eExchange

Për të bërë eExchange më të lehtë për t'u kuptuar, informacioni më i rëndësishëm është i përmbledhur këtu:

1. Çfarë është eExchange?

eExchange (Ndryshimi i të Dhënave Elektronike – EDI) do të thotë çdo shkëmbim të dhënash elektronike, dhe për këtë arsye shkëmbim dokumentesh.

EDI është metoda standardizuese e shkëmbimit që është zbatuar në mbarë botën që nga viti 1960 dhe mundëson një shkëmbim të ndërsjellë të dokumenteve të ndryshme. Falë përdorimit të gjuhës standardizuese të komunikimit, ajo ofron një lidhje të sistemeve të ndryshme të informacionit dhe automatizon integrimin e sistemeve të administratës së brendshme.

2. Çfarë ju nevojitet për të përdorur eExchange?

Për të përdorur eExchange, ju nevojitet një gjuhë komunikimi standardizuese. Partnerët në eExchange duhet të përdorin gjuhën e tyre të përbashkët ose formën, strukturën e mesazhit.

Me standardizimin, ju mundësoni një shkëmbim mesazhesh pavarësisht nga struktura e mesazhit të përdorur, vendi dhe aktiviteti i partnerit.

Përveç gjuhës standardizuese të komunikimit, ju gjithashtu keni nevojë për softuerin që mundëson dërguesit dhe marrësit të dërgojnë dhe marrin mesazhe dhe dokumente, në mënyrë që eExchange të funksionojë midis tyre.

3. Çfarë lloj avantazhesh fitoni me eExchange?

Implementimi i eExchange i ofron një kompanie një biznes më fleksibël dhe efikas. Duke përdorur eExchange, ju arrini:

1. Automatizimin e detyrave – printimi i dokumenteve, vendosja e dokumenteve në letra, futja e dokumenteve në dosje, marrja e dokumenteve tradicionale (letër), skanimi i tyre, transkripti i tyre në një sistem informacioni biznesi dhe të gjitha detyrat e manipuluara të lidhura minimizohen ose eliminohen plotësisht.
2. Reduktimi i kohës së përgjigjes – dokumentet e shkëmbyera elektronikisht shkëmbehen përmes ofruesit të rrugës elektronike në një moment të caktuar dhe 24/7. Në PANTHEON, disa klikime mjaftojnë për të p.sh. marrë dokumente elektronike ose dërguar dokumente elektronike. Kjo zëvendëson manipulimin dhe përpunimin më të gjatë të dokumenteve në letër.
3. Saktësia e të dhënave të shkëmbyera – shkëmbimi i të dhënave bëhet mbi bazën e gjuhës standard të komunikimit. Kjo siguron interpretimin e saktë nga kompjuteri pavarësisht nga kombësia, ose aktiviteti i kompanisë që po dërgon ose merr dokumentet.
   Gabimet tipike potenciale gjithashtu eliminohen duke aktivizuar inteligjencën artificiale që mëson me çdo copë të dhëne të lexuar, e cila ofron interpretim më të mirë me çdo përdorim. Kështu funksionon shërbimi i ePosting (sistemi për njohjen e përmbajtjes së faturave të skanuara, ose dokumenteve PDF që njeh të dhënat nga dokumenti tradicional në formën e dokumentit elektronik, në formatin JSON) në PANTHEON, i cili është një pjesë e eExchangenë PANTHEON.
4. Reduktimi i kostove – eExchange ofron reduktim të kohës së përgjigjes dhe eliminimin e gabimeve që shpesh bëhen kur përpunohen dokumentet tradicionalisht dhe manualisht. Në PANTHEON, eExchange navigohet nga eWorkflow të përgatitura paraprakisht që drejton proceset e mëparshme manuale për përdoruesin, dhe krijon detyra përkatëse për ta.
5. Kontrolli dhe siguria – duke futur eExchange, ju fitoni kontroll mbi transaksionet dhe dokumentet elektronike të shkëmbyera. Në PANTHEON, eExchange funksionon përmes eDokumentacionit. Çdo dokument i shkëmbyer ruhet sigurt atje në aktivizim. Ai është gjithashtu i pajisur me statusete sakta, mesazhet dhe pranimet e kthimit. Duke bërë këtë, ofron kontroll të plotë mbi kur një e-porosi është dërguar, kur është dorëzuar, nëse furnizuesi ka marrë porosinë tuaj etj.

4. Si duket procesi i eExchange?

Procesi bazë i eExchange mund të përmblidhet kështu:

• Sistemi i informacionit të biznesit që kompania përdor (në këtë rast, PANTHEON), gjeneron një dokument komercial (p.sh. faturë) dhe e dërgon atë te ofruesi i eExchange (ofruesi i rrjetit). Për shembull, platforma e unifikuar e eExchange bizBox.
• Ofruesi i eExchange, ose softueri i tij, njeh llojin e dokumentit mbi bazën e kushteve të paracaktuara, kontrollon strukturën e tij, e konverton në standardin e dokumentit të marrësit, dhe e transferon përmes protokollit të shkëmbimit te marrësi (FTP, VAN, AS2 etj.).
• Dokumenti më pas pranohet nga sistemi i marrësit për shkëmbimin e të dhënave, transformohet në strukturën që sistemi i informacionit të marrësit e njeh dhe për këtë arsye mundëson integrimin dhe përpunimin e mëtejshëm në proceset e punës.

Për të kuptuar më mirë procesin e eExchange, shihni shpjegimin e mëposhtëm të detajuar:

4.1 Lidhshmëria midis partnerëve

Partnerët lidhen duke shkëmbyer dokumente të ndryshme elektronike. Çdo dokument përfaqëson një aktivitet të caktuar që është pjesë e procesit të biznesit.

Lidhja e çdo partneri rrit kompleksitetin e lidhjes, pasi problemi i lidhjes shumëzohet me numrin e partnerëve të biznesit (foto në këndin e poshtëm të majtë).

Një pikë shkëmbimi (p.sh. platforma e unifikuar e eBusiness bizBox) do të thotë unifikimin e dokumenteve, rrugëve të shkëmbimit dhe proceseve për të gjithë partnerët (foto në këndin e poshtëm të djathtë).

4.2. Konvertimi i të dhënave dhe dokumenteve

Të dhënat dhe dokumentet mund të ekzistojnë në formate dhe struktura të ndryshme.

Për të unifikuar lidhjen midis partnerëve, ofruesi i rrjetit (rrjeti eExchange) siguron konvertimin e dokumenteve në formatin e dëshiruar.

Në Slloveni, konvertimi më i zakonshëm i dokumenteve në formatin e standardizuar eSLOG . Kështu, p.sh. dokumentet shkëmbehen përmes platformës së unifikuar të eBusiness bizBox në PANTHEON në formatin e listuar.

4.3 Procesi i eExchange

eExchange dhe me të konvertimi përkatës i dokumenteve dhe të dhënave realizohet përmes Mailbox dhe ofruesit të EDItë zgjedhur. Kjo ofron kontroll të unifikuar dhe përmbledhje të dokumenteve dhe të dhënave që janë objekti i eExchange.

Ofruesit e EDI janë një pjesë kyçe e shkëmbimit të e-faturave dhe dokumenteve të tjera elektronike. Ata ofrojnë dërgimin e sigurt, të besueshëm dhe të gjurmueshëm të dokumenteve elektronike nga lëshuesi te marrësi. Ofruesit e rrjetit janë për dokumentet elektronike atë që është posta për dërgimin e dokumenteve tradicionale (letër) (epos.si).

ZZI me platformën bizBox është prandaj një nga ofruesit e rrjetit dhe partneri i Datalab. Përmes tyre, shkëmbimi i e-faturave, e-fletëpakove, e-porosive realizohet me sistemin e informacionit të biznesit PANTHEON (në Slloveni). Në Kroaci, ofruesi është MER etj.

4.4 Shkëmbimi i dokumenteve

Së pari dhe më kryesorja, dokumentet elektronike shkëmbehen përmes eExchange. Dokumenti elektronik është shkurtim për dokumentin elektronik dhe në përgjithësi do të thotë një dokument në format elektronik (dhe jo letër). Kjo përfshin e-fletëpakot, e-porositë etj.

Përveç dokumenteve, eExchange gjithashtu mund të shërbejë si një platformë shkëmbimi për mesazhe, ose të dhëna. Kontrollimi dhe konfirmimi automatik i dokumenteve është gjithashtu një nga kërkesat kryesore në procesin e eExchange.

Në procesin e eExchange, ju mund të shkëmbeni konfirmimet e dokumenteve, konfirmimet e e-porosive, të dhënat mbi dorëzimin e dokumenteve elektronike, ose pranimet e kthimit, etj.

5. Çfarë është eExchange në PANTHEON dhe si implementohet?

eExchange është një shërbim i Datalab që mundëson shkëmbimin e të gjitha llojeve të dokumenteve elektronike (e-fatura, e-porosi, e-fletëpakë etj.).

Pavarësisht nga kompleksiteti i dukshëm dhe ndoshta ndjenja se eExchange është një zgjidhje për sisteme më të mëdha që janë teknologjikisht të afta për implementim, të gjitha karakteristikat e eExchange në PANTHEON janë gjithashtu të disponueshme për kompanitë më të vogla dhe përfshihen në të gjitha licencat e PANTHEON pa pagesë.

Për të përdorur shërbimet e eExchange në PANTHEON, ato duhet së pari të aktivizohen dhe cilësimet e nevojshme duhet të përcaktohen.

KËSHILLË Të gjitha tre funksionalitetet: eDokumentacioni , eExchange dhe eWorkflows janë të përfshira në të gjitha licencat e PANTHEON. Para se të përdorni shërbimet e eExchange dhe eDokumentacionit për herë të parë, ju duhet t'i aktivizoni ato.

Kjo realizohet përmes Mailbox, me importimin dhe eksportimin nga eDokumentacioni. I gjithë procesi navigohet nga eWorkflows

të përgatitura paraprakisht. Përjashtimi këtu janë mesazhet SMS dhe Viber

, të cilat nuk dërgohen përmes eDokumentacionit.

Procesi i eExchange në PANTHEON vetë paraqitet në imazhin e mëposhtëm, dhe shembujt e eExchange shpjegohen në detaje.

6. Legjislacioni, rregulloret dhe standardet

eExchange dhe biznesi i e-faturave (dhe dokumenteve të tjera elektronike) rregullohen nga ligje, rregullore dhe standarde të ndryshme.

6.1 Legjislacioni dhe rregulloret Biznesi me faturat rregullohet ngaZDDV ( Ligji për Tatimin mbi Vlerën e Shtuar), dhe biznesi me e-faturat rregullohet nga ligje dhe rregullore të ndryshme; rregullat e përgjithshme të eBiznesit janë të përcaktuara në ZEPEP (Ligji për Biznesin Elektronik dhe Nënshkrimin Elektronik) dhe eIDAS
(Ligji për Identifikimin Elektronik dhe Shërbimet e Besueshmërisë (BE)). Ruajtja e dokumenteve elektronike është e përcaktuar nga ZVDAGA (Ligji për Mbrojtjen e Dokumenteve dhe Arkivave dhe Institucioneve Arkivale). Biznesi me Përdoruesit e Buxhetit rregullohet nga ZOPSPU-1A

(Ligji për Ofrimin e Shërbimeve të Pagesës për Përdoruesit e Buxhetit).

• Në vazhdim, gjeni lidhjet për të gjitha ligjet dhe rregulloret e rëndësishme;

Ligji për Tatimin mbi Vlerën e Shtuar (ZDDV-1) KËSHILLË SipasZDDV-1 , është e nevojshme të ruani kopje të faturave të lëshuara dhe të pranuara për dhjetë vjet pas përfundimit të vitit kur janë lëshuar faturat, ose 20 vjet në rast se faturat janë të lidhura me pasuri të paluajtshme. Një e-faturë duhet të ruhet në formatin e eSLOG XML, rekomandohet të ruhet një vizualizim i faturës si PDF me të. Përveç faturës vetë, ju gjithashtu duhet të ruani të dhëna që garantojnë autenticitetin e origjinës dhe integritetin e përmbajtjes. Prandaj, është një ide e mirë të ruani dokumentet e lidhura (porosi, fletëpakë) me të. Një kompani mund të kujdeset për ruajtjen e dokumenteve elektronike duke aktivizuar shërbimin e eDokumentacionit . ZVDAGA

po ashtu përcakton kushtet që ofruesi i shërbimit eHramba duhet të përmbushë për të marrë certifikimin e shërbimit të tyre dhe kështu bëhet më e besueshme për kompanitë.

• Legjislacioni dhe rregulloret e lidhura:
• Ligji për Biznesin Elektronik dhe Nënshkrimin Elektronik (ZEPEP)
• Ligji për Identifikimin Elektronik dhe Shërbimet e Besueshmërisë (BE) (eIDAS)
• Ligji për Mbrojtjen e Dokumenteve dhe Arkivave dhe Institucioneve Arkivale (ZVDAGA)

Ligji për Ofrimin e Shërbimeve të Pagesës për Përdoruesit e Buxhetit (ZOPSPU-1A)

6.2 Standardet, ose gjuha standarde e komunikimit Në Slloveni, standardet janë objekti iQendrës Kombëtare të eBiznesit Slloven

, ku mund të gjeni gjithashtu të dhënat më të shumta në lidhje me standardet e eSLOG.

Shkëmbimi efikas i dokumenteve elektronike nuk është i mundur pa përdorimin e një gjuhe standardizuese të komunikimit, ose standardizimin. Me standardizimin, ju mundësoni shkëmbimin e mesazheve dhe për këtë arsye dokumenteve në një format të standardizuar (eSLOG, JSON etj.). Kështu sigurohet që si dërguesi ashtu edhe marrësi e kuptojnë njëlloj përmbajtjen e mesazheve dhe dokumenteve të shkëmbyera.

6.2.1 eSLOG Ka shumë standarde të ndryshme për eBiznesin. Në Slloveni, ekonomia dhe administrata publike përdorin kryesisht standardin e dokumenteve eSLOG

që mbulon të gjitha proceset kryesore në zinxhirin e blerjes (porosia e eSLOG, fletëpakë e eSLOG, faturë e eSLOG). Dokumentet e eSLOG plotësohen vazhdimisht sipas ndryshimeve në legjislacion dhe praktikat e zbatuara të biznesit. Fatura e eSLOG u përmirësua në versionin 2.0 në vitin 2018 brenda projektit ROSE. Ky version është në përputhje me standardin evropian semantik EN 16931 dhe mundëson biznesin ndërkombëtar brenda BE-së.

Dokumentet e eSLOG mund të përshkruhen më së miri si më poshtë; zakonisht, përveç dokumenti XML i tij vizualizimi PDF, ose një dokument në një format tjetër është i bashkangjitur, për një përmbledhje më të lehtë të përmbajtjes së dokumentit elektronik. Para dërgimit, dokumenti elektronik XML është i pajisur me envelopën që përmban të dhëna për adresimin, të ngjashme me envelopën e letër me dokumentet tradicionale. Envelopa zakonisht përgatitet nga softueri i ofruesit të rrjetit, në këtë rast krijohet në PANTHEON.

Transferimi i një dokumenti nga lëshuesi te marrësi zakonisht realizohet nga ofruesi i rrjetit (ose ofruesi i eExchange) që ofron një dërgim të besueshëm, të sigurt dhe të besueshëm (të ngjashëm me atë që ofron Posta për dokumentet tradicionale). Transferimi i dokumenteve elektronike përmes e-mailit nuk rekomandohet, pasi kjo metodë nuk është e sigurt dhe e besueshme mjaftueshëm.

6.2.2 JSON

PANTHEON gjithashtu krijon dhe shkëmben e-fatura, ose dokumente elektronike në formatin JSON . Për shembull, kur komunikoni me dyqane online, dokumentet konvertohen në dokumente elektronike JSON nga shërbimi ePosting , duke përdorur inteligjencën artificiale të integruar.

JSON (JavaScript Object Notation) është një nga standardet e hapura më të lehta që janë të bazuara në tekst dhe janë të dizajnuara për shkëmbimin e të dhënave të lexueshme. JSON është një format që ngadalë po zëvendëson XML, pasi kodi i tij është më i shkurtër, si dhe më i lehtë për t'u shkruar dhe lexuar nga një kompjuter.

Kjo kapitull përmban nën-kapitujt e mëposhtëm: