Dokument-Metadaten

Beim Erhalt des Dokuments, beispielsweise einer Rechnung, erhält man auch die allgemeinen Daten der Rechnung; Datum und Ort der Ausstellung, Betrag, Absender usw. Wenn die Rechnung dann den Prozess der Liquidation durchläuft, kann sie mit zusätzlichen Metadaten ausgestattet werden, die helfen, das Dokument logisch innerhalb einer Organisation zu platzieren.

Metadaten von einzelnen Dokumenten sind dem Dokument angehängt und auf allen Formularen in PANTHEON sichtbar.

Dieses Kapitel zeigt, wie man die Metadaten-Funktionen verwendet.

FALLZUSAMMENFASSUNG Im Personalwesen möchte die verantwortliche Person einen Urheberrechtsvertrag mit Metadaten ausstatten, wenn dieser in die Dokumentation importiert wird: Betreff, Klassifikation, Abschlussdatum des Vertrags und Gültigkeitsdatum des Vertrags. Mit zusätzlich bestimmten Daten wird das gewünschte Dokument leichter auffindbar und beim Überprüfen des Dokuments können die wichtigsten Daten aus dem Vertrag schneller abgerufen werden. Nachfolgend wird gezeigt, wie man Metadaten in der Dokumentation verwendet: Felder für die Eingabe von Metadaten zur Klassifikation festlegen Metadaten beim Import eines Dokuments in die Dokumentation eingeben Dokumente nach Metadaten suchen

1.Felder für die Eingabe von Metadaten zur Klassifikation festlegen

Die verantwortliche Person möchte Felder für die Eingabe von Metadaten definieren.

Die verantwortliche Person legt einzelne Klassifikationen im Klassifikationsschema

fest. In diesem Fall wählt die verantwortliche Person dieKlassifikation : 112 - Urheberrechtsvereinbarung und klickt auf die Metadaten

Registerkarte. Die gewünschten Felder für die Eingabe von Metadaten werden durch Kopieren aus einer anderen Klassifikation erstellt, indem auf die Kopieren

Schaltfläche geklickt wird.

• In diesem Fall definiert die Klassifikation: 112 - Urheberrechtsvereinbarung die folgenden Felder: Betreff

• - für die Eingabe und Suche von Dokumenten nach Betreff; Klassifikation

• - für die Eingabe und Suche von Dokumenten nach Klassifikation; Abschlussdatum

• - für die Eingabe und Suche von Dokumenten nach Abschlussdatum; Gültigkeitsdatum

• - für die Eingabe und Suche von Dokumenten nach Gültigkeitsdatum. Im KontrollkästchenVerpflichtend, Sichtbar

legt die verantwortliche Person fest, dass die Eingabe von Daten verpflichtend ist und die Felder sichtbar sind. WARNUNG

Richten Sie die Einstellungen für Felder zur Eingabe von Metadaten zu einer Klassifikation ein, wenn Sie beginnen, Metadaten zu verwenden. Bei Bedarf können Sie später weitere hinzufügen. Wenn Sie die Einstellungen für Felder zur Eingabe von Metadaten bereits festgelegt haben, überspringen Sie diesen Schritt. 2.

Metadaten beim Import eines Dokuments in die Dokumentation eingebenEin Dokument wird mit Metadaten ausgestattet, wenn es in die Dokumentationimportiert wird.In diesem Fall importiert die verantwortliche Person die Urheberrechtsvereinbarung eines neuen Projektmitarbeiters. Dies geschieht wie folgt:

• Öffnen des Personalordners und Klicken auf die Dokumente Registerkarte.

• Dann wird auf die Schaltfläche in der Taskleiste (Import/Export Daten)

• geklickt.Aus dem Dropdown-Menü wählt die verantwortliche Person die Option :Scannen und importieren

• . Wenn das Dokument in die eDokumentation importiert wird, stattet die verantwortliche Person das Dokument mit fehlenden und erforderlichen Metadaten auf der Metadaten Registerkarte

(wie im Bild unten zu sehen) aus. 3.

Dokumente nach Metadaten suchen Im dritten Schritt möchte die verantwortliche Person ein bestimmtes Urheberrechtsvereinbarungsdokument finden, das in die Dokumentation importiert wurde. Dies geschieht über das Dokumente Formular und durch die Verwendung von

• Filtern. In diesem Fall wird die verantwortliche Person Dokumente suchen, indem sie die Datensätze über die Metadaten

• Registerkarte filtert. In der Registerkarte gibt die verantwortliche Person das Suchschlüsselwort ein: "adele". Durch Klicken auf das ausgewählte Dokument und Auswählen der Metadaten