avtomatizacijo. V tem poglavju smo za vas zbrali informacije oz. kontaktne podatke za aktivacijo eIzmenjave. |
| Nastavitve v PANTHEON-u |
Poglavje prikazuje nastavitve v PANTHEON-u za uspešno izmenjavo elektronskih dokumentih. Zbrani so različni uporabniški primer od pomembnih vnosov podatkov pri vnosu novega subjekta, do vnosa mednarodnih oznak merskih enot. Ključni pri eIzmenjavi so nabiralniki v katerih je določen zahtevan niz podatkov za izvoz in uvoz v PANTHEON. |
| eizmenjava dokumentov v PANTHEON-u |
V poglavju smo najprej prikazali proces od eNaročila vse do eRačuna. eNaročilo uvozimo in ga delno ali v celoti potrdimo ali zavrnemo. Na osnovi eNaročila kreiramo eDobavnico. Na podlagi eDobavnice kreiramo dokument prevzema. Za opravljeno storitev izstavimo eRačun. |
| eKnjižbe |
V poglavju smo pojasnili proces storitve eKnjižb, podali informaciji o aktivaciji in nastavitvah za pravilno delovanje ter prikazali primere uporabe eKnjižb v praksi. |
 |
NAMIG
Ob obdelovanju dokumentacije v PANTHEON DMS – prevzemu, pošiljanju – nastajajo opravila. Te si uporabniki lahko kreirajo sami, jih nanje preusmerijo nadrejeni ali pa nastajajo iz poslovnih procesov. Več o Opravilih si preberite v tehničnih navodilih ter uporabniških navodilih.
|