Пребарување во Документација

Во Документација документите се подредени во табела. Можете да го видите избраниот документ во прегледот. Можете исто така да пристапите до информациите и да додадете врски, метаподатоци, датотеки и лог.

За побрзо пребарување меѓу документите, постојат филтри со кои можете да пребарувате по временски период, партнер, класификација, поштенско сандаче, метаподатоци итн. Можете исто така да пребарувате документи користејќи сортирање, групирање и филтрирање во табела со документи.

Во ова поглавје, ќе ве запознаеме со различните опции за пребарување документи во Документација.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Текта соработува со различни деловни субјекти. Одговорното лице од областа на сметководството бара полиса за осигурување на имотот на правните лица, склучено во 2021 година. Во Документацијата може да пребарува користејќи различни опции или комбинација од следново: Пребарување документи со користење филтри Пребарување со групирање на документи во табела Пребарување со сортирање и филтрирање на документи во табела

1. Пребарување документи со користење филтри

За да бара полиса за осигурување, одговорното лице прво го отвора формуларот Документи со кликнување на Подесувања во менито | Документација | Документи.

Во следниот чекор, одговорното лице продолжува да внесува податоци во филтри, со кои побрзо ќе го најде саканиот документ.

Одговорното лице кликнува во полето Класификација и ги внесува клучните информации за пребарувањето. Во нашиот случај, бара класификација: 661 – Договори за осигурување, полиси.

Го намалува изборот на 2021 година. За таа цел, внесува %2021 во полето Метаподатоци.

Конечно, кликнува на копчето (Филтер за документи) со кое завршува филтрирањето податоците. Програмата го враќа резултатот од списокот на документи, според спецификацијата во филтрите.

Со кликнување на избраниот документ, десно се појавува преглед на документ.

СОВЕТ На ист начин како што е прикажано во примерот, можете да користите кое било поле за да ја филтрирате листата на достапни документи: Датум од, до, Архива, статус, поштенско сандаче, лице за одговор и Метаподатоци. Со кликнување на иконата (лупа) лоциран веднаш до полињата за филтри се отвора образецот Пребарување по формулар. Ви овозможува да изберете неколку параметри истовремено за пребарување на избраното поле. Знакот за проценти (%) е посебен знак за пребарување. Прочитајте повеќе во поглавјето Знак со посебно значење.

2. Пребарување со групирање на документи во табела

Во Документацијата може да бара и документи со групирање документи во табела.

За таа цел, кликнува со десното копче на глувчето на површината на избраното поле од табелата и ја избира наредбата Уреди | Групирајте по оваа колона.

Во нашиот пример, одговорното лице избира групирање по поле Класификација.

Документите се групирани по класификација во табелата.

СОВЕТ Ако сте направиле грешка и избравте погрешно поле според кое сакате да се групирате, можете да го отстраните полето од групирањето користејќи го процесот на „влечи и пушти“ (drag and drop). Истата опција се дава со десен клик на полето по кое се групирани документите. Oд множеството команди iзберете ја командата Уреди | Отстрани колона. Можете исто така да ја користите опцијата групирање на нивоа. Во случај да сакате да групирате по пaртнер во рамките на Класификацијата. Земете го саканиот назив на колоната (на пр. Партнер) и користете го процесот на влечи и пушти за да го пренесете на површината на примарната група. Документите прво се подредуваат по примарна, а потоа по секундарна група.

3. Пребарување со сортирање и филтрирање на документи во табела

За да бара полиса за осигурување, одговорното лице може да ја користи и опцијата за филтрирање и сортирање документи директно во табели.

За филтрирање, одговорното лице кликнува на името на колоната, на полето за избор и ја пронаоѓа вредноста со која ќе ги филтрира документите од паѓачката листа.

Во нашиот пример, одговорното лице кликнува на полето Класификација и избира 0307 – Договори.

За сортирање кликнува на стрелката нагоре/надолу во избраното поле и ги подредува записите во растечки или опаѓачки редослед.

Во нашиот пример, ги подредува записите според полето Датум така што документите со најстариот датум се на врвот.

СОВЕТ Со повторно кликнување на името на колоната се менува редоследот на сортирање растечки-опаѓачки. На ист начин како што е прикажано во примерот, можете да користите кое било поле за филтер или сортирање на податоците достапни во колоните на списокот со документи.