eRazmjena

UPOZORENJE Sve tri funkcije: eDokumentacija, eRazmjena i eProces uključene su besplatno u sve izvedenice PANTHEON-a. Usluge eRazmjena i eDokumentacija potrebno je aktivirati prije prve upotrebe.

Za lakše razumijevanje eRazmjene smo u nastavku za Vas pripremili najvažnije informacije:

1. Što je eRazmjena?

eRazmjena (Elektronička razmjena podataka - EDI) predstavlja svaku elektroničku razmjenu podataka, što uključuje i dokumente.

EDI je standardizirana metoda prijenosa, koji je u svijetu uveden još od 1960. godine i omogućava međusobnu razmjenu raznovrsnih dokumenata. Zahvaljujući upotrebi standardiziranog jezika komunikacije omogućava se povezanost različitih informacijskih sistema i automatizacija uključivanja u sisteme s unutrašnjim upravljanjem.

2. Što nam je potrebno za eRazmjenu?

Za eRazmjenu nam je potreban standardizirani jezik komunikacije. Partneri u eRazmjeni moraju, naime, koristiti zajednički jezik odnosno format (strukturu) obavijesti.

Standardizacijom omogućujemo razmjenu poruka bez obzira na korištenu strukturu poruke, državu i djelatnost partnera.

Osim standardiziranog jezika, na drugom mjestu nam je potrebna i programska oprema, koja nam omogućava da primatelj i pošiljatelj mogu slati i primati obavijesti i dokumente, odnosno da među njima teče eRazmjena.

UPOZORENJE eRazmjena je besplatno uključena u sve PANTHEON licence.

3. Koje su prednosti eRazmjene?

Uvođenje eRazmjene omogućuje tvrtki fleksibilnije i učinkovitije poslovanje. Korištenjem eRazmjene postižete:

1. Automatizaciju zadataka - ispis dokumenata, slaganje dokumenata u mape, primanje papirnatih dokumenata, skeniranje istih, kopiranje u poslovni informacijski sustav i svi povezani manipulativni zadaci, koji se smanjuju ili su potpuno eliminirani.
2. Smanjenje vremena odgovora - dokumenti koji se razmjenjuju elektronički razmjenjuju se putem pružatelja e-rute u trenutku i 24/7. U PANTHEON-u je, na primjer, za prijem e-dokumenata ili slanje e-dokumenata potrebno samo nekoliko klikova. Ovo zamjenjuje dugotrajnu obradu papirnatih dokumenata.
3. Točnost razmjenjenih informacija - razmjena podataka se obavlja na osnovu standardiziranog jezika komunikacije. Na taj način se osigurava pravilna računalna interpretacija bez obzira na nacionalnost ili djelatnost tvrtke koja djeluje kao pošiljatelj ili primatelj.
   Potencijalne, tipične greške se otklanjaju i uključivanjem umjetne inteligencije koja uči sa svakim pročitanim podatkom i svaka sljedeća interpretacija je uvijek bolja. Ovako radi PANTHEON usluga eKnjiženje (sustav za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa odnosno dokumenata u PDF formatu, koji omogućava snimanje i prepoznavanje podataka iz papirnatog dokumenta u e-dokument, u JSON formatu, koji je dio PANTHEON eRazmjene.
4. Snižavanje troškova - eRazmjena donosi smanjenje vremena odgovora i otklanjanja grešaka, koje su svakodnevica prilikom ručnog rada i papirnatog poslovanja. U PANTHEON-u eRazmjenu kontroliraju unaprijed pripremljeni eProcesi, koji za korisnika kreiraju odgovarajuće zadatke za postupke koji su se nekada ručno radili.
5. Nadzor i sigurnost - uvođenjem eRazmjene uvodimo nadzor nad transakcijama i razmjenjenim e-dokumentima. U PANTHEON-u se eRazmjena odvija putem eDokumentacije. Svaki razmijenjeni dokument je prilikom aktivacije tamo sigurno arhiviran. Također je opremljen odgovarajućim statusima, obavijestima i povratnim informacijama. Time je omogućena potpuna kontrola kada je, na primjer, e-narudžbenica poslana, kada je isporučena, kada je dobavljač prihvatio našu narudžbu i slično.

4. Kako funkcionira proces eRazmjene?

Osnovni proces eRazmjene možemo sažeti na sljedeći način:

• Poslovno-informacijski sustav, koje koristi tvrtka (u našem primjeru PANTHEON) generira komercijalni dokument (npr. račun) te ga šalje preko pružatelja za eRazmjenu, koristeći na primjer FINA-u ili Moj eRačun.
• Pružatelj eRazmjene ili njegov softver na temelju unaprijed definiranih uvjeta prepoznaje vrstu dokumenta, provjerava strukturu, pretvara ga u standard dokumenta primatelja i prenosi putem dogovorenog protokola povezivanja do primaoca (npr. FTP, VAS, AS2):
• Dokument zatim prihvaća sustav za eRazmjenu podataka, transformira u strukturu koju informacijski sustav primatelja prepoznaje i na taj način omogućuje integraciju i daljnju obradu u poslovnim procesima.

Da bismo proces eRazmjene još bolje razumjeli, u nastavku ćemo pojasniti i dodatne detalje.

4.1. Povezivanje između partnera

Partneri se međusobno povezuju razmjenom raznih elektroničkih dokumenata. Svaki dokument predstavlja određenu aktivnost koja je dio poslovnog procesa.

Povezivanje svakoga sa svima povećava složenost povezivanja, jer se problem povezivanja multiplicira s brojem poslovnih partnera (na slici lijevo).

Jedinstvena točka razmjene (na primjer jedinstvena platforma za elektroničko poslovanje Moj eRačun) predstavlja pokušaj ujednačavanja dokumenata i procesa razmjene za sve partnere (na slici desno).

4.2 Pretvorba podataka i dokumenata

Podaci i dokumenti mogu biti u različitim formatima i strukturama.

Za pojednostavljivanje povezivanja između partnera, pružatelji e-ruta (mreže elektroničke razmjene) osiguravaju pretvaranje dokumenata u željeni format.

Jedan takav primjer pretvaranja je standardizirani format eSLOG. Tako se preko platforme za elektroničko poslovanje, kao što su Moj eRačun i FINA u PANTHEON-u razmjenjuju dokumenti u navedenom formatu.

4.3. Tijek eRazmjene

eRazmjena, a time i odgovarajuća konverzija dokumenata i informacija provodi se putem Sandučića i izabranog pružatelja e-puta. To osigurava jedinstveni nadzor i pregled dokumenata i informacija, koji su predmet eRazmjene.

Pružatelji e-puta su ključan faktor prilikom razmjene e-računa i drugih e-dokumenata. Oni osiguravaju sigurnu dostavu e-dokumenata od pošiljatelja do primatelja, te omogućavaju njezino praćenje. Pružatelji e-puta za e-dokumente imaju istu ulogu kao što pošta ima prilikom slanja papirnatih dokumenata.

U Sloveniji je jedan od pružatelja e-puta i partnera Datalab bIzBOx. Preko njih se provodi razmjena e-računa, e-otpremnica, e-narudžbi preko poslovno-informacijskog sistema PANTHEON. U Hrvatskoj je to Moj eRačun.

4.4. eRazmjena dokumenata

Putem eRazmjene prvenstveno razmjenjujemo e-dokumente. E-dokument je skraćenica za elektronički dokument i vrlo općenito znači da je dokument u elektroničkom (a ne papirnatom) obliku. Tu spadaju, na primjer, e-otpremnice, e-narudžbenice itd.

Osim dokumenata, elektronički se razmjenjuju i poruke ili informacije. Provjera i automatska potvrda dokumenata također je jedan od ključnih zahtjeva u procesu e-razmjene.

Potvrde dokumenata tako se mogu razmjenjivati ​​u procesu eRazmjene; potvrda e-narudžbe, informacija o isporuci e-dokumenta ili povratnici i sl.

5. Što je eRazmjena u PANTHEON-u i kako je možemo implementirati?

eRazmjena je Datalab-ova usluga koja omogućuje razmjenu svih vrsta elektroničkih dokumenata (e-računi, e-narudžbenice, e-otpremnice itd.).

Unatoč prividnoj kompleksnosti i, možda, osjećaju da je eRazmjena rješenje za veće sustave koji su tehnološki sposobni za implementaciju, sve funkcionalnosti eRazmjene u PANTHEON-u su dostupne i u manjim tvrtkama i besplatno uključene u svim licencama PANTHEON-a.

Za korištenje usluge eRazmjene u PANTHEON-u potrebno je prvo aktivirati i definirati relevantne postavke.

UPOZORENJE Sve tri funkcionalnosti: eDokumentacija, eRazmjena i eProces su besplatno uključene u sve PANTHEON licence. Kako biste mogli koristiti usluge eRazmjene, one prethodno moraju biti aktivirane.

Naime, to se odvija putem Sandučića, uvozom i izvozom iz eDokumentacije. Cijelim procesom upravljaju eProcesi.

Jedina iznimka su SMS poruke, koje se na šalju putem eDokumentacije.

Sam proces funkcioniranja eRazmjene u PANTHEON-u je prikazan na slici u nastavku. Primjere eRazmjene smo detaljno opisali u nastavku.

6. Zakonski okvir, propisi i standardi

eRazmjena i poslovanje s e-računima i drugim e-dokumentima regulirana je raznim zakonima, pravilnicima i standardima.

6.1. Zakon i propisi

Postupanje s računima uređeno je Zakonom o porezu na dodanu vrijednost, a odnosi vezani uz e-račune uređeni su raznim zakonima i propisima; opća pravila e-poslovanja definirana su u Zakonu o elektroničkom poslovanju i elektroničkom potpisu i Uredbi (EU) o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja..
Pohranjivanje elektroničkih dokumenata definirano je Zakonom o zaštiti dokumentarnog i arhivskog gradiva i arhivama. Poslovanje s proračunskim korisnicima regulirano je Zakonom o pružanju usluga platnog prometa proračunskim korisnicima.

U nastavku vam donosimo poveznice na sve važne zakone i propise:

• Zakon o porezu na dodanu vrijednost

UPOZORENJE Prema Zakonu o porezu na dodanu vrijednost kopije izdanih i primljenih računa moraju se čuvati 11 godina. eRačun se mora čuvati u eSLOG XML formatu, a preporučljivo je da se uz njega čuva i vizualizacija računa u PDF formatu. Uz sam račun potrebno je čuvati i podatke koji jamče autentičnost podrijetla i cjelovitost sadržaja. Stoga je dobro uz račun čuvati i prateće dokumente (narudžbenicu, otpremnicu). Tvrtka se može pobrinuti za pohranu e-dokumenata aktivacijom usluge eDokumentacija. Zakon o arhivskom gradivu i arhivama također određuje uvjete koje usluga ePohrana mora ispunjavati kako bi certificirao svoju uslugu i time bio vjerodostojniji za tvrtke.

Povezano zakonodavstvo i propisi:

• Zakon o elektroničkom potpisu
• Uredba (EU) o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja
• Zakon o arhivskom gradivu i arhivama
• Zakon o platnom prometu

6.2. Norme odnosno standardni jezik komunikacije

Kod nas se normama bavi Središnji državni ured za razvoj digitalnog društva, gdje možete pronaći i najviše informacija u vezi s normama eSLOG.

Učinkovita razmjena e-dokumenata nije moguća bez korištenja standardiziranog jezika komunikacije odnosno standardizacija. Standardizacija omogućuje razmjenu poruka, a time i dokumenata u standardiziranom formatu (eSLOG, JSON itd.). Na taj način se osigurava da i pošiljatelj i primatelj jednako razumiju sadržaj razmjenjenih poruka i dokumenata.

6.2.1. eSLOG

Postoji velik broj različitih standarda e-trgovine. Jedan od njih je, na primjer, eSLOG.

eSLOG dokumenti se stalno ažuriraju u skladu s promjenama zakonske regulative i ustaljene poslovne prakse. Račun eSLOG nadograđen je na verziju 2.0 koji je usklađen s europskim standardom.

Najlakši način da zamislite eSLOG dokument je sljedeći; obično se uz dokument u XML formatu prilaže i njegova vizualizacija u PDF ili nekom drugom formatu radi lakšeg pregleda sadržaja e-dokumenta. Prije slanja, XML e-dokument treba opremiti omotnicom koja sadrži podatke o adresi, slično omotnici za papirnati dokument. Omotnicu obično priprema softver pružatelja usluga e-rute, u našem slučaju kreira se u PANTHEON-u.

Prijenos e-dokumenata od pošiljatelja do primatelja obično izvršavaju pružatelji e-ruta (odnosno pružatelji eRazmjene), koji osiguravaju pouzdanu i vjerodostojnu dostavu (slično kao što pošta osigurava to za papirnate dokumente). Prijenos e-dokumenata preko elektroničke pošte se ne preporučuje, jer na taj način nije dovoljno pouzdan i siguran.

6.2.2. JSON

PANTHEON kreira i razmjenjuje e-račune, odnosno e-dokumente i u JSON formatu, na primjer, u komunikaciji sa Web trgovinama ili ih u oblik e-dokumenta, u JSON formatu, pretvara usluga eKnjiženje pomoću ugrađene umjetne inteligencije.

JSON (JavaScript Object NOtation) je jedan od lakših otvorenih standarda, koji se temelji na tekstu, te omogućava čitku razmjenu podataka. JSON je format koji polako zamjenjuje XML, budući da ima kraći kod, koji je lakše napisati i pročitati u računalu.

Ovo poglavlje pokriva sljedeća potpoglavlja: