е-Размена
За полесно разбирање на услугите на е-Размена, подолу ги сумиравме најважните информации за вас:
е-Размена (Електронска размена на податоци – EDI) значи секоја електронска размена на податоци, вклучително и документи.
EDI е стандардизиран метод за пренос кој е воспоставен во светот од 1960 година и овозможува меѓусебна размена на различни документи. Благодарение на употребата на стандардизиран јазик за комуникација , методот овозможува поврзување на различни информациски системи и автоматизација на интеграцијата во системите за внатрешно управување.
За е-Размена, потребен ни е стандардизиран јазик за комуникација. Партнерите за е-Размена мора да користат заеднички јазик, односно формат, структура на порака.
Преку стандардизација овозможуваме размена на пораки без разлика на структурата на пораките што се користи, земјата и активноста на партнерот.
Покрај стандардизираниот јазик за комуникација, на второ место ни треба и софтвер, кој им овозможува на примачот и на испраќачот да праќаат и примаат пораки и документи. За да може да се одвива е-Размена меѓу нив.
Воведувањето на е-Размена и овозможува на компанијата да работи пофлексибилно и поефикасно. Со користење на е-Размена постигнувате:
- Автоматизација на задачи – печатење документи, редење на документи на плик, поднесување документи во папки, примање хартиени документи, скенирање на последните, нивно копирање во деловниот информативен систем и сите поврзани манипулативни задачи се намалени или целосно елиминирани.
- Намалување на времето на одговор – документите кои се разменуваат по електронски пат се разменуваат преку провајдер на е-Патека во даден момент и 24/7. Во PANTHEON, на пр. за примање е-документи или испраќање е-документи е само неколку кликања. Ова ја заменува манипулацијата и обработката на хартијата која одзема повеќе време.
- Точност на разменетите информации – размената на податоци се заснова на стандардниот јазик за комуникација. Ова обезбедува правилно компјутерско толкување без оглед на националноста или дејноста на друштво кое делува како испраќач или примач.
Можните типични грешки исто така се елиминираат со вклучување на вештачка интелигенција, која учи со секое читање на податоците и секое следно толкување е секогаш подобро. Вака функционира услугата PANTHEON еКнижење (систем за препознавање на содржината на скенирани фактури или документи во PDF формат, кој овозможува снимање и препознавање на податоците од хартиен документ во е-документ, во JSON формат), кој е дел од PANTHEON е-Размена.
- Намалување на трошоците – е-Размената носи намалување на времето на одговор и елиминирање на грешките предизвикани од рачно работење и хартиените трансакции. Во PANTHEON, е-Размената е контролирана од Претходно подготвени еПроцеси кои вршат рачни процедури за корисникот и создаваат соодветни задачи за истиот.
- Контрола и безбедност – со воведување на е-Размена, воведуваме контрола врз трансакциите и разменетите е-документи. Во PANTHEON, е-Размената се одвива преку еДокументација. Секој разменет документ е при активирање безбедно чуван таму. Опремен е и со соодветни статуси, пораки и повратни информации. Ова овозможува целосна контрола кога, на пример, е испратена е-нарачката, кога е испорачана, дали добавувачот ја прифатил нашата нарачка и слично.
Основниот процес на е-Размена може накратко да се сумира на следниов начин:
- Деловниот информациски систем што го користи компанијата (во нашиот случај PANTHEON) генерира комерцијален документ (на пример, фактура) и го испраќа до давателот на е-Размена (даватели на е-Патеки). На пример, на обединетата електронска платформа за размена bizBox.
- Давателот на е-Размена или неговиот софтвер го препознава типот на документот врз основа на однапред дефинирани услови, ја проверува структурата, го претвора во стандард за документи на примачот и го пренесува преку договорениот протокол за поврзување со примачот (на пр. FTP, VAN, AS2 ,…).
- Документот потоа е прифатен од системот за е-Размена на податоци на примачот, трансформиран во структура која е препознаена од информацискиот систем на примачот и на тој начин овозможува интеграција и понатамошна обработка во деловните процеси.
Но, за да го разбереме самиот процес на е-Размена малку подобро, го објаснуваме малку подетално подолу:
4.1 Поврзување помеѓу партнерите
Партнерите се поврзуваат меѓу себе со размена на различни електронски документи. Секој документ претставува одредена активност која е дел од деловниот процес.
Поврзувањето на сите со секого ја зголемува сложеноста на врската, бидејќи проблемот со поврзувањето се множи со бројот на деловни партнери (на сликата, долниот лев агол).
Единствена точка на размена (на пр. единствена платформа за електронски бизнис bizBox) значи обединување на документи, патеки и процеси за размена за сите партнери ( на сликата десно).
4.2 Конверзија на податоци и документи
Податоците и документите можат да бидат во различни формати и структури.
За да се поедностави врската помеѓу партнерите, давателот на е-патеки (електронска мрежа за размена) обезбедува конверзија на документи во саканиот формат.
Во Словенија, најчесто се употребува конверзија на документи во стандардизиран формат еСлог. Така, на пр. преку унифицираната платформа за електронски бизнис bizBox во PANTHEON, се разменуваат документи во наведениот формат.
4.3 Тек на е-Размена
Е-размена, а со тоа и соодветната конверзија на документи и информации се врши преку Сандаче и избраниот провајдер на е-пошта. Ова обезбедува униформирана контрола и преглед на документи и информации кои се предмет на е-Размена.
Давателите на е-Патеки се клучен чинител во размената на е-фактури и други е-документи. Обезбедуваат сигурна и следлива испорака на е-документи од издавачот до примачот. Давателите на е-Патеки за е-документите се во иста улога како Поштата при испраќање хартиени документи
ZZI со платформата bizBox е еден од под-провајдерите на е-Патеки и партнер на Datalab. Преку нив се разменуваат е-фактури, белешки за е-достава, формулари за е-нарачки со деловниот информациски систем PANTHEON (во Словенија). Во Хрватска, на пример, ова е MER итн.
4.4 е-Размена на документи
Првенствено разменуваме е-документи преку е-размена. Е-документ е кратенка за електронски документ и многу општо значи дека е документ во електронска (наместо хартиена) форма. Тие вклучуваат на пр. е-белешки за испорака, е-нарачки итн.
Покрај документи, исто така се разменуваат и пораки односно информации по електронски пат. Верификацијата и автоматската потврда на документите е исто така едно од клучните барања во процесот на е-Размена.
Така, потврдите за документи може да се разменуваат во процесот на е-размена; потврда на е-нарачка, информација за испорака на е-документ или повратна потврда и сл.
е-Размена е Datalab услуга која овозможува размена на сите видови електронски документи (е-фактури, е-нарачки, електронски белешки за испорака и сл.).
И покрај очигледната сложеност и можеби чувството дека е-Размена е решение за поголеми системи кои се технолошки способни за имплементација, сите функционалности на е-Размена во PANTHEON се исто така достапни за помалите компании и вклучени бесплатно во сите лиценци на PANTHEON.
За користење на услугата е-Размена во PANTHEON, потребно е истата да се активира и да се дефинираат релевантните поставки.
 |
ВНИМАНИЕ
Сите три функционалности: еДокументација, е-Размена и еПроцеси се вклучени во сите верзии на PANTHEON!
Услугите е-Размена и еДокументација мора да се активираат пред прва употреба.
|
Ова се одвива преку сандачињата, со увоз и извоз од еДокументација. Целиот процес е контролиран од претходно подготвени еПроцеси.
Единствените исклучоци овде се СМС пораки кои не се испраќаат преку еДокументација.
Вистинскиот процес на е-Размена во PANTHEON е илустриран на сликата подолу. Примери за е-Размена се детално опишани подолу.
Електронската размена и работењето со е-фактури и други е-документи се регулирани со различни закони, прописи и стандарди.
6.1 Законодавство и регулативи
Работењето со фактурите е регулирано со ЗДДВ (Законот за данок на додадена вредност) и односите поврзани со е-фактурите се регулирани со различни закони и прописи; општите правила за еРаботење се дефинирани во ЗЕУЕУ (Закон за електронско управување и електронски услуги) и ЗЕДЕИДУ (Закон за електронски документи, електронска идентификација и доверливи услуги).
Складирањето на електронските документи е дефинирано со ЗАМ (Закон за архивски материјал). Бизнисот со буџетските корисници е регулиран со ЗПУПС (Закон за платежни услуги и платни системи).
Во продолжение ви даваме линкови до сите важни закони и прописи;
|
ВНИМАНИЕ
Според ЗДДВ, копии од издадените и примените фактури мора да се чуваат десет години по истекот на годината на која се однесуваат фактурите или 20 години ако фактурите се однесуваат на недвижен имот. Е-фактурата мора да се чува во еСлог XML формат, се препорачува заедно со неа да се чува и визуелизацијата на фактурата во PDF формат.
Покрај самата сметка, мора да се чуваат и податоци кои ја гарантираат автентичноста на потеклото и интегритетот на содржината. Затоа, добро е покрај фактурата да се чуваат поврзаните документи (нарачка, испратница).
Компанијата може да се погрижи за складирање на е-документи со активирање на услугата еДокументација.
ЗАМ ги дефинира и условите што давателот на услугата еСкладирање мора да ги исполни за да услугата може да потврди и затоа е покредибилна за компаниите.
|
Поврзани закони и регулативи:
Ефикасна размена на е-документи не е можна без употреба на стандардизиран јазик за комуникација или стандардизација. Стандардизацијата овозможува размена на пораки, а со тоа и документи во стандардизиран формат (еСлог, JSON итн.). На овој начин се обезбедува дека и испраќачот и примачот подеднакво ја разбираат содржината на разменетите пораки и документи.
6.2.1 еСлог
Постојат голем број на различни стандарди за еРаботење. Во Словенија, во економија и јавна администрација се користи стандардот еСлог на документи кои ги покрива сите главни процеси во синџирот на набавки (еСлог образец за нарачка, еСлог формулар за испорака, еСлог фактура).
еСлог документите постојано се ажурираат во согласност со промените во законодавството и воспоставените деловни практики. еСлог фактурата беше надградена на верзијата 2.0, што е во согласност со европскиот семантички стандард EN 16931 и овозможува прекугранично еРаботење помеѓу сите членки на ЕУ.
Најесно еСлог документот може да се замисли на следниот начин; обично, покрај документот во XML формат, се приложува и негова визуелизација во PDF или друг формат за полесен преглед на содржината на е-документот. Пред да се испрати, XML е-документот треба да биде опремен со плик што ги содржи информациите за адресирање, слично на плико за хартиен документ. Ковертот обично се подготвува од софтверот на провајдерот на е-патека, во нашиот случај се креира во PANTHEON.
Преносот на е-документ од издавачот до примачот обично го вршат даватели на е-патеки (или провајдери на еРазмена), кои обезбедуваат сигурна и автентична испорака (слично на она што Поштата го обезбедува за хартиените документи). Преносот на е-документи преку е-пошта не се препорачува бидејќи овој метод не е доволно безбеден и сигурен
6.2.2 JSON
PANTHEON креира и разменува е-фактури или е-документи и во JSON формат. На пример, во комуникација со веб продавници, или па, услугата еКнижење ги претвора во облик на е-документ, во формат JSON, со помош на вградена вештачка интелигенција.
JSON (JavaScript Object Notation) е еден од полесните отворени стандарди базирани на текст дизајниран за читлива размена на податоци. JSON е формат кој полека го заменува XML бидејќи има пократок код што е полесен за пишување и читање од компјутерите.
Ова поглавје ги опфаќа следните подпоглавја:
| Активирање на е-Размена |
Во денешно време, компаниите се принудени да имаат систем кој овозможува е-Размена, бидејќи модерниот бизнис диктира дигитализација и автоматизација. Ова поглавје содржи информации за вас односно информации за контакт за активирање на е-Размена. |
| Подесувања во PANTHEON |
Поглавјето ги прикажува поставките во PANTHEON за успешна размена на електронски документи. Прикажани се различни случаи на корисници, од важни записи на податоци при внесување на нов ентитет, до внесување меѓународни симболи на мерни единици. Клучни за е-Размена се поштенските сандачиња во кои е наведен потребниот сет на податоци за извоз и увоз во PANTHEON. |
| е-Размена на документи во PANTHEON |
Во ова поглавје, прво го прикажавме процесот од е-нарачка до е-фактура. еНарачката ја увезуваме и делумно или целосно ја одобруваме или одбиваме. Врз основа на е-Нарачката, создаваме еПриемница. Врз основа на формуларот за еПриемница, го креираме документот за преземање. Издаваме еФактура за дадената услуга. |
| еКнижење |
Во ова поглавје, го објаснивме процесот на услугата еКнижење, дадовме информации за активирањето и поставките за правилно функционирање и прикажавме примери за употреба на е-книжење во пракса. |