eBusiness-Terminologie

PANTHEON-Begriff

Erklärung

eBusiness

eBusiness ist eine Sammlung von Datalab-Diensten zur Unterstützung des E-Business in PANTHEON. Es umfasst drei Hauptsäulen, die Teil von PANTHEON DMS sind, nämlich;

• eDocumentation
• eExchange
• eWorkflow

eBusiness umfasst auch Backup Dienst.

Für weitere Informationen zum Angebot der eBusiness-Dienste besuchen Sie bitte die Datalab-Webseite.

eExchange

eExchange ist ein Dienst von Datalab, der den Austausch aller Arten elektronischer Dokumente (E-Rechnungen, E-Bestellungen, E-Lieferscheine usw.) ermöglicht.

eDocumentation

eDocumentation ist ein elektronischer Dokumentenspeicherdienst und Teil des PANTHEON Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Es ist ein zentrales Repository für ALLE Dokumentationen, die im Unternehmen verwendet und erstellt, empfangen und mit Geschäftspartnern und anderen Stellen ausgetauscht werden.

eInvoice

eInvoice ist ein von Datalab angebotener Plan mit zeit- oder volumenbasierten Leasingvolumen, der es ermöglicht, elektronische Dokumente über PANTHEON zu versenden.

HINWEIS Lesen Sie die Anleitungen für: Empfang einer E-Rechnung Versand einer E-Rechnung Versand einer E-Rechnung ins Ausland

eWorkflow

eWorkflow ist eine Sammlung verbundener Elemente (Blöcke), die Operationen in PANTHEON durch definierte Funktionen steuern, was zu einer schnelleren und automatisierten Ausführung sich wiederholender Aufgaben oder einer Aufgabenserie in PANTHEON führt, wie z.B. Mehrwertsteuerkonto, Jahresabschluss usw.

ePosting

ePosting ist ein Datalab-Dienst, der über eExchange läuft und ermöglicht:

• das Erfassen und Erkennen von Daten aus einem PDF-Dokument;
• die Umwandlung der erkannten Daten in ein E-Dokumentenformat;

• den Import des E-Dokuments (im JSON-Format) in empfangene Dokumente in PANTHEON.

Der Dienst ist mit künstlicher Intelligenz ausgestattet, die mit jeder Lesung dazulernt und in nur wenigen Sekunden eine menschliche Genauigkeit erreicht.

Web Service

Web Service ist ein Dienst von Datalab, der es Benutzern ermöglicht, festgelegte Datenbanken (z.B. Listen von Ländern und Währungen, Listen internationaler Maßeinheiten, Klassifikationsschemata usw.) und vordefinierte eWorkflows vom Server herunterzuladen, um ihre Arbeit mit PANTHEON zu beschleunigen.

Backup

Backup ist ein Dienst von Datalab, der es Benutzern ermöglicht, eine Kopie der von ihnen genutzten Datenbank auf ihrem Server in der Cloud zu speichern.

Cloud

Cloud-Computing ist eine Technologie, die entfernte Server zur Speicherung und Verwaltung von Daten nutzt, auf die über das Internet zugegriffen wird. Anstatt die eigene IT-Infrastruktur oder Rechenzentren zu verwenden, kann man Speicherplatz in der Cloud mieten, die auch andere Dienste bereitstellt. Heute decken diese Cloud-Dienste ein breites Spektrum ab: Speicherplatz, Netzwerkverbindung, Standard-Office-Anwendungen, Nutzung künstlicher Intelligenz usw. Durch die Nutzung von Cloud-Computing-Diensten entfallen auch die Kosten für die Wartung der eigenen Infrastruktur.

e-Business

E-Business oder elektronisches Geschäft, auch E-Commerce genannt, ist die Nutzung von Informationstechnologie in den Geschäftsprozessen einer Organisation.

E-Business konzentriert sich auf die Computerisierung von Lieferketten durch den Informationsaustausch zwischen Geschäftspartnern. Informationen werden zwischen Partnern über zuverlässige elektronische Kanäle in Form elektronischer strukturierter Dokumente ausgetauscht. (epos.si/en/ebusiness)

Email

E-Mail, oder heutzutage meist einfach email, ist die Abkürzung für elektronische Post, also alle Post, die über elektronische Kanäle versendet wird.

eSLOG

eSLOG ist der (slowenische) Standard für E-Dokumente, nach dem eSLOG-Dokumente erstellt werden.

Mehr zum eSLOG-Standard erfahren Sie auf der Website des Slowenischen Nationalen eBusiness-Zentrums.

WARNUNG Ab dem 1. Oktober 2020 ist nur noch das Format e-Slog 2.0 gültig.

E-Rechnung

E-Rechnung steht für elektronische Rechnung und bedeutet eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt, versendet und empfangen wurde. Es spielt keine Rolle, in welchem System die Rechnung erstellt oder empfangen wurde.

E-Dokument

E-Dokument steht für elektronisches Dokument und bedeutet sehr allgemein ein Dokument in elektronischer (statt Papier-)Form. Dazu gehören z.B. E-Lieferscheine, E-Bestellungen usw.

Digitaler Weg

Ein digitaler Weg, oder e-Weg, wie es direkt im Slowenischen verwendet wird, ist ein elektronischer Weg zum Austausch von E-Dokumenten. Anbieter digitaler Wege oder des elektronischen Datenaustauschs (EDI, siehe unten) sind wichtige Akteure beim Austausch von E-Rechnungen und anderen E-Dokumenten. Sie gewährleisten die sichere, geschützte und nachvollziehbare Zustellung von E-Dokumenten vom Aussteller zum Empfänger. Für E-Dokumente hat der Anbieter eines digitalen Weges dieselbe Rolle wie die Post für Papierdokumente (epos.si).

In Slowenien ist Datalabs Partner und einer der Unteranbieter digitaler Wege ZZI mit seiner bizBox Plattform. In Kroatien ist es zum Beispiel MER.

E-Austausch, oder häufiger: EDI – Electronic Data Interchange

E-Austausch bedeutet jeglichen elektronischen Datenaustausch und damit den Austausch von Dokumenten.

Netzwerke für den Austausch elektronischer Dokumente

Ein Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente ist ein vernetztes Geflecht digitaler Wege, zusammengeführt von EDI-Anbietern.

Zustellbestätigung

Eine Zustellbestätigung dient dazu, den Erhalt eines Dokuments zu bestätigen, ohne den Inhalt zu validieren. Eine Zustellbestätigung kann als Empfangs- oder Bestätigungsnachweis für eine Bestellung, einen Lieferschein, eine Rechnung oder ein Angebot empfangen werden.

Die Dokumentation, auf der der Import/Export einfacher XML-Zustellbestätigungen in eSLOG basiert, ist auf der Website des Slowenischen Nationalen eBusiness-Zentrumszu finden.

Klassifikationsschema

Ein Klassifikationsschema ist ein System zur Klassifizierung von Dokumenten, das von den verantwortlichen Personen des Unternehmens definiert oder aus den Aufgaben oder Funktionen, Geschäftsprozessen oder Tätigkeiten des Unternehmens abgeleitet wird.

Es ist der grundlegende und wichtigste Plan zur Zuordnung von Dokumentationsmaterial. Es definiert detailliert die Hierarchie der Dokumentation, die Art der Dokumentation und deren Zweck, die Aufbewahrungsdauer der Dokumente sowie die Art ihrer Nummerierung oder Kennzeichnung.

Beispielsweise werden laut Klassifikationsschema die Rechnungen des Stromlieferanten genau zugeordnet und später schnell gefunden. Das Schema bestimmt, in welchem Lager (Depot), in welchem Archiv (Aktenschrank) innerhalb des Lagers und in welcher Klassifikation (Ringordner) das Dokument abgelegt ist.

Klassifikation

Klassifikation lässt sich am besten als Ringordner vorstellen, in dem Dokumente desselben Typs abgelegt/eingefügt werden. In der Papierwelt wurden Dokumente so abgelegt – in Ordnern, mit Etiketten versehen und durch Trennblätter getrennt oder in Aktenordnern (Unterklassifikationen) klassifiziert.

Dokumentklassifikation ist eine hierarchische Baumstruktur, die es ermöglicht, Dokumente nach ihren Eigenschaften zu sortieren und zu gruppieren und eine Gruppe von Dokumenten anzeigt, zu der Dokumente gehören.
Beispielsweise wird Projektdokumentation unter der Klassifikation »553 Projekte« gruppiert und darin weiter unter der Unterklassifikation »5531 Projektdokumentation für das Aufstellen von Zelten« usw.

Neben der Klassifizierung von Dokumenten bestimmt die Klassifikation auch die Handhabung eines Dokuments. Sie legt fest, in welchem Lager dieses Dokument aufbewahrt wird (sicher, zertifiziert, lokal), wie lange es aufbewahrt wird, wann es zur automatischen Vernichtung vorgeschlagen wird usw.

Aufbewahrung

Aufbewahrung lässt sich am besten als Archivraum vorstellen – ein Lagerraum oder eine heimische Garage mit mehreren Schränken.

In Unternehmen waren dies früher Lager oder spezielle Räume zur Archivierung von Dokumenten. In solchen Räumen stapelten sich Berge von Aktenordnern mit Unternehmensdokumenten in zahlreichen Schränken, organisiert und abgelegt in Ordnern.

Ebenso ist die Aufbewahrung in PANTHEON ein elektronisches Archiv, in dem Dokumente abgelegt sind. PANTHEON bietet derzeit drei verschiedene Aufbewahrungsoptionen an:

• eDocumentation
• Zertifizierte eDocumentation
• Lokale eDocumentation

Archiv

Ein Archiv lässt sich am besten als Schrank innerhalb eines Lagersvorstellen.

In PANTHEON ist standardmäßig ein Archiv verfügbar, aber je nach Bedarf des Unternehmens können separate Archive für verschiedene Dokumenttypen oder Standorte eingerichtet werden.

Dokumente können je nach Dokumentationstyp in verschiedenen Archiven abgelegt werden, zum Beispiel:

• Buchhaltungsdokumentation,
• Handelsdokumentation,
• Technische Dokumentation,
• Personalunterlagen usw.

Alternativ können sie nach Standort/Stadt/Geschäftseinheit geordnet werden, zum Beispiel:

• Archiv Celje
• Archiv Maribor

Für jedes Archiv in PANTHEON sollte ein Dokumenttyp eröffnet werden, in dem eine Liste der archivierten Dokumente geführt wird. Jedes Dokument wird mit der üblichen PANTHEON-Notation aus Geschäftsjahrescode, Dokumenttyp und fortlaufender Jahresnummer nummeriert.

Postfach

Ein Postfach in der digitalen Welt entspricht einem normalen Briefkasten. In Ihrem Postfach erhalten Sie Dokumente, die Ihnen von anderen über ein bestimmtes Übertragungsnetzwerk gesendet wurden, und darüber können Sie Dokumente in die Welt versenden.

Jeder Kommunikationskanal (E-Mail, Webservice, Dokumententransfernetzwerk) wird über ein eigenes Postfach unterstützt.

Im Administrationspanel von PANTHEON ist Postfach ein System von Einstellungen, das das Postfach und andere Webdienste benötigen, um sich mit PANTHEON zu verbinden.

Metadaten

Metadaten beinhaltet alle zusätzlichen Informationen über die Daten oder Tags, die das Dokument beschreiben, wie z.B. den Namen des Dokuments, dessen Typ, den Namen der Person, die das Dokument erstellt hat, verschiedene Zeitstempel usw.

Metadaten werden anhand der Klassifikation des Dokuments im Klassifikationsschema definiert. Je nach Einstellung können Metadaten für die Definition eines Dokuments erforderlich oder nicht erforderlich sein. Ihr Hauptzweck ist es, die Suche, Filterung und Verwaltung von Dokumenten in der Dokumentation zu erleichtern.

Einfacher erklärt: Wenn Sie ein Dokument, wie eine Rechnung, erhalten, erhalten Sie auch deren Grunddaten (Ausstellungsort, Betrag, Absender usw.). Wenn die Rechnung den Verarbeitungsprozess durchläuft, kann sie von sogenannten Metadaten begleitet werden (Betreff, Klassifikation, Vertragsnummer, Kostenstelle usw.). Metadaten beschleunigen den Prozess der Suche und Überprüfung des Dokuments.

Dokumentnummer (Dokumenten-ID)

Jedes Dokument wird durch eine eindeutige Dokumentnummeridentifiziert, die gemäß der PANTHEON-Notation in der Form Jahr, Dokumenttypnummer (Geschäftsvorfall) und fortlaufende Jahresnummer geschrieben wird.

Geschäftsvorfall

Ein Geschäftsvorfall ist ein Ereignis, das eine Änderung des Bestands an Vermögenswerten, Verbindlichkeiten, Erträgen oder Aufwendungen bewirkt. Es sollte zum Zeitpunkt seines Auftretens zeitnah erfasst werden. Es wird in den Buchhaltungsunterlagen erfasst und für die Buchhaltungszeiträume, auf die es sich bezieht, buchhalterisch gemeldet. Zum Beispiel ist der Kauf von Materialien ein Geschäftsvorfall, der für Mehrwertsteuerzwecke mit entsprechenden Buchungen erfasst wird.

Dokument

Ein Dokument ist ein Umschlag, der Anhänge enthält. Der Umschlag enthält grundlegende Dokumentdaten (Dokumentnummer, Klassifikation, Zeitstempel) und Metadaten. Die Anhänge bilden wiederum eine beliebige Anzahl von Dateien, die den Inhalt des Dokuments enthalten.

Anhang

Ein Anhang ist jede Datei, die an ein Dokument angehängt ist. Anhänge können in verschiedenen Formaten vorliegen:

• E-Rechnung im XML-Format
• E-Rechnungsvisualisierung
• PDF-Datei
• TIF, GIF, PNG usw. Bild
• Jedes Office-Dokument
• E-Mail-Nachricht
• XML, JSON, SOAP usw. Datei

Verbindungsprotokoll

Ein Verbindungsprotokoll ermöglicht den Aufbau und die Integration verschiedener Netzwerke zu einem einzigen logischen Ganzen – einem Internetwork.

Es gibt verschiedene Arten von Protokollen:

• FTP ist ein Standardprotokoll, das verwendet wird, um Dateien zwischen Hosts über ein Netzwerk (das Internet) zu übertragen.
• VAN ist ein Protokoll für Zwecke der industriellen Automatisierung.
• A2S