Метаподатоци за документот

Кога добиваме документ, како на пример фактура, ги добиваме и неговите основни податоци; датум и место на издавање, износ, испраќач итн. Кога сметката потоа патува низ процесот на ликвидација, можеме да ја опремиме со дополнителни метаподатоци кои ни помагаат при логичното поставување на документот во организацијата.

Метаподатоците на поединечени Документи се прикачени на документот и се видливи на сите обрасци во PANTHEON.

Во ова поглавје ќе претставиме пример за користење на функционалноста на метаподатоци.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Во одделот за персонал, одговорното лице сака да го опреми авторскиот договор со метаподатоци при нивното внесување во Документацијата: партнер, класификација, датум на склучување на договорот и важност на договорот. Со дополнителни дефинирани податоци ќе биде полесно да се најде саканиот документ и побрзо да се добијат клучните информации од договорот при негово разгледување. Подолу се чекорите за користење метаподатоци во документацијата: Поставување полиња за внесување метаподатоци на Класификација Внесување на метаподатоци при увоз на документ во Документација Пребарување документ по метаподатоци

1. Поставување полиња за внесување метаподатоци на Класификација

Одговорниот сака да дефинира полиња за внесување метаподатоци.

Последново е поставено на индивидуална класификација во План за класификација.

Во нашиот пример, одговорното лице избира класификација : 112 – Авторски договори и кликови на панелот Метаподатоци.

Посакуваните полиња за внесување метаподатоци се креираат со нивно копирање од друга класификација со кликнување на копчето Копирај.

Во нашиот случај, на класификацијата: 013 – Договори за вработени:

• Партнер – за внесување и подоцна пребарување документи според партнер;

• Класификација – за внесување и подоцнежно пребарување на документи според класификација;

• Датум на заклучок – за внесување и последователно пребарување на документи до датумот на склучување;

• Датум на важност – за внесување и подоцна пребарување на документи по датум на важност.

• Во полето за избор Задолжително, видливо наведете дека внесувањето на податоците е задолжително и дека полињата се видливи.

ВНИМАНИЕ Поставете ги полињата за внесување метаподатоци на Класификацијата на почетокот на користењето на метаподатоците и можете да ги додадете подоцна доколку е потребно. Ако веќе сте ги поставиле полињата за внесување метаподатоци, прескокнете го овој чекор.

2. Внесување на метаподатоци при увоз на документ во Документација

Документот е опремен со метаподатоци при увоз во Документација. Во нашиот пример, одговорното лице го увезува авторскиот договор на новиот соработник на проектот. Тоа го прави на следниот начин:

•      Отвора Персонални мапи и оди на панелот Документи.

•      Потоа кликнува на копчето  (Увоз/извоз на податоци).

•      Избира опција од паѓачкото мени: Скенирајте и увезете.

•      Кога документот се увезува во еДокументација, на картичката Метаподатоци го опремува документот со исчезнатите и потребните метаподатоци.

3. Пребарување документи по метаподатоци

Во третиот чекор, одговорното лице сака да го побара одредениот авторски договор што беше увезен во Документацијата. Тоа го прави преку образецот Документи и користи филтри.

• Во нашиот случај, ќе бара документи со филтрирање записи преку полето Метаподатоци. Го внесува клучниот збор за пребарување: „Алекс“.

• Со кликнување на избраниот документ и избирање на јазичето Метаподатоци, ги прегледува клучните податоци со кои е обезбеден документот, без да мора да ја прегледа целата содржина на договорот.