За еДокументација

Во ова поглавје, ги објаснуваме основните термини и обезбедуваме упатства и ориентациони информации поврзани со еДокументација.

ВНИМАНИЕ Сите три функционалности: еДокументација, е-Размена и е-Процеси се вклучени во сите верзии на PANTHEON! Услугите е-Размена и еДокументација мора да се активираат пред прва употреба.

1. Што е еДокументација?

еДокументација е услуга на електронско складирање документи и е дел од PANTHEON DMS (Document management system – систем за управување со документи).

Тоа е централното складиште на СИТЕ документи што се користат и креираат во компанијата, се добиваат од и се разменуваат со нашите деловни партнери и други субјекти.

2. Какви видови на еДокументација познаваме?

Во зависност од начинот на кој се чуваат документите, разликуваме;

1. "најчеста" еДокументација, која складира документи во облакот и е стандардна форма за складирање документи во PANTHEON,
2. Сертифицирана еДокументација, која складира документи на облакот во согласност со законските барања и
3. Локална еДокументација, кој складира документи во локална база на податоци.

Во кое складиште ќе се складира кој документ е одредено од типот на документот – со доделена класификација .

3. Што може да се зачува во еДокументација?

Во еДокументација можеме да складираме;

1. Сите примени и издадени електронски документи (на пр. е-фактура, е-доставница, е-нарачка,​​...)
2. примена и издадена пошта (заедно со раководството на поштенската книга),
3. целата сметководствена документација (изводи за сметки, пресметки на крајот на годината, потсетници …),
4. комерцијална документација (на пр. договори, анекси …),
5. маркетинг документација (на пример, каталог на производи, брошури, итн.),
6. техничка документација (на пр. упатство за употреба, картички за гаранција …),
7. е-пошта (на пр. е-пошта и прилози за е-пошта) и повеќе.

Во еДокументацијата, можеме електронски да ги складираме СИТЕ документи што претходно сме ги складирале на различни места и во различни формати (хартија – во папки, електронски – во разни локални архиви итн.).

4. Интеграција на еДокументација

еДокументацијата е цврсто интегрирана со сите функции на PANTHEON. Подолу ви даваме неколку примери за интеграција;

1. Формулар Документи - одговорните лица можат да пристапат до сите документи во еДокументацијата преку формуларот Документи, кој се наоѓа во менито Подесувања | Документација. >>Види пример.
2. Комерцијала/Продажба – Доколку одговорните лица во комерцијалата/продажбата сакаат да го прегледаат бизнисот со индивидуален деловен партнер, тие можат да пристапат до линкови до документи во модулот за производи на програмата преку картичката Документација и Врски, во Шифрарникот на партнери >>Види пример.
3. Оддел за човечки ресурси - Секој вработен во човечки ресурси или други оддели може да го опреми документот со метаподатоци според потребите на нивната работа. Да речеме дека потребните метаподатоци за договорите се датумот на склучување. Во овој случај, не треба да ги бараат овие податоци во долг документ, туку можат да ги видат во Персоналните мапи, на картичката Метаподатоци, во Документација. >>Види пример.
4. Производство – Меѓу деталите за работниот налог, на картичката Документи, одговорното лице во производството може да прегледа која документација е поврзана со работниот налог. >>Види пример.
5. Сметководство – сметководителот може да пристапи до сите документи и поврзани информации генерирани во процесот на нивна обработка. На пример, да добие повик од добавувач кој сака да провери каде му е заглавено плаќањето на фактурата. Сметководителот го проверува ова во Лог, во Документација. Информации кои се достапни; кој, кога и која задача е извршена во врска со овој документ>>Види пример.

5. Поврзување на еДокументација со други модули

еДокументацијата е корисна сама по себе, како брзо достапна електронска архива која е лесна за управување. Но, електронското управување со документи ја достигнува својата целосна вредност само кога се вклучени другите два PANTHEON модули – е-Процеси и е-Размени.

Со помош на е-Процесите управуваме со операциите за увоз, извоз и обработка на документи. Еве неколку примери:

• Документот примен по редовна пошта го скенираме, го внесуваме во еДокументацијата и го започнуваме процесот на потврда или потпишување.
• Можеме да увезуваме е-фактури од унифицираната платформа за електронски бизнис bizBox во еДокументацијата. Процесот на увоз на е-фактури се одвива преку претходно подготвен е-Процес Примање е-документ од bizBox.
• Можеме да ги увеземе сите видови датотеки од различни локации во еДокументацијата. Еден начин за увоз е да увезете документи складирани локално на вашиот компјутер или документи од папки на серверот на компанијата. Програмата проверува кои датотеки сè уште не се увезени и преку поштенското сандаче и преку е-Процес Увоз од папка ги увезува и класифицира соодветно. итн.

6. Што овозможува еДокументацијата?

Со еДокументацијата, вашите документи се чуваат на безбедно, складирани во облак и се достапни без оглед на вашата локација. Овозможува:

1. Пребарување документи и податоци – Компаниите секојдневно добиваат и издаваат многу документи. Овозможено е Пребарување документи во Документација.
2. Следливост – Преку Врски гледаме информации за сродни документи. Поврзаните документи може да се отворат со двоен клик на бројот на поврзаниот документ, каде што дополнителните информации што ни се потребни се веднаш достапни.
3. Кога добиваме документ, како на пример фактура, ги добиваме и неговите основни податоци; датум и место на издавање, износ, испраќач итн. Потоа, кога сметката ќе помине низ процесот на ликвидација, можеме да ја опремиме со дополнителни метаподатоци кои ни помагаат при логичното поставување на документот во организацијата. Метаподатоците на поединечен документ се прикачени на документот и се видливи на сите обрасци во PANTHEON. Последново е определено на индивидуалната класификација на документите во Планот за класификација.
4. Додавање датотеки - Сите типови датотеки може да се увезат во еДокументацијата. Честопати документите во PANTHEON (на пример, фактурите) се состојат од неколку датотеки кои заедно ја формираат конечната информација (фактура, спецификација на фактура итн.). Датотеките може да се увезуваат на различни начини.
5. Увид во комуникацијата во процесот на обработка на документи – Во еДокументација имаме увид во комуникацијата што се одвивала при обработката на документот. Целиот настан поврзан со поединечен документ може да се погледне на Логот. Достапни ни се информациите; кој, кога и која задача била извршена во врска со секој документ.
6. Увезување документи од различни извори - Документите може да се увезат од различни извори, ги скенираме, ги преземаме од bizBox, ги преземаме од сандачето за емаил, ги увезуваме од локална папка, PANTHEON документи исписи и слично.
7. Извоз на документи од еДокументација; можете да извезувате документи и приложени датотеки од еДокументација во електронска форма (на пр. како е-фактура) или со печатење на документот во хартиена форма.
8. За да се користи еДокументација, потребно е претходно да ги активирате и дефинирате соодветните поставки (складирање, шема за класификација, поштенски сандачиња и слично).

Во остатокот од ова поглавје, исто така презентираме: